软件资产内部管理制度

PAGE软件资产内部管理制度一、总则（一）目的为了加强公司软件资产的管理，规范软件资产的采购、使用、维护、处置等行为，确保软件资产的安全、完整和有效利用，提高公司的信息化水平和经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及软件资产的部门和人员，包括软件的采购、开发、使用、维护、管理等环节。（三）软件资产定义本制度所称软件资产，是指公司拥有或控制的、能以电子数据形式存在的各种软件产品，包括但不限于操作系统、办公软件、数据库管理系统、行业应用软件、外购软件、自行开发软件以及通过其他合法途径获得的软件。（四）管理原则1.合法性原则：软件资产的管理应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.完整性原则：确保公司软件资产的数量、价值和使用情况得到全面、准确的记录和反映。3.安全性原则：采取有效的安全措施，保护软件资产的安全，防止软件资产被盗用、篡改和泄露。4.效益性原则：合理配置软件资产，提高软件资产的使用效率，充分发挥软件资产的经济效益。二、职责分工（一）软件资产管理部门1.负责制定和完善公司软件资产管理制度，并监督制度的执行情况。2.负责软件资产的统一采购、选型和配置，确保软件资产符合公司业务需求和安全要求。3.负责建立软件资产台账，记录软件资产的详细信息，包括软件名称、版本、购买时间、使用部门、使用人等。4.负责软件资产的日常维护和管理，包括软件的安装、升级、备份、故障排除等。5.负责对软件资产的使用情况进行监督和检查，及时发现和处理软件资产使用过程中的问题。6.负责软件资产的处置管理，包括软件的报废、转让、捐赠等。（二）使用部门1.负责本部门软件资产的日常使用和管理，确保软件资产的正常运行和安全使用。2.负责配合软件资产管理部门进行软件资产的采购、选型和配置工作，提供业务需求和使用意见。3.负责本部门软件资产使用人员的培训和管理，提高使用人员的软件操作技能和安全意识。4.负责及时向软件资产管理部门反馈软件资产使用过程中的问题和需求，协助软件资产管理部门进行软件资产的维护和管理工作。（三）财务部门1.负责软件资产采购费用的审核和报销，确保采购费用的合规性和合理性。2.负责软件资产的价值核算和折旧计提，按照财务制度的规定进行账务处理。3.参与软件资产的处置管理工作，对软件资产处置的财务处理进行审核和监督。（四）审计部门1.负责对公司软件资产管理制度的执行情况进行审计监督，检查软件资产管理部门和使用部门的工作是否符合制度要求。2.负责对软件资产采购、使用、维护、处置等环节的财务收支情况进行审计，确保财务数据的真实性和准确性。3.对审计过程中发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。三、软件资产采购管理（一）采购计划1.使用部门根据业务需求，提前制定软件采购计划，明确软件的名称、功能、版本、数量、预算等信息，并提交给软件资产管理部门。2.软件资产管理部门对使用部门提交的采购计划进行审核，结合公司信息化建设规划和软件资产现状，综合考虑软件的适用性、性价比、安全性等因素，提出审核意见。3.经审核通过的采购计划报公司领导审批后，作为软件采购的依据。（二）选型与采购1.软件资产管理部门根据审批后的采购计划，组织相关人员进行软件选型。选型过程中，应充分调研市场上的软件产品，收集软件供应商的信息，进行综合比较和评估，选择符合公司需求和安全要求的软件产品。2.软件资产管理部门与选定的软件供应商签订采购合同，明确软件的名称、版本、数量、价格、交付时间、售后服务等条款。采购合同应报公司法律合规部门审核，确保合同的合法性和有效性。3.软件采购过程中，应严格按照合同约定的条款进行验收。验收内容包括软件的功能、性能是否符合合同要求，软件的版本、数量是否与合同一致，软件的相关文档是否齐全等。验收合格后，由软件资产管理部门办理入库手续，并将软件资产信息录入软件资产台账。四、软件资产使用管理（一）授权与安装1.软件资产管理部门根据软件的使用范围和权限，对软件资产进行授权管理。使用部门应按照授权要求，合理使用软件资产，不得擅自扩大软件的使用范围和权限。2.软件资产管理部门负责软件的安装工作，确保软件安装在符合安全要求的设备上，并进行必要的配置和调试。使用部门不得自行安装未经授权的软件。（二）使用培训1.软件资产管理部门应组织对软件资产使用人员进行培训，使使用人员熟悉软件的功能、操作方法和安全注意事项。培训内容应包括软件的基本原理、操作流程、常见问题处理等。2.使用部门应积极配合软件资产管理部门开展培训工作，确保本部门使用人员能够熟练使用软件资产，并提高使用人员的安全意识和操作技能。（三）使用监督1.软件资产管理部门应定期对软件资产的使用情况进行监督检查，检查内容包括软件的使用频率、使用效果、使用人员的操作规范等。2.使用部门应建立软件资产使用记录，详细记录软件的使用时间、使用人员、使用内容等信息，并定期向软件资产管理部门报送。3.对于发现的软件资产使用问题，软件资产管理部门应及时通知使用部门进行整改，并跟踪整改情况。五、软件资产维护管理（一）维护计划1.软件资产管理部门应根据软件的使用情况和生命周期，制定软件资产维护计划，明确维护的内容、时间、责任人等信息。2.维护计划应包括软件的日常维护、定期升级、故障排除、安全防护等方面的内容。（二）维护实施1.软件资产管理部门按照维护计划组织实施软件资产的维护工作。维护人员应具备相应的专业知识和技能，严格按照维护操作规程进行维护工作。2.在软件维护过程中，如发现软件存在安全漏洞或其他问题，应及时采取措施进行修复和处理。对于重大问题，应及时报告公司领导，并组织相关人员进行研究和解决。（三）维护记录1.软件资产管理部门应建立软件资产维护记录，详细记录软件维护的时间、内容、维护人员、维护结果等信息。2.维护记录应作为软件资产档案的重要组成部分，保存期限按照公司档案管理制度的规定执行。六、软件资产安全管理（一）安全策略1.软件资产管理部门应制定软件资产安全策略，明确软件资产的安全保护措施和要求。安全策略应包括软件的访问控制、数据加密、备份恢复、安全审计等方面的内容。2.安全策略应根据公司的业务需求和安全状况进行定期评估和更新，确保安全策略的有效性和适应性。（二）安全措施1.软件资产管理部门应采取有效的安全技术措施，保护软件资产的安全。例如，安装防火墙、防病毒软件、入侵检测系统等安全设备，对软件资产进行实时监控和防护。2.对软件资产的访问应进行严格的权限控制，根据用户的角色和职责分配不同的访问权限，防止未经授权的访问和操作。3.对软件资产的数据应进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。同时，定期对软件资产的数据进行备份，防止数据丢失。（三）安全审计1.软件资产管理部门应建立软件资产安全审计机制，定期对软件资产的安全状况进行审计。审计内容包括软件资产的访问记录、操作记录、安全漏洞情况等。2.对于审计过程中发现的安全问题，应及时进行整改，并跟踪整改情况。同时，对安全问题进行分析和总结，采取措施防止类似问题的再次发生。七、软件资产处置管理（一）处置原因1.软件资产因以下原因需要进行处置：软件资产已超过使用期限，且不再具有使用价值。软件资产因技术更新、业务调整等原因，不再适用于公司业务需求。软件资产存在安全隐患，无法通过整改措施消除。其他原因导致软件资产需要进行处置。（二）处置方式1.软件资产的处置方式包括报废、转让、捐赠等。报废：对于已不再具有使用价值的软件资产，由软件资产管理部门提出报废申请，经公司领导审批后进行报废处理。报废软件资产应进行物理销毁或数据清除，确保软件资产信息的安全。转让：对于仍具有一定使用价值的软件资产，经公司领导审批后，可以进行转让。转让软件资产应签订转让合同，明确转让的价格、范围、权利义务等条款，并办理相关的资产交接手续。捐赠：对于符合公司捐赠政策的软件资产，经公司领导审批后，可以进行捐赠。捐赠软件资产应办理相关的捐赠手续，并确保捐赠软件资产的合法合规使用。（三）处置程序1.软件资产管理部门根据软件资产的处置原因，提出处置申请，并填写软件资产处置申请表，详细说明处置软件资产的名称、版本、数量、处置原因、处置方式等信息。2.软件资产管理部门将处置申请表提交给财务部门进行资产价值核算和账务处理，提交给审计部门进行审计监督。3.经财务部门和审计部门审核通过后，处置申请表报公司领导审批。4.软件资产管理部门根据公司领导的审批意见，组织实施软件资产的处置工作。处置过程中，应做好相关的记录和资料归档工作。八、监督与考核（一）监督检查1.软件资产管理部门应定期对软件资产的管理情况进行监督检查，检查内容包括软件资产的采购、使用、维护、处置等环节的工作是否符合制度要求。2.审计部门应定期对软件资产管理制度的执行情况进行审计监督，检查软件资产管理部门和使用部门的工作是否存在违规行为。（二）考核评价1.公司应建立软件资产考核评价机制，