内部工程类采购制度

PAGE内部工程类采购制度一、总则（一）目的为规范公司内部工程类采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证工程质量，控制采购成本，确保采购活动合法合规，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有工程类项目的采购活动，包括但不限于新建工程、改建工程、扩建工程、装修工程等涉及的设备、材料、构配件等物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证工程质量的前提下，通过科学合理的采购管理，降低采购成本，提高采购效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资符合工程要求。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责对重大工程类采购项目进行决策，审议采购计划、采购方式、供应商选择等重要事项。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体的工程类采购业务执行。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购计划制定、供应商管理、采购合同签订、采购订单执行等工作。（三）相关部门职责1.工程部门：负责提出工程类采购需求，提供技术规格要求，参与供应商技术交流和评标工作，对采购物资的质量和适用性进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金使用，参与采购合同评审，对采购成本进行核算和控制。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性，防范采购风险。三、采购流程（一）采购需求提出1.工程部门根据工程进度和实际需要，填写《工程类采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等内容，并提交至采购部门。2.《工程类采购申请表》应经工程部门负责人审核签字，确保采购需求真实、准确、合理。（二）采购计划制定1.采购部门收到《工程类采购申请表》后，对采购需求进行汇总分析，结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并提交至采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门根据采购计划，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面，筛选出符合要求的供应商。2.供应商评估：采购部门组织相关部门对筛选出的供应商进行实地考察和评估，了解供应商的生产能力、质量控制、售后服务等情况。根据评估结果，对供应商进行分类分级管理。3.供应商合作：采购部门与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利义务、质量标准、交货时间、付款方式等内容。在合作过程中，采购部门应定期对供应商进行考核评价，确保供应商履行合同约定。（四）采购方式确定1.根据采购物资的性质、金额、市场供应情况等因素，采购部门确定采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购部门应按照相关法律法规要求，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。采购部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，组织招标活动。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。6.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（五）采购合同签订1.采购部门根据评标结果或谈判结果，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格型号、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，应提交至财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核通过后，由采购部门负责人签字并加盖公司公章。（六）采购订单执行1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间。2.供应商应按照采购订单要求组织生产和发货，并在规定时间内将货物送达指定地点。采购部门应及时跟踪采购订单执行情况，确保货物按时、按质、按量交付。（七）验收与付款1.验收：工程部门负责组织对采购物资进行验收。验收人员应按照合同要求和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格型号等进行检查。验收合格后，填写《工程类采购验收单》。2.付款：财务部门根据采购合同、验收单等相关凭证，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，确保资金支付安全、及时。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估分级，确定重点风险领域和风险控制点。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强供应商管理，建立供应商考核评价机制，定期对供应商进行评估，及时淘汰不合格供应商。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利义务和违约责任，降低供应商违约风险。2.质量风险管理：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的检验检测，确保所采购的物资符合工程要求。对质量问题及时采取措施，如退货、换货、补货等，避免影响工程进度和质量。3.价格风险管理：关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握价格变化趋势。在采购谈判中争取有利的价格条款，通过招标、询价等方式选择性价比高的供应商，降低采购成本。4.法律法规风险管理：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。采购活动严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规，避免因违法违规行为导致的法律风险。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.财务部门对采购资金进行监督管理，确保资金支付合法、合规、安全。3.采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的管理和监督，规范采购行为。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配