公司合同内部管理制度

PAGE公司合同内部管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公平公正原则：合同条款应体现公平、公正的原则，保障双方的合法权益。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。4.风险防范原则：加强合同风险评估和防范，确保合同的顺利履行。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、各部门负责人等组成。2.职责审议合同管理制度、流程及重大合同事项。协调解决合同管理中的重大问题。对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同管理部门1.设置：公司设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理。2.职责制定和完善合同管理制度、流程及示范文本。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等全过程管理。建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决问题。负责合同纠纷的处理和诉讼案件的应对。（三）合同承办部门1.职责负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作。向合同管理部门提交合同草案及相关资料，配合合同管理部门进行审核。严格履行合同约定的义务，及时处理合同履行过程中出现的问题。负责合同资料的整理、归档，并定期向合同管理部门报送合同履行情况。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项：合同承办部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式等内容，报部门负责人审核后，提交合同管理部门。2.合同起草：合同承办部门负责合同的起草工作，合同内容应符合法律法规和公司要求，条款明确、具体、完整。合同起草完成后，提交合同管理部门审核。3.合同审核：合同管理部门对合同草案进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、完整性、可行性等方面。审核过程中，可征求相关部门和专业人员的意见。审核通过后，合同草案返回合同承办部门。4.合同签订：合同承办部门根据审核意见对合同草案进行修改完善后，提交公司法定代表人或授权代表签字盖章。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门备案。（二）合同主体资格审查1.合同承办部门在签订合同前，应对合同对方的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查。2.审查内容：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书等相关证明文件。同时，可通过信用查询平台、行业协会等渠道了解对方的信用状况。3.审查要求：确保合同对方具有合法的经营资格和良好的资信状况，能够履行合同约定的义务。对于重大合同或风险较高的合同，应进行实地考察或委托专业机构进行尽职调查。（三）合同条款审查1.合同标的：明确合同标的的名称、规格、型号、数量、质量等内容，确保标的清晰、准确。2.价款及支付方式：明确合同价款的金额、计算方式、支付时间、支付方式等内容，确保价款合理、支付方式明确。3.履行期限、地点和方式：明确合同的履行期限、地点和方式，确保双方对履行时间、地点和方式有明确的约定。4.违约责任：明确双方的违约责任，包括违约情形、违约赔偿方式等内容，确保违约责任明确、合理。5.争议解决方式：明确合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等，确保争议解决方式合法、有效。（四）合同示范文本的使用1.公司应制定合同示范文本，供合同承办部门在签订合同过程中参考使用。2.合同承办部门：在签订合同前，应优先选用公司制定的合同示范文本。如因特殊情况需要使用非示范文本的，应报合同管理部门审核同意。3.合同管理部门：负责对合同示范文本进行定期更新和完善，确保示范文本符合法律法规和公司业务发展的需要。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办部门：负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。同时，应建立合同履行台账，及时记录合同履行情况。2.合同管理部门：定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于重大合同或履行过程中出现风险的合同，应重点跟踪检查。（二）合同变更管理1.变更情形：在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同内容的，合同承办部门应及时提出变更申请。2.变更流程：合同承办部门填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因及内容，报部门负责人审核后，提交合同管理部门。合同管理部门对变更申请进行审核，审核通过后，合同承办部门与合同对方协商签订合同变更协议，并及时送合同管理部门备案。（三）合同解除管理1.解除情形：在合同履行过程中，如出现法定解除或约定解除的情形，合同承办部门应及时提出解除申请。2.解除流程：合同承办部门填写《合同解除申请表》，详细说明解除的原因及依据，报部门负责人审核后，提交合同管理部门。合同管理部门对解除申请进行审核，审核通过后，合同承办部门与合同对方协商签订合同解除协议，并及时送合同管理部门备案。（四）合同纠纷处理1.纠纷发生：在合同履行过程中，如发生合同纠纷，合同承办部门应及时报告部门负责人，并与合同对方协商解决。协商不成的，应及时提交合同管理部门处理。2.纠纷处理：合同管理部门应组织相关部门和人员对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷解决方案。对于重大合同纠纷或涉及金额较大的纠纷，应及时聘请律师或专业机构进行处理。在纠纷处理过程中，应注意收集和保存相关证据，维护公司的合法权益。五、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同承办部门：负责合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的各类文件资料的收集和整理。2.收集内容：包括合同文本、合同立项申请表、合同审核意见、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、会议纪要、诉讼文书等相关资料。（二）合同档案整理1.合同管理部门：负责对合同承办部门提交的合同档案进行整理和归档。2.整理要求：按照合同类别、时间顺序等进行分类整理，编制合同档案目录，并建立电子档案和纸质档案。（三）合同档案保管1.保管期限：合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司规定执行，一般分为短期、中期和长期。2.保管要求：合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的场所。同时，应定期对合同档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。（四）合同档案查阅1.查阅申请：因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，报部门负责人审核后，提交合同管理部门。2.查阅审批：合同管理部门对查阅申请进行审批，批准后方可查阅。查阅过程中，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、销毁、转借合同档案。3.查阅登记：合同管理部门应对查阅合同档案的人员、时间、内容等进行登记，确保查阅记录完整、可追溯。六、合同监督与考核（一）合同监督1.监督主体：合同管理部门负责对公司合同管理工作进行全面监督，定期检查合同管理制度的执行情况、合同签订和履行情况等。2.监督内容：包括合同签订的合法性、合规性、完整性，合同履行的及时性、准确性、全面性，合同变更和解除的程序性、合法性等方面。3.监督方式：通过定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行合同监督。对于发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。（二）合同考核1.考核主体：公司建立合同管理考核机制，由合同管理部门会同人力资源部门对各部门