合同内部流程制度

PAGE合同内部流程制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同管理的内部流程，确保合同的签订、履行、变更、终止等环节符合法律法规及公司利益，有效防范合同风险，维护公司合法权益，提高合同管理的效率和质量。（二）适用范围本制度适用于公司及各部门在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等各环节必须遵守国家法律法规、行业标准及相关政策规定。2.审慎严谨原则：在合同签订前，应对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行全面审查；合同条款应明确、具体、严谨，避免模糊不清或歧义条款。3.职责明确原则：明确各部门在合同管理中的职责，确保合同管理流程顺畅，各环节责任落实到人。4.全程管控原则：对合同的全过程进行管理，包括合同签订前的调研、起草、审核，签订过程中的监督，履行过程中的跟踪、变更管理，终止时的结算、清理等。二、合同管理职责分工（一）业务部门1.负责合同项目的前期调研、洽谈，收集合同相对方的相关资料，对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行初步审查。2.根据业务需求起草合同文本，并确保合同条款符合业务实际情况和公司利益。3.负责合同的谈判、签订工作，在签订合同前将合同文本提交至相关部门审核。4.负责合同的履行，跟踪合同执行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题，并按照规定向相关部门反馈合同履行情况。5.负责合同变更、解除等事项的提出，并配合相关部门办理相关手续。6.负责合同文件的整理、归档工作，确保合同资料的完整性和准确性。（二）法务部门1.参与重大合同项目的前期调研、谈判等工作，从法律角度提供专业意见和建议。2.负责对合同文本进行法律审查，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险，对合同的合法性、有效性负责。3.协助业务部门处理合同履行过程中的法律纠纷，提供法律支持和解决方案。4.定期对公司合同管理情况进行法律风险评估，提出改进措施和建议。（三）财务部门1.参与涉及财务条款的合同审核，对合同中的付款方式、结算期限、违约责任等财务条款进行审查，确保合同财务条款的合理性和合规性。2.根据合同约定，负责合同款项的收付工作，严格按照财务制度和审批流程办理款项结算。3.协助业务部门对合同执行情况进行财务分析，及时发现和解决合同履行过程中的财务问题。（四）审计部门1.对合同管理流程进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.参与重大合同项目的审计工作，对合同的签订、履行、变更、终止等环节进行审计，评估合同管理的效益和风险。（五）行政管理部门1.负责合同专用章的保管和使用，严格按照规定办理合同盖章手续。2.协助业务部门做好合同档案的整理、归档和保管工作，确保合同档案的安全和完整。三、合同签订流程（一）合同立项1.业务部门根据业务需求提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、内容、背景、预计金额、履行期限等信息，并附上相关资料。2.部门负责人对合同立项申请进行审核，签署意见后提交至分管领导审批。分管领导根据公司业务情况和战略规划，对合同立项申请进行审批，同意立项的，下达《合同立项批复》。（二）合同起草1.业务部门根据合同立项批复，指定专人负责合同文本的起草工作。起草人员应充分了解业务情况，结合公司实际需求和法律法规要求，拟定合同条款。2.合同文本应使用规范的格式和语言，明确合同双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。（三）合同审核1.业务部门将起草好的合同文本提交至相关部门进行审核。审核部门应在规定时间内完成审核工作，并出具审核意见。法务部门主要从法律角度对合同进行审查，重点审查合同条款的合法性、有效性、完整性，是否存在法律风险，对合同的法律问题提出修改意见和建议。财务部门对合同中的财务条款进行审查，包括付款方式、结算期限、违约责任等，确保合同财务条款符合公司财务制度和相关法律法规要求，对财务条款的合理性提出审核意见。审计部门根据需要对合同进行审计，重点审查合同签订、履行过程中的合规性、效益性，对发现的问题提出审计建议。2.各审核部门应认真履行审核职责，对合同文本进行全面、细致的审查，如发现问题应及时与业务部门沟通，提出修改意见。业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，直至审核通过。（四）合同审批1.审核通过的合同文本，由业务部门提交至公司领导审批。公司领导根据合同的重要性、金额大小等因素，按照公司审批权限进行审批。2.对于重大合同或涉及金额较大的合同，应提交公司总经理办公会或董事会审议通过后，方可签订。（五）合同签订1.经公司领导审批同意签订的合同，由业务部门负责与合同相对方进行签订。签订合同前，业务部门应再次核对合同文本内容，确保与审批通过的合同文本一致。2.合同签订应使用公司统一的合同专用章，并按照规定的盖章流程办理盖章手续。行政管理部门负责合同专用章的保管和使用，严格审查盖章申请，确保合同盖章的合法性和合规性。3.合同签订后，业务部门应及时将合同原件一份交至行政管理部门存档，同时将合同副本分发给相关部门，以便各部门按照职责开展工作。四、合同履行流程（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，将合同的主要内容、双方权利义务、履行要求等向参与合同履行的人员进行详细说明，确保相关人员熟悉合同条款，明确各自职责。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认，并存档备查。（二）合同执行跟踪1.业务部门负责合同的日常履行工作，按照合同约定的时间、地点、方式等要求，组织实施合同项目。在合同履行过程中，应密切跟踪合同执行情况，及时发现和解决问题。2.业务部门应定期向相关部门反馈合同履行情况，包括合同执行进度、质量情况、付款情况、存在的问题及解决方案等。对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，应及时向公司领导汇报。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并附上相关证明材料。2.合同变更申请经部门负责人审核后，提交至相关部门进行审核。审核部门应按照合同签订审核流程，对合同变更申请进行审核，并出具审核意见。3.经审核同意变更的合同，业务部门应与合同相对方协商一致后，签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、生效时间、双方权利义务等条款，并按照合同签订流程进行审批和签订。（四）合同终止管理1.合同履行完毕或出现法定解除、约定解除等情形时，合同即告终止。业务部门应及时通知相关部门，并组织对合同进行清理结算。2.合同终止后，业务部门应按照合同约定和公司财务制度，办理款项结算手续。财务部门负责对合同款项的收付情况进行核对，确保款项结算准确无误。3.合同终止后，业务部门应将合同履行过程中的相关资料进行整理、归档，包括合同文本、变更协议、履行记录、结算凭证等，交至行政管理部门统一保管。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件一份交至行政管理部门存档。行政管理部门应建立合同档案清单，对合同档案进行详细登记。2.在合同履行过程中，业务部门应及时收集与合同相关的资料，如补充协议、变更通知、往来函件、验收报告、结算凭证等，并在合同履行完毕或终止后，一并交至行政管理部门存档。（二）档案整理1.行政管理部门负责对合同档案进行整理。整理工作应按照合同类别、时间顺序等进行分类，确保档案资料的系统性和完整性。2.对合同档案中的文件资料应进行编号、编目，编制档案目录清单，便于查阅和管理。（三）档案保管1.行政管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全和完整。2.合同档案应按照档案管理规定进行妥善保管，存放有序，便于查找。同时，应做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，防止档案资料损坏或丢失。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人审批后，到行政管理部门办理查阅手续。2.行政管理部门应严格按照审批意见提供合同档案查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案室或进行涂改、复印、拍照等行为。如需复印合同档案资料的，应经行政管理部门负责人批准，并按照规定办理复印手续。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅合同档案的，应按照公司相关规定办理审批手续，并提供有效的证明文件。未经公司批准，外部单位或个人不得查阅公司合同档案。六、合同风险管理（一）风险识别1.各部门应在合同管理过程中，关注可能存在的风险因素，及时识别合同风险。风险因素包括但不限于合同相对方的信用风险、市场风险、法律风险、财务风险等。2.业务部门应结合业务实际情况，对合同履行过程中可能出现的风险进行分析和评估，如合同相对方的经营状况变化、市场价格波动、法律法规调整等对合同履行的影响。（二）风险评估1.法务部门应定期对公司合同管理情况进行法律风险评估，重点审查合同签订、履行过程中的合法性、合规性，对存在的法律风险进行量化评估，确定风险等级。2.财务部门应结合合同财务条款，对合同履行过程中的财务风险进行评估，如付款风险、资金回笼风险等，为公司决策提供财务依据。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于风险等级较低的合同，可采取常规的管理措施进行监控；对于风险等级较