会计档案内部管理制度

PAGE会计档案内部管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，规范会计档案的整理、保管、查阅和销毁等工作，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.财务部门职责负责会计档案的整理、装订、保管和定期归档工作。按照规定的期限保管会计档案，确保档案的安全和完整。建立会计档案查阅、借阅登记制度，严格按照规定办理查阅、借阅手续。对到期会计档案提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。2.档案管理部门职责负责指导、监督和检查公司会计档案管理工作。接收财务部门移交的会计档案，按照档案管理的要求进行整理、分类、编号和存储。负责会计档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理查阅、借阅手续。对已超过保管期限的会计档案进行鉴定，提出销毁意见，并组织实施销毁工作。3.其他部门职责各部门应妥善保管本部门涉及的会计资料，并按照规定及时移交财务部门归档，配合财务部门和档案管理部门做好会计档案的管理工作。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证、记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的凭证。（二）会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿；明细账是根据明细分类科目设置的，用来对某一类经济业务进行明细核算的账簿；日记账是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿；固定资产卡片是记录固定资产详细情况的卡片式账簿。（三）财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。财务会计报告是指企业对外提供的反映企业某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件，包括会计报表及其附注和其他应当在财务会计报告中披露的相关信息和资料。（四）其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理与归档（一）整理要求1.会计凭证应按记账凭证编号顺序，连同所附的原始凭证一并整理装订成册，加具封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数，并由装订人在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿应在年度终了后，将各种账簿打印成册，整理立卷。活页账应抽出空白页，再将账页顺序编号，加具封面、封底，装订成册，并在装订处加盖有关人员的印章。3.财务会计报告应按年度装订成册，加具封面，在封面上注明单位名称、年度、月份、财务会计报告名称，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。4.其他会计资料应根据其性质和类别进行分类整理，分别装订成册或装盒，并在封面上注明资料名称、年度、月份、数量等信息。（二）归档流程1.每月终了后，财务部门应及时对本月的会计凭证进行整理、装订，并在次月15日前将上月装订成册的会计凭证移交档案管理部门归档。2.年度终了后，财务部门应在次年3个月内将全年的会计账簿、财务会计报告及其他会计资料整理立卷，编制会计档案移交清册，移交档案管理部门归档。3.档案管理部门在收到财务部门移交的会计档案后，应按照档案管理的要求进行验收，核对会计档案的种类、数量、内容等是否齐全、完整，整理是否符合要求。验收合格后，双方在会计档案移交清册上签字确认。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限如下：1.会计凭证，保管期限为30年。2.会计账簿，其中总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告保管期限为永久。4.其他会计资料，银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书保管期限为永久。（二）保管地点会计档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防磁等安全防护措施，保证会计档案的安全和完整。（三）保管要求1.档案管理部门应建立会计档案保管登记簿，详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放地点等信息，并定期进行核对，确保账实相符。2.会计档案应分类存放，排列有序，便于查找。同时，应建立电子目录索引，方便快速查询会计档案信息。3.对于电子会计档案，应定期进行备份，并分别存储在不同的存储介质上，如光盘、硬盘等。备份存储介质应与原存储介质分开存放，并异地保管。4.档案管理部门应定期对会计档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取补救措施，并查明原因，追究相关人员的责任。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门应指定专人负责接待查阅，并按照查阅申请表的要求提供会计档案。查阅人员必须在指定地点查阅，不得将会计档案携带出指定地点。3.查阅会计档案时，查阅人员不得在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，也不得抽换会计凭证、账页、报表等。如有特殊需要复印或复制会计档案的，应经财务部门负责人批准，并由财务部门指定专人负责复印或复制。4.查阅会计档案后，查阅人员应在《会计档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因工作需要查阅或借阅公司会计档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经公司负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门应指定专人负责接待借阅，并按照借阅申请表的要求提供会计档案。借阅人员必须在指定地点借阅，不得将会计档案携带出指定地点。3.借阅会计档案时，借阅人员应出具本人有效身份证件，并办理借阅登记手续。借阅期限一般不得超过3个工作日，如有特殊需要延长借阅期限的，应经财务部门负责人批准。4.借阅人员应对所借阅的会计档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播会计档案内容。如因保管不善造成会计档案损坏、丢失的，应承担相应的法律责任。5.借阅人员归还会计档案时，应经财务部门专人核对无误后，在《会计档案借阅登记表》上签字确认归还情况。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）销毁程序1.公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。2.销毁会计档案时，应当由档案管理部门、财务部门共同派员监销。3.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司负责人。（三）不得销毁的会计档案1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭