低值易耗内部控制制度

PAGE低值易耗内部控制制度一、总则（一）目的为了加强公司低值易耗品的内部控制，规范低值易耗品的采购、验收、保管、使用、摊销及处置等行为，确保公司资产安全完整，提高资产使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司等所有涉及低值易耗品管理的单位。（三）定义低值易耗品是指单位价值在规定标准以下，使用年限在一年以内，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿以及在经营过程中周转使用的包装容器等。（四）管理原则1.统一领导，分级管理。公司对低值易耗品实行统一领导，各部门、分公司、子公司按照职责分工，负责本单位低值易耗品的具体管理工作。2.归口管理，责任到人。根据低值易耗品的类别，实行归口管理，明确各归口管理部门的职责，并将管理责任落实到具体人员。3.预算控制，合理配置。加强低值易耗品的预算管理，根据公司经营需要和实际情况，合理编制预算，确保资源的有效配置。4.规范流程，防范风险。建立健全低值易耗品管理的各项流程，加强内部控制，防范采购、使用、处置等环节的风险。二、职责分工（一）采购部门1.负责低值易耗品采购计划的编制和执行，根据各部门需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.选择合格的供应商，进行询价、比价、议价等采购活动，签订采购合同，确保采购的低值易耗品符合质量要求和公司规定。3.负责采购过程中的沟通协调工作，及时解决采购过程中出现的问题。（二）验收部门1.制定低值易耗品验收标准和流程，负责对采购的低值易耗品进行验收。2.检查低值易耗品的数量、规格、型号、质量等是否与采购合同一致，对验收合格的低值易耗品出具验收报告。3.对验收过程中发现的问题及时与采购部门沟通，要求供应商进行整改或退换货处理。（三）保管部门1.设立专门的低值易耗品仓库或保管区域，负责低值易耗品的入库、保管和发放工作。2.建立低值易耗品台账，详细记录低值易耗品的名称、规格、型号、数量、购入时间、领用情况等信息，确保账实相符。3.制定低值易耗品保管制度，做好防潮、防火、防盗、防虫等工作，保证低值易耗品的安全完整。4.定期对低值易耗品进行盘点，编制盘点报告，及时发现和处理盘盈、盘亏等情况。（四）使用部门1.根据工作需要，提出低值易耗品的需求计划，明确规格、型号、数量等要求。2.负责本部门低值易耗品的领用、使用和日常管理工作，建立领用台账，记录领用情况。3.教育本部门员工正确使用和爱护低值易耗品，提高使用效率，延长使用寿命。4.定期对本部门使用的低值易耗品进行清查，发现丢失、损坏等情况及时报告，并查明原因。（五）财务部门1.负责制定低值易耗品的会计核算办法，对低值易耗品的采购、摊销、处置等进行账务处理。2.审核低值易耗品采购计划和预算，监督采购资金的使用情况。3.参与低值易耗品的盘点工作，对盘盈、盘亏等情况进行财务处理，并分析原因，提出改进建议。（六）审计部门1.对低值易耗品内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查各部门职责履行情况和流程执行的合规性。2.对低值易耗品采购、验收、保管、使用、处置等环节进行审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。三、采购与付款控制（一）采购计划1.各使用部门应根据本部门工作需要和实际情况，提前编制低值易耗品需求计划，经部门负责人审核后报采购部门。2.采购部门汇总各部门需求计划，结合库存情况，编制年度、季度和月度采购计划，并报公司领导审批。3.采购计划应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等信息，确保采购工作有序进行。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和审核，选择优质供应商。2.定期对供应商进行评价和考核，根据评价结果调整供应商名录，淘汰不合格供应商。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（三）采购流程1.采购人员根据批准的采购计划，向供应商发送询价单，进行询价、比价、议价等采购活动。2.确定供应商后，签订采购合同，并将采购合同副本送验收部门、保管部门和财务部门备案。3.采购人员跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。（四）验收与付款1.验收部门按照验收标准和流程对采购的低值易耗品进行验收，验收合格后出具验收报告。2.采购人员凭验收报告、采购合同等相关资料到财务部门办理付款手续。3.财务部门审核相关资料无误后，按照合同约定支付货款。对不符合付款条件的，应及时通知采购部门与供应商协商解决。四、验收与入库控制（一）验收标准1.验收部门应根据采购合同和相关标准，制定低值易耗品验收标准，明确验收的内容和方法。2.验收标准应包括数量、规格、型号、质量、外观等方面的要求，确保验收工作有章可循。（二）验收流程1.采购的低值易耗品到货后，采购人员应及时通知验收部门进行验收。2.验收人员按照验收标准对低值易耗品进行逐一检查，核对数量、规格、型号等是否与采购合同一致，检查质量是否合格，外观是否完好。3.对验收合格的低值易耗品，验收人员出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收报告应包括采购合同编号、物品名称、规格、型号、数量、验收情况等信息。4.对验收不合格的低值易耗品，验收人员应及时通知采购部门与供应商联系，要求供应商进行整改或退换货处理。（三）入库管理1.保管部门根据验收报告办理入库手续，将验收合格的低值易耗品放入指定仓库或保管区域，并进行标识。2.建立低值易耗品入库台账，详细记录入库日期、物品名称、规格、型号、数量、供应商名称等信息，确保账实相符。3.对暂时存放于验收区域的低值易耗品，应做好标识和防护措施，防止损坏或丢失。五、保管与领用控制（一）保管制度1.保管部门应制定低值易耗品保管制度，明确保管人员的职责和工作流程。2.对低值易耗品仓库或保管区域进行合理规划，分类存放不同类型的低值易耗品，便于查找和管理。3.做好防潮、防火、防盗、防虫等工作，定期对仓库进行检查和清理，确保低值易耗品的安全完整。（二）领用流程1.使用部门根据工作需要填写低值易耗品领用申请表，注明领用物品的名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审批后交保管部门。2.保管人员根据领用申请表，核对库存情况，办理领用手续，将领用的低值易耗品发放给使用部门，并在领用台账上记录领用日期、物品名称、规格、型号、数量、领用部门等信息。3.对贵重或限量领用的低值易耗品，应实行审批制度，严格控制领用数量。（三）定期盘点清查1.保管部门应定期对低值易耗品进行盘点清查，至少每年进行一次全面盘点。2.盘点人员应认真核对低值易耗品的实际数量与台账记录是否一致，检查物品的质量和完好情况。3.编制盘点报告，对盘盈、盘亏等情况进行详细说明，并分析原因，提出处理意见。盘点报告经保管部门负责人审核后报财务部门和公司领导。4.对盘盈的低值易耗品，应及时查明原因，办理入库手续；对盘亏的低值易耗品，应查明责任，属于责任人原因造成的，由责任人负责赔偿；属于正常损耗的，经批准后进行核销处理。六、摊销与处置控制（一）摊销方法1.财务部门应根据低值易耗品的性质和使用情况，选择合适的摊销方法，如一次摊销法、五五摊销法等。2.一次摊销法适用于价值较低、使用期限较短的低值易耗品；五五摊销法适用于价值较高、使用期限较长的低值易耗品。3.摊销方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司领导批准，并在财务报表附注中予以说明。（二）摊销核算1.财务部门按照选定的摊销方法，对低值易耗品进行摊销核算，将摊销金额计入相关成本费用科目。2.定期核对低值易耗品的摊销情况，确保摊销金额准确无误。（三）处置流程1.低值易耗品因损坏、报废、闲置等原因需要处置时，使用部门应填写低值易耗品处置申请表，注明处置原因、物品名称、规格、型号、数量等信息，经部门负责人审核后报保管部门。2.保管部门对拟处置的低值易耗品进行实物核对，确认无误后报财务部门。3.财务部门对处置申请进行审核，评估处置资产的账面价值，并提出处置意见。4.经公司领导批准后，保管部门按照规定的处置方式进行处置，如出售、报废等。5.处置完成后，保管部门应及时办理资产核销手续，财务部门进行相应的账务处理。七、监督检查与考核（一）监督检查1.审计部门定期对低值易耗品内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查各部门职责履行情况和流程执行的合规性。2.财务部门对低值易耗品的采购、验收、保管、使用、摊销及处置等环节进行日常监督，发现问题及时督促相关部门整改。3.各部门应定期对本部门低值易耗品管理情况进行自查自纠，发现问题及时整改，并将自查情况报公司领导。（二）考核评价1.