集团内部采购制度

PAGE集团内部采购制度一、总则（一）目的为规范集团内部采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的内部采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.合规性原则：严格按照集团的规章制度和流程进行采购操作。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，实现经济效益最大化。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护集团整体利益。5.保密性原则：涉及采购的商业秘密和敏感信息应予以严格保密。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体的采购业务操作。采购中心的职责包括：1.制定采购计划和预算。2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动。3.签订采购合同并跟踪执行。4.建立供应商管理体系，评估供应商绩效。5.负责采购文件的整理和归档。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，提供采购项目的详细规格、技术要求等信息，并参与采购过程中的技术评审和验收工作。其职责包括：1.根据业务需要，准确编制采购申请。2.配合采购部门进行供应商选择和采购谈判。3.参与采购项目的验收工作，确保采购物资符合需求。（四）其他相关部门财务部门负责审核采购预算、支付货款等工作；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责审查采购合同的合法性等。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购中心。（二）采购审批1.采购中心收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，判断其是否符合集团采购政策和流程。2.对于金额较小的采购项目，由采购中心负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，提交采购决策委员会审批。（三）采购实施1.制定采购方案：采购中心根据采购项目的特点和需求，制定采购方案，包括采购方式（招标、询价、谈判等）、供应商选择标准、采购时间安排等。2.供应商选择：通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。根据采购方案中的供应商选择标准，对潜在供应商进行资格审查和评估。邀请符合条件的供应商参与采购活动，如招标、询价等。3.采购谈判：对于需要谈判的采购项目，采购中心组织与供应商进行谈判。谈判过程中，明确采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款。谈判结果形成谈判纪要，经双方签字确认。4.签订合同：根据采购谈判结果，采购中心起草采购合同。采购合同经法务部门审查合法性后，提交双方签字盖章。采购合同签订后，及时将合同副本分发给相关部门。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购中心通知需求部门准备验收工作。2.需求部门组织相关人员按照采购合同和技术要求对采购物资进行验收。3.验收合格后，需求部门填写验收报告，并签字确认。验收不合格的，采购中心负责与供应商协商解决，如退换货、补货等。（五）采购付款1.采购中心根据采购合同和验收报告，填写付款申请单。2.付款申请单经采购中心负责人、财务部门审核后，提交集团分管领导审批。3.财务部门按照审批后的付款申请单，及时办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。2.招标程序：发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件，对投标人进行资格预审。组织开标、评标、定标会议。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：适用于规格标准统一、货源充足、价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理的供应商。与选定的供应商签订采购合同。（三）谈判采购1.适用范围：适用于独家代理、专利技术、紧急采购等情况。2.谈判程序：与供应商进行一对一谈判，明确采购要求和条件。协商确定采购价格、质量、交货期等条款。签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等特殊情况。2.单一来源采购程序：由采购中心提出单一来源采购申请，说明理由和相关情况。经采购决策委员会审批后，与唯一供应商进行谈判并签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商申请准入时，需提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。3.采购中心对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商情况，符合准入标准的，纳入供应商库。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商品质、交货期、价格、服务等方面。2.建立供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合的方式进行评估。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与淘汰1.对于优秀供应商，给予优先合作、增加采购份额、价格优惠等激励措施。2.对于不合格供应商，发出整改通知，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，予以淘汰，不再列入供应商库。六、采购风险管理（一）风险识别1.建立采购风险识别机制，对采购过程中可能存在的风险进行识别，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对1.针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，加强合同管理，要求供应商提供履约保证金；对于质量风险，加强验收环节管理，增加检验频次等。2.建立采购风险预警机制，及时发现风险信号并采取措施进行处理。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购中心定期对采购业务进行自查，发现问题及时整改。2.审计部门定