档案管理内部规程制度

PAGE档案管理内部规程制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本规程制度。（二）适用范围本规程制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本规程制度所称档案，是指本公司/组织在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案管理遵循集中统一管理、分级负责、维护档案的真实性和完整性、便于利用的原则。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本公司/组织档案管理的各项规章制度，并组织实施。2.对各部门的档案工作进行监督、指导和检查，确保档案管理工作规范有序。3.集中统一管理本公司/组织的各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。5.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作水平。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的分类、编号、装订等基础工作。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。4.积极配合档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作，为公司/组织的各项工作提供支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等。3.对档案进行科学分类、编号，建立健全档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并采取措施加以解决。5.积极开展档案编研工作，为公司/组织提供有价值的档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.本公司/组织在行政管理、业务经营、财务管理、人力资源管理、技术研发等各项工作活动中形成的文件材料。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、纪要等文件材料。4.本公司/组织召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。5.本公司/组织在项目建设、科研开发、技术改造等活动中形成的文件材料，如项目申报书、可行性研究报告、设计图纸、技术文件、验收报告等。6.本公司/组织的各类统计报表、财务报表、审计报告等文件材料。7.本公司/组织在宣传、文化、教育等活动中形成的文件材料，如宣传资料、出版物、影像资料等。8.本公司/组织员工的个人档案，包括入职登记表、履历表、考核表、奖惩记录、培训记录等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的文件材料，确保档案的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”管理，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案整理要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行科学分类、排列和编号。3.便于保管和利用，提高档案管理的效率和质量。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.排列：按照档案的编号顺序，对档案进行排列，确保档案的有序存放。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰、准确，便于查阅。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从公司/组织的整体利益出发，准确判定档案的价值。3.严格按照鉴定标准和程序进行鉴定，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定标准1.对具有重要历史价值、现实利用价值和凭证作用的档案，应永久保存。2.对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保存，保存期限一般为10年、20年、30年等。3.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、业务部门负责人等。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。4.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后实施销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方法进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案，采用删除、格式化等方法进行销毁，并进行数据覆盖，防止数据恢复。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。五、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序进行存放，排列整齐，便于查找和管理。2.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放，并配备必要的保护设备。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）保管期限1.档案的保管期限应根据档案的价值和实际需要确定，分为永久、定期两种。2.定期保管期限分为10年、20年、30年等，具体期限根据档案的性质和特点确定。3.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）库房管理1.档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.档案库房应保持良好的通风和照明条件，严禁在库房内吸烟、使用明火和存放易燃、易爆物品。六）档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。2.按照规定的程序和权限进行档案利用服务，确保档案利用的合法性和规范性。3.积极为公司/组织的各项工作提供档案信息支持，提高档案的利用效率和价值。（二）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政机关等因办案需要查阅、借阅本公司/组织档案，应按照法律程序办理相关手续。（三）利用程序1.本公司/组织内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门对申请进行审核，符合规定的予以批准，并提供档案查阅、借阅服务。3.外单位查阅、借阅本公司/组织档案，应出具单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、内容、用途等信息，经本公司/组织主管领导签字同意后，交档案管理部门审批。4.司法机关、行政机关等查阅、借阅本公司/组织档案，应出具相关法律文书，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、内容、用途等信息，经本公司/组织主管领导签字同意后，交档案管理部门审批。5.档案查阅、借阅人员应在指定地点查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。6.档案查阅、借阅人员应爱护档案，不得涂改、伪造、损毁档案。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。7.档案查阅、借阅完毕后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整和安全。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。2.档案利用登记内容包括查阅、借阅日期、查阅、借阅人员姓名、所在部门、查阅、借阅档案名称、内容、用途、归还日期等信息。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计。七、档案的统计与移交（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作情况。3.档案的查阅、借阅情况。（二）统计方法1.档案管理部门应定期对档案进行统计，统计数据应准确、及时、完整。2.统计工作可采用手工统计或计算机统计相结合的方式进行，确保统计工作的高效性和准确性。（三）统计报表1.档案管理部门应定期编制档案统计报表，如《档案基本情况统计表》、《档案工作情况统计表》、《档案利用情况统计表》等。2.档案统计报表应报送公司/组织主管领导和相关部门，并作为档案管理工作考核的依据之一。（四）移交1.本公司/组织因机构调整、撤销、合并等原因，需要对档案进行移交的，应按照国家有关规定和档案管理部门的要求，办理档案移交手续。2.档案移交时，应编制《档案移交清册》，详细