内部控制之公章管理制度

PAGE内部控制之公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司，涵盖公司所有部门及员工。（三）定义1.公章：指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.印章使用部门：指公司内部负责保管和使用公章的部门，如行政部门、财务部门等。3.印章使用人：指经授权使用公章的公司员工。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章的刻制必须严格按照国家法律法规及相关规定办理。由行政部门提出申请，经公司法定代表人批准后，统一由指定的具有资质的印章制作单位刻制。2.申请刻制公章时，需提交以下材料：公司介绍信；法定代表人身份证复印件；刻制印章的规格、样式说明等。3.印章制作单位应严格按照公司提供的规格、样式进行刻制，并在印章刻制完成后，及时将印章及相关材料交付公司行政部门。（二）启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应进行登记备案，填写《公章启用登记表》，详细记录公章名称、规格、启用日期、启用范围等信息。2.启用公章时，应在《公章启用登记表》上加盖公章印模，并由行政部门负责人、印章保管人及相关领导签字确认。3.行政部门应将《公章启用登记表》存档，并将公章启用的相关信息及时通知公司各部门及相关人员。三、公章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保公章安全存放，防止丢失、被盗或损坏。2.公章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公章管理制度，不得擅自将公章交予他人使用。（二）保管部门及人员1.公司公章由行政部门指定专人负责保管。合同专用章由合同管理部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管。2.公章保管人应与公司签订《公章保管责任书》，明确保管责任和义务。（三）保管要求1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.公章保管人应定期对公章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏或异常情况，应及时报告行政部门，并采取相应的措施进行处理。3.公章保管人因工作调动、离职等原因不再负责保管公章时，应及时办理公章交接手续，确保公章交接清楚、责任明确。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章的使用范围包括但不限于以下方面：以公司名义对外签订的各类合同、协议；公司出具的各类证明文件、信函；公司上报的各类报表、文件；其他需要加盖公司公章的事项。2.合同专用章仅用于签订各类合同、协议；财务专用章仅用于财务结算、票据开具等财务相关事项；法定代表人章仅用于法定代表人授权范围内的事项。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人需填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章内容、用章范围、用章时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：申请表提交后，由相关审核部门或领导进行审核。审核内容包括用章事由是否合理、合法，用章内容是否准确、完整，用章范围是否符合规定等。审核通过后，审核人在申请表上签字确认。3.审批：根据公司内部审批权限，申请表经审核通过后，提交给相应的领导进行审批。审批人应认真审查用章事项，签署审批意见。如涉及重大事项或金额较大的合同，需经公司法定代表人审批。4.用章：经审批同意后，公章保管人凭审批通过的《公章使用申请表》及相关文件材料，在指定地点加盖公章。加盖公章时，应确保印章清晰、端正，与文件内容相符。5.登记：用章完毕后，公章保管人应及时在《公章使用登记簿》上进行登记，记录用章时间、用章内容、用章人、审批人等信息。（三）特殊情况用章1.如遇紧急情况，无法按照正常流程进行用章审批时，使用部门或个人应电话请示相关领导同意后，先行用章，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及公司重大利益或风险的事项，如对外投资、融资、担保等，必须按照公司规定的决策程序进行审批，并严格按照审批意见用章。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、印章损坏、遗失等原因，需要停用公章时，由行政部门提出申请，经公司法定代表人批准后，办理公章停用手续。2.公章停用后，行政部门应及时通知公司各部门及相关人员，并收回已发放的《公章使用申请表》等相关文件。（二）销毁1.停用的公章应及时进行销毁，防止印章被非法使用。销毁公章时，应由行政部门会同相关部门组成销毁小组，共同监督销毁过程。2.销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应填写《公章销毁登记表》，详细记录销毁时间、销毁方式、销毁印章名称等信息，并由销毁小组成员签字确认。3.《公章销毁登记表》应存档保存，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门公司设立专门的公章管理监督小组，由行政部门、审计部门等相关人员组成，负责对公司公章管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.公章保管情况，包括保管人员是否符合规定、保管设施是否安全可靠等。2.公章使用流程执行情况，包括申请、审核、审批、用章、登记等环节是否规范。3.《公章使用申请表》、《公章使用登记簿》、《公章启用登记表》、《公章销毁登记表》等相关文件的填写与存档情况。（三）违规处理1.对于违反公章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因公章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追