学校内部合同管理制度

PAGE学校内部合同管理制度一、总则（一）目的为加强学校内部合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家法律法规及相关行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校与校内各部门、教职工以及校外单位或个人签订的各类合同，包括但不限于教学科研合作合同、物资采购合同、服务外包合同、租赁合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和学校的规章制度，确保合同合法有效。2.平等自愿原则合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，不得强迫或欺诈对方。3.公平公正原则合同条款应公平合理，不得损害学校或对方的合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会学校设立合同管理委员会，作为合同管理的决策机构。合同管理委员会由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议合同管理制度、流程及重大合同事项；2.对合同签订的必要性、合法性、可行性进行审查；3.协调解决合同管理过程中的重大问题。（二）合同管理部门学校指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同管理的日常工作。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度、流程；2.组织合同起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作；3.建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理；4.监督检查合同履行情况，协调解决合同履行过程中的问题；5.参与合同纠纷的处理。（三）合同承办部门合同承办部门是指负责具体合同业务洽谈、起草、履行等工作的校内部门或教职工。其主要职责包括：1.负责合同业务的前期调研、洽谈等工作；2.起草合同文本，确保合同条款符合学校利益和业务要求；3.组织合同的签订、履行，及时向合同管理部门报告合同履行情况；4.配合合同管理部门处理合同变更、终止等事宜；5.负责合同履行过程中相关资料的收集、整理和归档。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门在开展合同业务前，应进行充分的调研和论证，确保合同签订的必要性、合法性和可行性。2.合同承办部门根据业务需求起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同文本应语言规范、表述准确、条款完整，避免模糊不清或歧义性条款。3.合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、合规性、完整性、风险防范等方面进行审核，并提出修改意见。合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。4.经审核通过的合同文本，由合同承办部门负责人签字后，报学校分管领导审批。学校分管领导应根据合同的性质、金额等因素进行审批，重大合同需报合同管理委员会审议。5.合同经学校领导审批同意后，由合同承办部门与对方当事人签订。签订合同应使用学校统一印制的合同文本，合同双方应在合同上加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。（二）合同授权委托1.学校对外签订合同，法定代表人可以书面授权委托代理人办理。授权委托书应明确代理人的姓名、职务、代理事项、权限和期限等内容，并由法定代表人签字或盖章。2.代理人应在授权范围内签订合同，不得超越授权范围或滥用代理权。代理人签订合同后，应及时将合同文本交回合同管理部门备案。（三）合同专用章管理1.学校设立合同专用章，由合同管理部门负责保管和使用。合同专用章的使用应严格按照学校规定的审批程序进行，未经批准不得擅自使用。2.合同承办部门在签订合同前，应填写《合同专用章使用申请表》，经合同管理部门审核、学校分管领导批准后，方可使用合同专用章。合同专用章使用后，应及时登记使用情况。3.合同专用章应妥善保管，如有遗失、被盗等情况，应立即向学校报告，并采取相应的措施防止损失扩大。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同签订后，合同承办部门应按照合同约定全面履行合同义务，并指定专人负责合同履行的跟踪和监督。2.合同承办部门应定期向合同管理部门报告合同履行情况，包括合同执行进度、存在的问题及解决方案等。合同管理部门应建立合同履行台账，及时掌握合同履行情况。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如需要变更合同内容，合同承办部门应及时与对方当事人协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并按照合同签订流程进行审核、审批。2.合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更情况通知合同管理部门，并对合同履行台账进行更新。（三）合同终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同承办部门应及时与对方当事人办理合同终止手续，并签订书面的合同终止协议。合同终止协议应明确合同终止的原因、时间、双方的权利义务等条款。2.合同终止后，合同承办部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，并将合同文本、履行记录、变更协议、终止协议等资料交合同管理部门归档。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对学校签订的合同进行风险识别与评估，分析合同可能存在的风险因素，如法律风险、市场风险、信用风险、履行风险等。2.根据风险识别与评估结果，合同管理部门应制定相应的风险应对措施，明确风险防控责任人和防控期限，确保合同风险得到有效控制。（二）风险防控措施1.加强合同审核，确保合同条款合法合规、公平合理，避免出现漏洞和风险隐患。2.对合同对方当事人的主体资格、信用状况等进行调查了解，防范信用风险。3.在合同履行过程中，加强跟踪监督，及时发现和解决问题，防范履行风险。4.建立合同纠纷预警机制，对可能出现的合同纠纷及时进行分析和处理，避免纠纷扩大化。六、合同档案管理（一）档案收集合同承办部门在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的相关资料，应及时收集整理，并移交合同管理部门归档。合同管理部门应确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理与归档1.合同管理部门应按照合同类别、时间顺序等对合同档案进行整理，编制档案目录，建立电子和纸质档案。2.合同档案应包括合同文本、合同审批表、授权委托书、合同专用章使用申请表、合同履行记录、变更协议、终止协议、往来信函、争议处理文件等相关资料。3.合同档案应妥善保管，确保档案的安全和保密。档案保管期限应按照国家法律法规和学校规定执行。（三）档案查阅与借阅1.校内各部门因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。2.校外单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应提交单位介绍信或个人身份证明，并经学校分管领导批准。查阅人员应按照学校规定办理查阅手续，并在合同管理部门工作人员的陪同下查阅。3.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体期限]，借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、涂改、丢失或损坏。借阅期满后，应及时归还合同管理部门。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防合同管理部门应加强合同管理，规范合同签订、履行等行为，预防合同纠纷的发生。合同承办部门在合同履行过程中应及时与对方当事人沟通协调，妥善解决问题，避免矛盾激化。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。合同管理部门应会同法律事务部门或外聘律师对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.根据纠纷处理方案，合同承办部门应与对方当事人进行协商解决。协商过程中，应保持冷静、理智，充分听取对方意见，寻求双方都能接受的解决方案。3.如协商不成，合同承办部门应及时向学校领导报告，并按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决