合同单位内部审核制度

PAGE合同单位内部审核制度一、总则（一）目的为加强合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等环节的操作流程，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本内部审核制度。（二）适用范围本制度适用于公司与外部合同单位签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、工程承包合同等。（三）审核原则1.合法性原则：合同的签订、履行必须符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.真实性原则：合同双方应如实提供相关信息，确保合同内容真实、准确、完整。3.完整性原则：合同条款应全面、详细，明确双方的权利义务，避免出现漏洞和歧义。4.可行性原则：合同约定的事项应具有可操作性，能够切实履行，避免签订无法履行或难以履行的合同。5.风险防范原则：对合同可能存在的风险进行充分评估，并采取有效的防范措施，降低风险发生的可能性。二、合同签订前审核（一）合同主体资格审核1.业务部门负责对合同对方的主体资格进行初步审查，核实对方是否具有合法的经营资格、经营范围及履约能力。2.审核内容包括：营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证明文件。3.对于涉及特殊行业或需要资质证书的合同，业务部门还应审核对方是否具备相应的资质证书，并确保其证书的真实性和有效性。（二）合同条款审核1.合同承办部门应将起草好的合同文本提交给法务部门进行审核。2.法务部门重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性和可行性，对合同中涉及的法律风险进行评估，并提出修改意见。3.审核内容包括：合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。4.对于合同中的特殊条款、格式条款、免责条款等，法务部门应进行重点审查，确保其符合法律法规的规定，不损害公司利益。（三）合同审批流程1.合同承办部门根据法务部门的审核意见对合同文本进行修改完善后，提交给相关领导进行审批。2.审批流程如下：合同金额在[X]万元以下的，由部门负责人审批；合同金额在[X]万元至[X]万元之间的，由分管领导审批；合同金额在[X]万元以上的，由总经理审批。3.审批人应认真审查合同内容，签署审批意见，并对合同的真实性、合法性、完整性负责。三、合同履行过程审核（一）合同执行跟踪1.合同承办部门负责合同的具体执行，应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同的执行进度和存在的问题。2.跟踪检查内容包括：合同对方是否按照合同约定履行义务，公司是否按照合同约定履行己方义务，合同履行过程中是否出现变更、违约等情况。3.对于合同履行过程中出现的问题，合同承办部门应及时分析原因，采取有效措施加以解决，并将相关情况及时反馈给法务部门。（二）合同变更审核1.如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面变更协议。2.变更协议的签订应遵循本制度关于合同签订前审核的相关规定，经法务部门审核、相关领导审批后生效。3.合同承办部门应将变更协议的副本提交给法务部门备案，确保合同变更后的内容符合法律法规的规定，不损害公司利益。（三）合同违约处理1.如发现合同对方存在违约行为，合同承办部门应及时收集相关证据，并按照合同约定追究对方的违约责任。2.对于合同违约事项，合同承办部门应及时与法务部门沟通，共同研究制定解决方案，并采取有效的法律措施维护公司的合法权益。3.合同承办部门应将合同违约处理情况及时反馈给相关领导，并按照公司规定进行相应的记录和归档。四、合同终止审核（一）合同终止条件1.合同期满，双方不再续签的；2.合同约定的履行义务全部完成的；3.合同双方协商一致解除合同的；4.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，双方协商一致解除合同的；5.一方严重违约，另一方依法解除合同的。（二）合同终止流程1.合同承办部门在合同终止前，应提前通知合同对方，并与对方协商办理合同终止手续。2.合同终止手续包括：清理合同履行情况、核对往来账目、处理遗留问题等。3.合同承办部门应将合同终止情况书面报告给法务部门，法务部门对合同终止的合法性进行审核，并出具审核意见。4.合同终止报告经相关领导审批后，合同承办部门负责办理合同终止的后续事宜，并将相关资料归档保存。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同承办部门负责合同档案的收集工作，在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，均应及时收集整理，移交公司档案管理部门。2.收集的档案资料包括：合同文本、合同审批表、合同变更协议、合同违约处理记录、往来函件、会议纪要、财务凭证等。（二）档案整理1.公司档案管理部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，建立合同档案目录。2.整理后的合同档案应确保资料齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜中，并采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。2.档案管理部门应定期对合同档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅人员应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、复印、转借合同档案，如需复印相关资料，应经档案管理部门同意，并登记备案。3.涉及公司商业秘密的合同档案，查阅人员应严格保密，不得泄露给无关人员。六、监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门负责对合同管理情况进行定期或不定期的监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、终止等环节是否符合本制度的规定，是否存在违规操作行为。2.监督检查内容包括：合同管理制度的执行情况、合同档案的管理情况、合同风险的防范情况等。3.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价机制，对合同承办部门和相关人员的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括：合同签订的规范性、合同履行的有效性、合同风险的防范能力、合同档案的管理水平等。3.考核评价结果作为对合同承办部门和相关人员进行奖惩的依据，对于