内部审核记录制度

PAGE内部审核记录制度一、总则（一）目的为确保公司内部审核工作的规范化、系统化和有效化，规范内部审核记录的管理，为公司管理体系的持续改进提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各业务流程及相关管理活动的内部审核记录管理。（三）职责分工1.审核部门负责组织实施内部审核工作，制定审核计划，组建审核组，并明确审核组成员的职责分工。按照审核程序和方法开展审核活动，收集、记录审核证据，编制内部审核记录。对审核记录的真实性、准确性和完整性负责，确保审核记录能够客观反映审核过程和结果。2.受审核部门配合审核部门开展内部审核工作，提供必要的文件、资料和信息，协助审核组了解实际情况。对审核记录中涉及本部门的内容进行确认，如有异议应及时与审核组沟通并提供相关说明。3.记录管理部门负责内部审核记录的集中管理，包括记录的收集、整理、归档、存储和保管等工作。建立内部审核记录台账，对记录的编号系统、存储位置、查阅权限等进行统一管理，确保记录的可追溯性和安全性。定期对内部审核记录进行检查和维护，防止记录丢失、损坏或泄露。二、内部审核记录的内容与要求（一）审核计划记录1.计划编号：为每一次内部审核计划赋予唯一的编号，以便于识别和查询。2.审核目的：明确本次审核的主要目标，如评估管理体系的有效性、合规性等。3.审核范围：界定审核所涉及的部门、业务流程、产品或服务范围等。4.审核依据：列出审核所依据的标准、法规、公司文件等。5.审核组成员：记录审核组各成员的姓名、部门、职务及分工。6.审核时间安排：详细列出审核的具体日期、时间段及各阶段的工作安排。7.审核日程表：以表格形式呈现审核日程，包括审核的部门、时间、审核内容等。（二）审核实施记录1.首次会议记录会议时间、地点、参会人员。审核目的、范围、依据及日程安排的介绍。强调审核的公正性和客观性，明确受审核部门的配合要求。记录会议中提出的问题和讨论要点。2.审核过程记录采用文件审查、现场观察、人员访谈等方法获取的审核证据。对发现的不符合项进行详细记录，包括不符合项的描述、涉及的部门或流程、不符合的标准条款等。记录审核人员与受审核部门人员的沟通情况，如沟通时间、地点、参与人员、沟通内容及结果等。对于抽样检查的情况，记录抽样方法、样本数量、抽样结果等。3.末次会议记录会议时间、地点、参会人员。审核组对本次审核情况的总结，包括审核发现的主要问题、不符合项的统计分析等。受审核部门对审核结果的反馈和意见。提出改进建议和要求，明确责任部门、整改期限及后续跟踪安排。记录会议中达成的共识和决议。（三）审核报告记录1.报告编号：为审核报告赋予唯一编号。2.审核概况：简述审核的基本情况，包括审核目的、范围、时间、组成员等。3.审核发现：详细列出审核过程中发现的所有不符合项，按照严重程度、部门或流程等进行分类统计。4.审核结论：根据审核发现，对管理体系的有效性、合规性等作出总体评价结论。5.改进建议：针对审核发现的问题，提出具体的、可操作性的改进建议，明确责任部门和整改期限。6.审核报告的审批记录：记录审核报告的编制人、审核人、批准人的签字及日期。（四）记录要求1.真实性：审核记录应如实反映审核过程和实际情况，不得虚构、篡改或隐瞒事实。2.准确性：记录内容应准确无误，对审核证据的描述、不符合项的判定等应清晰明确，避免模糊不清或歧义。3.完整性：涵盖审核活动的各个环节和方面，包括计划、实施、报告等全过程的记录，确保审核工作的完整性可追溯。4.及时性：审核记录应在审核过程中及时形成，并在审核结束后及时整理归档，不得拖延。5.规范性：采用统一的格式、编号和书写规范，确保记录的一致性和可读性。记录应使用钢笔、中性笔或打印等方式填写，不得使用铅笔或易褪色的笔书写。三、内部审核记录的编制与填写（一）记录编制人员审核组成员负责各自审核范围内的记录编制工作，确保记录的准确性和完整性。记录编制人应在记录上签字确认。（二）记录填写规范1.记录表格：使用公司统一制定的内部审核记录表格，包括审核计划表格、审核检查表、不符合项报告表、审核报告表格等。2.填写内容：按照表格要求认真填写各项内容，字迹工整、清晰，不得有空缺或遗漏。对于审核证据的记录，应详细描述获取证据的方式、时间、地点及相关人员等信息。3.签字确认：审核记录编制完成后，编制人应签字确认；涉及受审核部门确认的内容，受审核部门负责人或相关人员应签字确认。四、内部审核记录的收集与整理（一）收集时间审核工作结束后，审核组应及时将审核记录提交给记录管理部门。记录管理部门应在收到审核记录后的[X]个工作日内完成收集工作。（二）收集方式审核组以纸质文档或电子文档的形式将审核记录提交给记录管理部门。记录管理部门应进行核对，确保记录的完整性和准确性。（三）整理要求1.分类整理：按照审核计划、审核实施记录（包括首次会议记录、审核过程记录、末次会议记录）、审核报告记录等类别进行分类整理。2.编号排序：对每一类记录按照编号顺序进行排列，确保记录的系统性和连贯性。3.补充完善：对收集到的审核记录进行检查，如有缺失或不完整的部分，及时与审核组沟通补充完善。五、内部审核记录的归档与存储（一）归档流程1.记录管理部门对整理好的内部审核记录进行装订成册或存储到电子存储设备中。2.编制内部审核记录归档清单，详细记录归档记录的名称、编号、日期、存储位置等信息。3.将归档清单与审核记录一同存放，并建立相应的索引目录，便于快速查找和检索。（二）存储方式1.纸质存储：对于纸质审核记录，应存放在专门的档案柜中，按照年度、类别等进行分类存放，并设置明显的标识。档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能，确保记录的安全保存。2.电子存储：电子审核记录应存储在服务器或其他安全的存储设备上，并进行定期备份。建立电子文档的命名规则和文件夹结构，便于管理和查找。同时，设置访问权限，确保只有授权人员能够访问电子审核记录。（三）存储期限内部审核记录的存储期限应符合相关法律法规和行业标准要求，一般为[X]年。在存储期限届满后，按照公司档案管理规定进行销毁或处置。六、内部审核记录的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员：公司内部相关部门人员因工作需要查阅内部审核记录时，应填写《内部审核记录查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到记录管理部门查阅。查阅过程中应遵守记录管理部门的规定，不得擅自复印、拍照或带出记录。2.外部机构或人员：如因法律法规要求或其他特殊原因需要向外部机构或人员提供内部审核记录时，应经公司管理层批准，并按照相关规定进行处理。外部查阅人员应签订保密协议，确保记录的安全性和保密性。（二）使用规定1.内部审核记录仅供公司内部管理、决策、改进等工作使用，不得用于其他任何非法或不当目的。2.在使用审核记录时，应确保记录的完整性和保密性，不得擅自修改、删除或泄露记录内容。3.如需引用审核记录中的内容，应注明记录的来源和出处，确保引用的准确性和合法性。七、内部审核记录的保密与安全（一）保密措施1.记录管理部门应制定内部审核记录保密制度，明确保密责任和要求。2.对涉及公司商业秘密、敏感信息等的审核记录，应采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。3.审核组成员和记录管理人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露审核记录的内容。（二）安全管理1.加强对审核记录存储场所的安全管理，配备必要的安全设施，如防火设备、防盗设备等。2.定期对审核记录进行检查和维护，确保记录的完整性和可读性。如发现记录有损坏或丢失情况，应及时采取措施进行修复或补充。3.在电子存储方面，应采取数据备份、防病毒、防黑客攻击等措施，保障电子审核记录的安全。八、内部审核记录的销毁与处置（一）销毁条件当内部审核记录的存储期限届满或因其他原因需要销毁时，由记录管理部门提出销毁申请。（二）销毁流程1.记录管理部门填写《内部审核记录销毁申请表》，详细说明销毁记录的名称、编号、数量、存储期限等信息，并附上相关证明材料。2.《内部审核记录销毁申请表》经公司管理层批准后，记录管理部门组织实施销毁工作。3.销毁方式可采用粉碎、焚烧等物理方法，确保记录无法恢复。在销毁过程中，应安排专人监督，并填