检察院采购内部控制制度

PAGE检察院采购内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强检察院采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，依据国家相关法律法规和行业标准，结合检察院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于检察院机关及所属各部门使用财政性资金和自有资金进行的各类采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，严格按照法定程序进行。2.合规性原则：采购行为应符合内部管理制度和相关工作流程，确保采购过程规范有序。3.公开性原则：采购信息应依法依规公开，保障供应商平等参与竞争的权利，接受社会监督。4.公正性原则：采购活动应公平对待所有供应商，不得歧视或偏袒任何一方。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定采购计划，组织采购活动的实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购评审等工作。建立和维护供应商库，对供应商进行资格审查和信用评价。协调采购过程中的各类问题，与相关部门沟通协作，确保采购活动顺利进行。2.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的支付进行审核和监督。参与采购合同的审核，对合同中的财务条款进行把关，确保财务风险可控。定期对采购资金的使用情况进行统计和分析，提供财务数据支持和决策建议。3.需求部门根据工作需要提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求，并对需求的合理性负责。参与采购文件的编制和评审工作，提供专业意见和建议，协助采购管理部门确定采购方案。负责采购项目的验收工作，对采购货物、工程和服务的质量进行检验和评估，出具验收报告。4.监督部门对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否符合规定。受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理，维护采购秩序。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，在规定时间内提出采购预算申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预计金额等内容。2.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算申请进行汇总和审核，结合检察院的整体工作规划和资金状况，提出采购预算建议草案。3.财务部门对采购预算建议草案进行审核，综合考虑财政拨款情况、自有资金安排等因素，编制年度采购预算方案，报检察长办公会审议通过后，纳入检察院年度预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购管理部门应根据采购预算和实际采购进度，合理安排采购资金，确保采购资金及时、足额支付。3.财务部门应加强对采购资金支付的审核和监督，严格按照合同约定和财务制度办理资金支付手续，防止资金浪费和挪用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、工作任务变化等原因，导致原采购预算无法满足实际工作需要的。采购项目的规格发生重大变化，需要调整采购金额的。其他不可抗力因素导致采购预算需要调整的。2.采购预算调整申请应由需求部门提出，经采购管理部门审核后，报财务部门审核，最后报检察长办公会审批。三、采购流程控制（一）采购计划制定1.采购管理部门应根据年度采购预算和实际工作需求，定期制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应提前向相关部门征求意见，确保采购需求的合理性和准确性。需求部门应积极配合采购管理部门，提供必要的技术支持和业务指导。3.采购计划经审核批准后，应严格按照计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购内容和时间安排。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的程序进行审批。（二）采购方式选择1.采购管理部门应根据采购项目的特点、预算金额、市场供应情况等因素，综合考虑选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.采用公开招标方式采购的，应按照国家有关法律法规和招标程序进行操作。采购管理部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。3.采用邀请招标方式采购的，应选择不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。4.采用竞争性谈判方式采购的，应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。5.采用单一来源采购方式采购的，应符合法定的单一来源采购情形，并按照规定的程序进行审批。6.采用询价方式采购的，应向不少于三家的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（三）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购方式和采购项目的特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购文件符合工作实际和法律法规要求。（四）供应商选择与管理1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商的资格、信誉、业绩等进行审核和评估，将符合条件的供应商纳入供应商库。2.在采购活动中，应优先从供应商库中选择供应商。如需从供应商库外选择供应商，应按照规定的程序进行审批。3.采购管理部门应定期对供应商进行考核和评价，根据供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰。（五）采购评审1.采购管理部门应按照采购文件规定的评标标准和方法，组织成立评标委员会或谈判小组、询价小组等评审机构，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审。2.评审机构成员应具备相应的专业知识和技能，遵守评审纪律，客观公正地进行评审。评审过程中，应记录评审情况，形成评审报告。3.采购管理部门应根据评审报告，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（六）采购合同签订1.采购管理部门应在成交通知书发出之日起三十日内，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容合法、合规、明确、具体。2.采购合同签订前，应提交财务部门和监督部门进行审核。财务部门主要审核合同中的财务条款，监督部门主要审核合同签订程序是否合规。审核通过后，方可签订采购合同。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（七）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的要求组织验收工作。验收人员应具备相应的专业知识和技能，对采购货物、工程和服务的数量、质量、规格等进行检验和评估。2.验收过程中，应严格按照验收标准进行操作，如实记录验收情况，形成验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、合同金额、验收日期、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，需求部门应签署验收意见，并将验收报告送采购管理部门和财务部门备案。验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如采购预算超支、采购质量不达标、供应商违约、采购过程违规等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。3.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，优先处理高风险事件，确保采购活动的顺利进行。（二）风险应对措施1.预算风险应对加强采购预算编制的科学性和准确性，充分考虑各种因素，避免预算编制漏洞。严格控制采购预算执行，定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现并纠正预算执行偏差。建立预算调整机制，规范预算调整程序，确保预算调整合理、合规。2.质量风险应对在采购文件中明确质量标准和验收要求，要求供应商提供质量保证文件。加强采购过程中的质量监督，可委托专业机构对采购货物、工程和服务进行质量检验。严格执行验收程序，确保采购项目质量符合要求。对验收不合格的项目，及时采取措施进行处理。3.供应商风险应对建立完善的供应商选择和评价机制，对供应商的资格、信誉、业绩等进行全面审查。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，包括违约责任等条款。加强对供应商的日常管理和监督，定期对供应商进行考核和评价，及时发现并解决供应商存在的问题。4.合规风险应对组织采购人员学习国家法律法规和内部管理制度，提高法律意识和合规意识。加强采购过程的内部控制，严格执行采购程序，确保采购活动合法合规。建立监督检查机制，定期对采购活动进行内部审计和监督检查，及时发现并纠正违规行为。五、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行内部监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否符合规定。2.监督检查可采取定期检查、专项检查、抽查等方式进行。检查过程中，应查阅相关文件资料，询问有关人员，实地查看采购项目实施情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应提交整改报告，监督部门对整改情况进行跟踪复查。（二）外部监督1.接受财政、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.主动接受社会监督，通过检察院官方网站等渠道公开采购信息，保障供应商和社会公众的知情权和监督权。六、信息管理（一）采购信息收集1.采购管理部门应建立采购信息收集渠道，及时收集与采购活动相关的政策法规、市场动态、供应商信息等。2.需求部门应定期向采购管理部门提供采购需求变化情况，为采购计划的制定和调整提供依据。（二）采购信息整理与分析1.采购管理部门应安排专人负责采购信息的整理和分析工作，对收集到的采购信息进行分类、汇总和归档。2.定期对采购信息进行分析，总结采购活动中的经验教训，为优化采购流程、提高采购效益提供