住建局内部采购管理制度

PAGE住建局内部采购管理制度一、总则（一）目的为加强住建局内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于住建局机关各科室、下属各事业单位及相关项目实施过程中的各类采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受内部和外部监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，选择最优的供应商或承包商，确保采购项目性价比最高。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。5.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构住建局成立采购领导小组，作为采购决策机构。采购领导小组由局领导班子成员、相关科室负责人等组成。其职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审批重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构住建局设立采购办公室，作为采购执行机构。采购办公室设在[具体科室]，负责采购活动的组织实施。其职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和采购领导小组的决策。2.制定采购计划，编制采购预算，组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.审查采购文件，组织开标、评标、定标等工作。4.签订采购合同，跟踪采购合同执行情况，协调解决采购合同履行过程中的问题。5.建立采购档案，保存采购活动相关资料。（三）采购需求部门住建局各科室、下属各事业单位作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购文件编制、评标等采购活动，配合采购办公室完成采购合同签订和履行工作。其职责包括：1.根据工作需要，准确提出采购项目的技术规格、数量、质量要求等采购需求。2.提供采购项目的相关背景资料和技术支持，协助采购办公室编制采购文件。3.参与开标、评标等采购活动，对采购项目的技术、商务等方面进行评审。4.负责采购项目的验收工作，及时反馈采购项目使用过程中的问题。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购办公室负责汇总各采购需求部门的采购预算，结合住建局年度财务预算安排，编制全局采购预算草案。采购预算草案应经采购领导小组审议通过后，报局财务部门审核。3.局财务部门应根据财政预算管理要求，对采购预算草案进行审核，确保采购预算与财政预算相衔接，并按照规定程序报上级主管部门和财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序报采购领导小组审议，并经上级主管部门和财政部门批准后执行。2.采购办公室应建立采购预算执行台账，定期对采购项目的预算执行情况进行统计分析，及时掌握采购资金使用进度，确保采购预算执行的严肃性。（三）预算监督1.局财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行审计，确保采购资金专款专用，防止资金浪费和挪用。2.采购领导小组应加强对采购预算执行情况的监督，对发现的问题及时进行整改，确保采购预算执行的规范和有效。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的采购项目。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：采购需求部门应填写《住建局内部采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并经部门负责人签字确认后报采购办公室。2.采购审批：采购办公室收到采购申请表后，应进行初审，对采购项目的必要性、合规性、采购方式的合理性等进行审核。初审通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据采购项目的具体情况，做出是否批准采购的决定。3.采购文件编制：采购办公室根据采购领导小组的审批意见，组织编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购方式、评标标准、投标文件格式等内容。采购文件应经采购需求部门、采购办公室和相关专家审核后，方可发布。4.采购信息发布：采购办公室应按照采购方式的要求，通过指定的媒体或渠道发布采购信息。公开招标和邀请招标的采购信息应在政府采购指定媒体上发布；竞争性谈判、单一来源采购和询价的采购信息应在住建局内部网站或其他指定渠道发布。5.供应商报名与资格审查：采购办公室应接受供应商的报名，并对供应商的资格进行审查。资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等内容。只有资格审查合格的供应商才能参与采购活动。6.采购评审：采购办公室应按照采购文件规定的评标标准，组织开标、评标、定标等采购评审活动。评标委员会应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定成交供应商。7.采购合同签订：采购办公室应根据评标委员会的推荐意见或采购领导小组的决定，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同应经采购需求部门、采购办公室和局法律顾问审核后，方可签订。8.采购项目验收：采购项目完成后，采购需求部门应组织对采购项目进行验收。验收应按照采购合同和采购文件的要求进行，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行检验。验收合格后，采购需求部门应填写《住建局内部采购项目验收报告》，报采购办公室备案。9.采购付款：采购办公室应根据采购合同的约定，及时办理采购付款手续。采购付款应按照财政国库集中支付制度的规定，通过国库集中支付系统进行支付。采购需求部门应提供采购项目验收合格证明等相关资料，作为采购付款的依据。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购办公室与中标供应商或成交供应商签订。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购办公室应将采购合同草案提交采购需求部门、局法律顾问进行审核。采购需求部门应重点审核采购项目的技术规格、数量、质量要求等是否符合实际需要；局法律顾问应重点审核采购合同的合法性、合规性和风险防范措施等。审核通过后，采购合同方可签订。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购办公室应跟踪采购合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等交付采购货物或提供服务。采购需求部门应按照合同约定的付款方式及时支付货款。如因特殊情况需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。2.如因一方严重违约或其他原因需要解除采购合同的，双方应协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应明确解除合同的原因、双方的权利和义务、违约责任等内容。解除合同后，双方应按照约定办理相关手续。（四）合同纠纷处理1.如在采购合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.在合同纠纷处理过程中，采购办公室应及时收集相关证据，配合局法律顾问做好应对工作，维护住建局的合法权益。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请表、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理归档，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案保管采购办公室应指定专人负责采购档案的保管工作，建立采购档案保管制度，明确档案保管的场所、期限、查阅程序等要求。采购档案应妥善保管，防止档案资料丢失、损坏或泄露。（三）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《住建局内部采购档案查阅申请表》，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定的场所进行，不得擅自复制、涂改、抽取、撤换档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案资料。七、监督与考核（一）监督检查1.住建局纪检监察部门负责对采购活动进行监督检查，重点检查采购活动是否符合法律法规和相关制度的规定，采购过程是否公开透明、公平公正，采购合同是否严格履行等。2.采购办公室应定期对采购活动进行自查自纠，及时发现和解决采购过程中存在的问题，并将自查情况报纪检监察部门备案。（二）投诉处理1.供应商或其他利害关系人对采购活动有异议的，可以向住建局提出投诉。投诉应在规定的时间内提出，并提供相关证据材料。2.住建局应设立投诉受理机构，负责受理供应商或其他利害关系人的投诉。投诉受理机构应及时对投诉事项进行调查核实，并按照规定程序做出处理决定。（三）考核评价1.住建局应建立采购工作考核评价制度，对采购办公室和采购需求部门的采购工作进行考核评价。