合同内部审核制度

PAGE合同内部审核制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订流程，有效防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本合同内部审核制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行必须符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.审慎性原则：合同审核人员应认真审查合同条款，对合同的真实性、完整性、准确性、合法性进行全面评估，审慎做出审核意见。3.全面性原则：合同审核应涵盖合同的各个方面，包括合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。4.及时性原则：合同审核人员应在规定的时间内完成审核工作，确保合同签订的及时性和有效性。二、合同审核机构及职责（一）合同审核委员会1.组成：合同审核委员会由公司高层管理人员、法务部门负责人、财务部门负责人、业务部门负责人等组成。2.职责：负责审议重大合同、复杂合同以及涉及公司重大利益的合同。对合同审核过程中的重大问题进行决策。监督合同审核制度的执行情况。（二）法务部门1.职责：负责审查合同的合法性，包括合同主体资格、合同内容是否符合法律法规规定、合同条款是否存在法律风险等。对合同中的法律术语、条款进行解释和说明，提供法律意见和建议。参与合同谈判，从法律角度对合同条款进行把关。负责处理合同纠纷，维护公司合法权益。（三）财务部门1.职责：负责审查合同的财务条款，包括价款支付方式、结算期限、发票开具等，确保合同财务条款的合理性和合规性。对合同涉及的财务风险进行评估，提出防范措施和建议。协助业务部门进行合同成本核算和效益分析。（四）业务部门1.职责：负责合同的起草、谈判和签订工作，确保合同内容符合业务实际需求。向审核部门提供与合同相关的业务资料和背景信息，配合审核部门进行审核工作。负责合同的履行和跟踪，及时解决合同履行过程中出现的问题。（五）其他相关部门根据合同的具体内容和性质，涉及其他相关部门的，该部门应参与合同审核工作，提供专业意见和建议。三、合同审核流程（一）业务部门起草合同1.业务部门根据业务需求起草合同文本，确保合同条款清晰、准确、完整，能够明确双方的权利和义务。2.在合同起草过程中，业务部门应充分考虑合同的可行性、风险因素以及与公司内部管理制度的衔接。（二）业务部门内部审核1.合同起草完成后，业务部门负责人应组织本部门人员对合同进行内部审核，重点审核合同条款是否符合业务实际情况、是否存在潜在风险、是否与公司业务政策和流程一致等。2.业务部门内部审核通过后，由业务部门负责人在合同文本上签字确认，并加盖部门公章。（三）提交审核1.业务部门将经过内部审核的合同文本提交至审核部门进行审核。提交时，应一并提供与合同相关的业务资料和背景信息，如项目立项文件、招投标文件、往来沟通函件等。2.审核部门收到合同文本后，应进行登记，并根据合同的性质和复杂程度确定审核人员和审核时间。（四）审核部门审核1.法务部门审核：法务人员对合同的合法性进行全面审查，重点关注合同主体资格、合同条款的法律效力、合同签订和履行的程序是否合法等。对合同中的法律风险进行识别和评估，提出修改意见和防范措施。审核完成后，法务人员在合同审核意见表上签署审核意见，并加盖法务部门公章。2.财务部门审核：财务人员对合同的财务条款进行审核，包括价款支付方式、结算期限、发票开具、资金预算等。评估合同对公司财务状况和资金流的影响，提出财务方面的意见和建议。审核完成后，财务人员在合同审核意见表上签署审核意见，并加盖财务部门公章。3.其他相关部门审核：根据合同的具体情况，涉及其他相关部门的，该部门应在规定时间内完成审核工作，并在合同审核意见表上签署审核意见，加盖部门公章。（五）审核意见反馈与修改1.审核部门将审核意见反馈给业务部门，业务部门应根据审核意见对合同进行修改和完善。2.业务部门对审核意见有异议的，可与审核部门进行沟通协商，如仍无法达成一致意见，可提交合同审核委员会进行审议。（六）合同审核委员会审议1.对于重大合同、复杂合同以及涉及公司重大利益的合同，经审核部门审核后，由合同审核委员会进行审议。2.合同审核委员会成员应认真听取业务部门和审核部门的汇报，对合同进行全面审查，并就合同审核过程中的重大问题进行决策。3.合同审核委员会审议通过后，业务部门根据审议意见对合同进行最终修改和完善。（七）合同签订1.合同修改完善后，由业务部门负责人再次审核确认，确保合同内容符合审核意见和公司要求。2.业务部门将合同文本提交至公司法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章。3.合同签订后，业务部门应将合同原件一份交至法务部门存档，一份交至财务部门备案，一份由业务部门留存。四、合同审核内容（一）合同主体资格1.审查合同对方当事人的营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等文件，确保对方具有合法的经营资格和签约能力。2.对于涉及特殊行业或领域的合同，审查对方是否具备相应的资质证书或许可证明。（二）合同内容合法性1.审查合同条款是否符合国家法律法规的规定，是否存在违法违规内容。2.关注合同中涉及的知识产权、商业秘密、劳动权益等方面的条款，确保合同内容合法合规。（三）合同条款完整性1.审查合同是否具备合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等基本条款，确保合同内容完整。2.对于特殊合同，如技术合同、租赁合同等，审查是否具备相应的特殊条款，如技术方案、租赁物交付与验收等。（四）合同条款准确性1.审查合同条款是否表述清晰、准确，避免产生歧义或误解。2.对合同中的专业术语、技术指标等进行核实，确保其含义明确。（五）合同履行可行性1.评估合同履行的可行性，包括双方的履约能力、市场环境、资源条件等因素。2.对于涉及重大项目或长期合作的合同，审查是否制定了详细的履行计划和风险应对措施。（六）合同风险评估1.识别合同履行过程中可能存在的风险，如市场风险、信用风险、法律风险等。2.对风险进行评估，并提出相应的防范措施和建议。（七）合同财务条款1.审查合同价款的合理性，包括价格构成、计价方式、付款方式等。2.关注合同中的结算期限、发票开具、资金预算等财务条款，确保合同财务条款符合公司财务管理要求。五、合同审核时间（一）一般合同一般合同的审核时间为[X]个工作日，自审核部门收到合同文本之日起计算。（二）重大合同、复杂合同重大合同、复杂合同的审核时间为[X]个工作日，如有特殊情况需要延长审核时间的，审核部门应及时通知业务部门，并说明原因。六、合同变更与解除（一）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议签订后，业务部门应按照合同审核流程，将变更协议提交至审核部门进行审核。审核部门审核通过后，变更协议生效。（二）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与对方当事人协商解除合同，并签订书面解除协议。2.解除协议签订后，业务部门应按照合同审核流程，将解除协议提交至审核部门进行审核。审核部门审核通过后，解除协议生效。七、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关资料整理归档，并移交至法务部门。2.法务部门应建立合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号、登记，确保合同档案的完整性和准确性。（二）合同档案的保管1.法务部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全。2.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的场所。（三）合同档案的查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅合同档案时，应在指定地点进行，不得擅自将合同档案带出保管场所。查阅人员不得在合同档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。3.涉及公司商业秘密或其他敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。（四）合同档案的销毁1.合同档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，法务部门应填写《合同档案销毁申请表》，经公司领导批准后，方可销毁。2.合同档案销毁时，应指定专人负责监销，确保合同档案销毁彻底、安全。销毁过程中应做好记录，并存档备查。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对合同签订、履行情况进行监督检查，重点检查合同审核制度的执行情况、合同条款的履行情况、合同风险防范措施的落实情况等。2.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价