公司对内部合同管理制度

PAGE公司对内部合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动应遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。（四）职责分工1.公司法律事务部门负责合同管理制度的制定、修订和解释。参与重大合同的起草、审核，提供法律意见。对合同纠纷进行处理，维护公司合法权益。2.业务部门负责合同的洽谈、起草、签订、履行等具体工作。对合同相对方的主体资格、资信状况等进行调查。及时向法律事务部门通报合同履行过程中的重大事项。3.财务部门负责审核合同中的财务条款，确保财务收支的合理性和合规性。监督合同款项的收付，及时进行账务处理。4.审计部门对合同的签订、履行等情况进行审计监督。对合同纠纷的处理情况进行审计。二、合同签订管理（一）合同相对方选择1.业务部门应选择具有良好信誉、合法经营资格和履行能力的合同相对方。2.对合同相对方的主体资格、经营范围、资信状况等进行调查，调查内容包括但不限于营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况等。3.建立合同相对方信用档案，记录其基本信息、合同履行情况、违约记录等，作为后续合作的参考依据。（二）合同起草1.合同一般由业务部门负责起草，合同内容应符合法律法规及公司要求，明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。2.涉及重大利益、复杂法律关系或专业性较强的合同，应会同法律事务部门共同起草。（三）合同审核1.合同起草完成后，应提交业务部门负责人、法律事务部门、财务部门等相关部门进行审核。2.业务部门负责人主要审核合同的业务条款是否符合业务实际需求，是否有利于公司业务开展。3.法律事务部门主要审核合同的合法性、合规性，是否存在法律风险，合同条款是否明确、具体、无歧义。4.财务部门主要审核合同中的财务条款是否合理，付款方式、结算方式等是否符合公司财务规定，是否存在财务风险。5.各审核部门应在规定时间内完成审核，并提出审核意见。业务部门根据审核意见对合同进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.签订合同应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用自制合同文本的，应经法律事务部门审核同意。3.合同签订过程中，应严格按照授权范围进行签字盖章，不得超越授权权限。三、合同履行管理（一）合同执行1.业务部门负责合同的具体执行，应按照合同约定的时间、地点、方式等全面履行合同义务。2.在合同履行过程中，如发现合同相对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向公司相关部门报告。（二）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议的签订、审核等程序参照原合同执行。（三）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，双方应协商一致解除合同，并签订书面解除协议。2.解除协议应明确解除合同的原因、时间、双方的权利义务等内容。合同解除后，双方应按照协议约定进行结算和清理。（四）合同纠纷处理1.合同履行过程中发生纠纷，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出解决方案，并向法律事务部门报告。2.法律事务部门应根据业务部门提供的情况，进行法律分析，制定纠纷处理策略，代表公司参与纠纷处理，维护公司合法权益。3.合同纠纷处理过程中，应尽量通过协商、调解等方式解决，如协商、调解不成，应及时通过仲裁或诉讼等法律途径解决。四、合同档案管理（一）合同档案收集1.业务部门负责合同签订、履行过程中形成的各类文件资料的收集、整理，包括合同文本、补充协议、变更协议、解除协议、往来信函、会议纪要、验收报告、结算凭证等。2.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关资料移交公司档案管理部门。（二）合同档案整理1.档案管理部门对收集到的合同档案进行分类、编号、装订，建立合同档案目录。2.合同档案应按照合同类别、签订时间等顺序进行排列，确保档案的系统性和完整性。（三）合同档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案库房。2.建立合同档案借阅制度，严格控制合同档案的借阅范围和借阅期限，借阅人应填写借阅申请表，经批准后方可借阅。借阅人应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、转借、丢失。（四）合同档案销毁1.合同档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，由档案管理部门提出销毁申请，经公司相关部门审核批准后进行销毁。2.合同档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息的彻底销毁。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。五、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司审计部门定期对合同管理制度的执行情况进行审计监督，检查合同签订、履行、档案管理等环节是否符合制度规定。2.法律事务部门对合同签订、履行过程中的法律风险进行监控，及时发现和纠正存在的问题。（二）责任追究1.对于违反合同管理制度，给公司造成损失的