内部控制政采制度

PAGE内部控制政采制度一、总则（一）目的为了加强公司政府采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及政府采购活动的部门和人员，包括采购需求部门、采购执行部门、财务部门、审计部门等。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：在政府采购过程中，应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证采购程序公正透明。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，政府采购信息应及时、准确地向社会公开，接受公众监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，应注重提高采购效率，降低采购成本，实现采购效益最大化。5.内部控制原则：建立健全政府采购内部控制机制，加强对采购活动各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本部门业务发展规划和实际工作需要，提前编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。2.采购需求部门在编制采购预算时，应充分考虑市场价格波动因素，合理确定预算金额。对于金额较大、技术复杂的采购项目，应组织相关专家进行论证，确保预算的科学性和合理性。3.采购预算编制完成后，应按照公司内部预算审批程序进行审核和批准。经批准后的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序重新进行审批。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动。在采购过程中，不得擅自突破预算金额，如有特殊情况需要追加预算，应按照规定程序办理相关手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控。定期对采购项目的资金使用情况进行核对和分析，确保资金使用合理合规。如发现预算执行偏差较大，应及时查明原因，并采取有效措施进行纠正。3.审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计监督。检查采购项目是否按照预算要求进行实施，有无超预算采购、擅自变更采购内容等问题。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。三、采购需求管理（一）需求提出1.采购需求部门应根据本部门业务发展规划和实际工作需要，及时提出采购需求。采购需求应明确、具体，包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量标准、售后服务要求等内容。2.采购需求部门在提出采购需求时，应充分征求相关部门和人员的意见。对于涉及多个部门的采购项目，应组织相关部门进行联合论证，确保采购需求的合理性和可行性。3.采购需求部门应建立采购需求台账。对采购需求的提出、审核、批准等情况进行详细记录，以便跟踪和管理。（二）需求审核1.采购执行部门应负责对采购需求进行初步审核。审核内容包括采购需求的合理性、合规性、完整性等方面。如发现采购需求存在问题，应及时与采购需求部门沟通并提出修改意见。2.财务部门应参与采购需求的审核工作。从资金预算、成本控制等角度对采购需求进行审核，确保采购项目在预算范围内实施，并具有较好的经济效益。3.审计部门应定期对采购需求审核情况进行监督检查。检查采购需求审核程序是否规范、审核意见是否合理等。对于发现的问题，应及时提出整改建议，并督促相关部门进行整改。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求，采购需求部门应及时提出变更申请。变更申请应详细说明变更的原因、内容、对采购预算和采购进度的影响等情况，并按照规定程序进行审批。2.采购执行部门应根据变更申请对采购项目进行重新评估。评估变更后的采购需求是否合理、合规，是否会对采购项目的质量、进度和成本产生重大影响。如评估认为变更不合理或存在较大风险，应及时与采购需求部门沟通并提出意见。3.财务部门应根据变更申请对采购预算进行相应调整。确保采购项目的资金安排与变更后的采购需求相匹配。审计部门应监督采购需求变更的审批和执行情况，防止擅自变更采购需求或借变更之名谋取私利。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。对于符合公开招标条件的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，确保招标活动的公开、公平、公正。2.采购执行部门应在规定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等内容。招标公告发布后，应接受潜在投标人的报名和投标。3.采购执行部门应组织开标、评标和定标活动。开标应在规定的时间和地点公开进行，评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，定标应根据评标结果确定中标人。评标过程应严格保密，评标结果应及时向社会公布。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。2.采购执行部门应根据采购项目的特点和要求，确定邀请招标的供应商名单。邀请招标的供应商应具备相应的资格条件，并在行业内具有良好的信誉和业绩。采购执行部门应向确定的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.邀请招标的开标、评标和定标活动应参照公开招标的程序进行。但在邀请供应商时，应严格按照规定的程序和条件进行操作，确保邀请的供应商具有代表性和竞争性。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目，可以采用竞争性谈判方式。2.采购执行部门应成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和方法进行谈判，与供应商就采购项目的技术规格、价格、服务等方面进行协商。3.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。采购执行部门应根据谈判小组的评审意见，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。对于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可以采用单一来源采购方式。2.采购执行部门应组织专家对单一来源采购项目进行论证。论证内容包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等方面。专家论证意见应作为单一来源采购的重要依据。3.单一来源采购项目应按照规定程序进行审批。经批准后，采购执行部门应与单一来源供应商进行协商，确定采购价格和合同条款等内容，并签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。2.采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出询价单。询价单应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间及地点、报价要求等内容。供应商应在规定时间内报价。3.采购执行部门应根据供应商的报价情况进行比较和评估。选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在确定中标人或成交供应商后，及时与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、售后服务要求、付款方式等内容。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交给财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、合理性等方面。如发现合同条款存在问题，应及时与中标人或成交供应商沟通并进行修改。3.采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本分发给相关部门存档。各部门应按照合同要求履行各自的职责，确保采购项目顺利实施。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况。定期与中标人或成交供应商沟通，了解合同执行进度，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现中标人或成交供应商未按照合同约定履行义务，应及时采取措施督促其履行，并按照合同约定追究其违约责任。2.中标人或成交供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货或提供服务的义务。在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，应按照规定程序与采购执行部门协商一致，并签订补充合同。3.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款。在支付货款前，应审核采购合同的执行情况和相关凭证，确保支付款项的真实性、合法性和准确性。审计部门应监督采购合同的履行情况和货款支付情况，防止出现违规支付或挪用资金等问题。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购执行部门应及时与中标人或成交供应商协商一致。变更合同条款应签订补充合同，并按照规定程序进行审批。补充合同作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因导致采购合同无法履行，采购执行部门应及时与中标人或成交供应商协商终止合同。终止合同应签订终止协议，并按照规定程序进行审批。终止协议应明确双方的权利和义务，以及合同终止后的处理事宜。3.采购合同变更或终止后，采购执行部门应及时将相关情况通知财务部门、审计部门等相关部门。财务部门应根据变更或终止合同的情况进行相应的账务处理，审计部门应监督合同变更或终止的审批和执行情况，确保相关工作规范有序。六、采购验收管理（一）验收准备1.采购执行部门应在采购项目交货或提供服务前，通知采购需求部门、质量检验部门等相关部门做好验收准备工作。验收准备工作包括制定验收方案、明确验收标准、准备验收工具等内容。2.采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行预验收。预验收内容包括采购项目的数量、规格型号、外观质量等方面。如发现采购项目存在问题，应及时与采购执行部门沟通并要求中标人或成交供应商进行整改。3.质量检验部门应根据采购项目的质量标准和验收要求，制定详细的检验计划。检验计划应包括检验项目、检验方法、检验时间等内容。质量检验部门应按照检验计划对采购项目进行质量检验，确保采购项目符合质量要求。（二）验收实施1.采购项目交货或提供服务后，采购执行部门应组织采购需求部门、质量检验部门等相关部门进行正式验收。验收人员应按照验收方案和验收标准对采购项目进行全面检查，包括数量、规格型号、外观质量、技术性能指标、售后服务等方面。2.验收过程中，验收人员应认真填写验收记录。验收记录应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收时间、验收人员、验收结果等内容。验收记录应真实、准确、完整，作为采购项目验收的重要依据。3.如发现采购项目存在质量问题或其他不符合验收要求的情况，验收人员应及时要求中标人或成交供应商进行整改。中标人或成交供应商应在规定时间内完成整改，并重新提交验收申请。采购执行部门应组织相关部门对整改后的采购项目进行再次验收，直至验收合格为止。（三）验收报告1.验收结束后，采购执行部门应根据验收情况编制验收报告。验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收过程、验收结果、存在问题及整改情况等内容。验收报告应经验收人员签字确认，并加盖验收部门公章。2.验收报告编制完成后，采购执行部门应将验收报告分发给采购需求部门、财务部门、审计部门等相关部门存档。各部门应按照验收报告的要求，对采购项目进行后续管理和处理。如财务部门应根据验收报告支付货款，审计部门应监督验收报告的真实性和准确性，并对采购项目进行审计监督。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司应建立健全政府采购内部监督机制。采购需求部门、采购执行部门、财务部门、审计部门等相关部门应各司其职，密切配合，共同做好政府采购监督工作。2.采购需求部门应加强对采购需求提出和审核过程的监督。确保采购需求的合理性、合规性和完整性，防止出现虚假采购需求或擅自提高采购标准等问题。3.采购执行部门应加强对采购活动全过程的监督。包括采购方式选择、采购文件编制、开标评标、合同签订、合同履行、验收等环节。确保采购活动严格按照规定程序进行，防止出现违规操作或谋取私利等问题。4.财务部门应加强对采购资金使用情况的监督。审核采购项目的资金预算、支付凭证等，确保采购资金使用合理合规，防止出现资金浪费或挪用等问题。5.审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督。检查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面，发现问题及时提出整改意见，并