部门内部行文管理制度

PAGE部门内部行文管理制度一、总则（一）目的为加强本部门内部行文管理，确保文件传达准确、及时、高效，提高工作效率，促进各项工作的规范化、制度化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本部门内部各科室、岗位之间的行文往来，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等各类公文。（三）行文原则1.准确性原则：行文应观点明确、内容准确、逻辑严谨，避免模糊不清或产生歧义。2.及时性原则：根据工作需要及时行文，确保信息传递的时效性，不拖延、不积压。3.规范性原则：严格遵循国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定，规范公文格式、行文规则和处理流程。4.精简性原则：行文应简洁明了，言简意赅，避免冗长繁琐，提高工作效率。二、行文格式（一）公文用纸一般采用A4型纸，左侧装订。（二）页面设置1.页边距：上、下、左、右页边距均为2.54厘米。2.页眉页脚：页眉距边界2.8厘米，页脚距边界3.5厘米。（三）字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。6.成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），编排在发文机关署名下一行，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。7.印章：加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。8.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。9.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（四）排版要求1.公文排版应当使用国家通用的规范字体，标点符号、数字用法等应当符合国家标准。2.行距一般为固定值28磅，以保证公文的整齐美观。三、行文种类（一）通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（二）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（三）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（四）批复适用于答复下级机关请示事项。（五）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。四、行文规则（一）行文关系1.各科室之间应根据各自的职责和工作关系，按照隶属关系和职权范围行文。2.上行文应主送一个上级机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。3.下行文可以主送直属下级机关，也可以根据需要抄送相关单位。（二）请示与报告的区别1.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。2.报告不得夹带请示事项，不得要求上级机关批复。（三）联合行文1.同级机关、部门或单位可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。2.联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。（四）行文程序1.起草公文起草应当做到内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼。涉及其他科室职责范围内的事项，主办科室应当主动与有关科室协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办科室的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办科室可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关科室会签后报请上级机关协调或裁定。公文拟制过程中，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确；内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草科室并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改完善的，由起草科室修改后重新报送。2.审核公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确；内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草科室并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改完善的，由起草科室修改后重新报送。3.签发公文应当经本部门负责人审批签发。重要公文和上行文由部门主要负责人签发。联合发文由所有联署机关的负责人会签。五、发文办理（一）登记对已签发的公文进行编号、登记，记录公文的发文字号、标题、主送机关、发文日期、发文份数等信息。（二）印制按照规定的格式和排版要求进行公文印制，确保公文质量清晰、规范。（三）核发对印制完成的公文进行核对、分发，确保公文准确无误地送达主送机关和抄送机关。六、收文办理（一）签收对收到的公文进行清点、核对，确认无误后签字或盖章。（二）登记对签收的公文进行详细登记，记录公文的来文机关、文号、标题、日期、份数等信息。（三）初审对收到的公文进行初步审核，重点审核公文的文种、格式、内容等是否符合要求。（四）承办根据公文内容和职责分工，将公文分送相关科室或人员办理。承办科室或人员应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本科室职权范围或者不宜由本科室办理的，应当及时退回交办科室并说明理由。（五）传阅需要多个科室或人员知晓的公文，应当组织传阅。传阅时应当严格按照规定的顺序进行，不得擅自扩大传阅范围。（六）催办对承办的公文进行跟踪催办，确保公文按时办理完毕。催办过程中应当及时了解公文办理进展情况，发现问题及时协调解决。（七）答复承办科室或人员应当在规定的时间内对公文进行答复。答复公文应当明确、具