煤矿内部采购管理制度

PAGE煤矿内部采购管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿内部各部门、各单位涉及的物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平、公正的市场竞争原则，维护供应商的合法权益，杜绝不正当竞争行为。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门、各单位应根据煤矿生产经营计划、设备检修计划、安全设施建设计划等，提前对所需物资、设备、服务进行需求预测。2.需求预测应综合考虑生产任务、设备状况、技术改造、安全要求等因素，确保预测的准确性和合理性。（二）采购计划编制1.各部门、各单位根据需求预测结果，编制年度、季度、月度采购计划。采购计划应明确采购物资、设备、服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核、分管领导审批后，报物资采购管理部门汇总。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因生产任务变更、设备故障、技术改进等原因需要调整采购计划，应及时填写采购计划调整申请表，说明调整原因、调整内容等，经部门负责人审核、分管领导审批后，报物资采购管理部门备案。2.物资采购管理部门应根据采购计划调整申请表，及时调整采购计划，并通知相关部门和供应商。三、供应商管理（一）供应商选择1.物资采购管理部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.采购项目需要选择供应商时，应从供应商信息库中选择符合要求的供应商，并按照以下程序进行：发布采购信息：通过招标公告、询价函、邀请报价等方式，向潜在供应商发布采购信息。供应商报名：潜在供应商按照采购信息要求，填写报名登记表，提交相关证明材料，报名参加采购项目。资格审查：物资采购管理部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明等。实地考察：对通过资格审查的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量控制、售后服务能力等情况。综合评估：根据资格审查和实地考察结果，对供应商进行综合评估，评估内容包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。确定供应商：根据综合评估结果，确定中标供应商或成交供应商，并签订采购合同。（二）供应商评价1.定期评价：物资采购管理部门每年对供应商进行一次定期评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。2.动态评价：在采购过程中，如发现供应商存在产品质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况，物资采购管理部门应及时对供应商进行动态评价，并采取相应的措施。3.评价结果应用：根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对表现较差的供应商进行警告、限期整改、暂停合作、取消合作等处理。（三）供应商淘汰1.如供应商出现以下情况之一，物资采购管理部门应将其从供应商信息库中淘汰：提供虚假证明材料，骗取供应商资格的；产品质量不合格，给煤矿造成重大损失的；交货期严重延误，影响煤矿生产经营的；售后服务不到位，多次遭到用户投诉的；存在商业贿赂等违法违规行为的。2.供应商淘汰应经物资采购管理部门负责人审核、分管领导审批后，在供应商信息库中予以标注，并通知相关部门和供应商。四、采购方式管理（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、规格标准统一的物资、设备、服务等采购项目，应采用招标采购方式。2.招标采购应按照以下程序进行：编制招标文件：物资采购管理部门根据采购项目要求，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过报纸、网站、招投标交易平台等媒体，发布招标公告，邀请潜在投标人参加投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件费用。开标、评标：按照招标文件规定的时间、地点，组织开标、评标活动。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，由评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同：中标人应在规定的时间内与招标人签订采购合同。（二）询价采购1.对于金额较小、技术简单、规格标准统一的物资、设备、服务等采购项目，可采用询价采购方式。2.询价采购应按照以下程序进行：发出询价函：物资采购管理部门向至少三家潜在供应商发出询价函，询价函应明确采购物资、设备、服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。供应商报价：潜在供应商按照询价函要求，在规定的时间内提交报价文件，报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。评审比较：物资采购管理部门对供应商的报价文件进行评审比较，选择报价合理、产品质量可靠、交货期短的供应商作为成交供应商。签订合同：成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资、设备、服务等采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.竞争性谈判采购应按照以下程序进行：成立谈判小组：谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目要求，制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评标标准等内容。邀请供应商：谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者更正。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的物资、设备、服务等采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：提出申请：采购人向物资采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、采购理由等内容。审核批准：物资采购管理部门对采购人的单一来源采购申请进行审核，报分管领导审批。经批准后，采购人向单一来源供应商发出采购邀请书。协商谈判：采购人与单一来源供应商就采购项目的价格、质量、交货期等内容进行协商谈判，达成一致意见后，签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，应及时签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确采购物资、设备、服务的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，物资采购管理部门应会同法律部门对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理、明确具体。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购部门应按照合同约定，及时向供应商支付预付款或定金，并跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量交付货物或提供服务。2.供应商应按照合同约定，按时、按质、按量交付货物或提供服务，并提供相关的质量证明文件、发票等资料。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的价格、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.合同变更协议签订前，物资采购管理部门应会同法律部门对变更协议条款进行审核，确保变更协议条款合法合规、公平合理、明确具体。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方应按照合同约定进行验收、结算，合同终止。2.如因供应商违约、采购人违约、不可抗力等原因导致采购合同提前终止，采购部门应及时与供应商协商，签订合同终止协议。合同终止协议应明确终止的原因、终止的时间、双方的权利义务等内容。六、采购验收管理（一）验收标准1.采购物资、设备、服务的验收标准应在采购合同中明确约定，包括产品质量标准、技术规格标准、数量标准、外观标准等内容。2.采购物资、设备、服务的验收标准应符合国家法律法规和行业标准的要求。（二）验收程序1.采购物资、设备、服务到货后，采购部门应及时通知质量检验部门、使用部门等相关人员组成验收小组，对采购物资、设备、服务进行验收。2.验收小组应按照验收标准，对采购物资、设备、服务的数量、质量、技术规格