预结算内部管理制度

PAGE预结算内部管理制度一、总则（一）目的为加强公司预结算管理，规范预结算工作流程，提高预结算工作质量和效率，合理控制成本，确保公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及工程预结算、项目成本核算及相关经济活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：预结算工作必须严格遵守国家法律法规、行业标准及公司相关规定。2.准确性原则：确保预结算数据准确、真实、完整，不得虚报、漏报或瞒报。3.及时性原则：按照规定的时间节点完成预结算工作，为项目决策和成本控制提供及时有效的依据。4.保密性原则：预结算工作涉及公司商业机密，相关人员应严格保密，不得泄露给无关人员。二、预结算管理职责分工（一）预算部门职责1.负责组织编制工程项目预算文件，包括工程量计算、单价分析、费用汇总等。2.参与工程招投标文件的编制，提供预算报价支持。3.对工程项目成本进行预测和分析，为项目成本控制提供依据。4.负责与相关部门沟通协调，收集工程变更、签证等资料，及时调整预算。5.定期对预算执行情况进行检查和分析，提出改进措施和建议。（二）结算部门职责1.负责组织工程项目结算工作，审核施工单位提交的结算资料。2.对结算资料的真实性、完整性、准确性进行审查，核实工程量和费用。3.与施工单位进行结算谈判，协商解决结算争议。4.编制工程项目结算报告，报公司领导审批。5.建立结算档案，妥善保管结算资料。（三）项目部门职责1.负责提供工程项目相关资料，包括施工图纸、设计变更、施工组织设计等。2.配合预算部门编制项目预算，协助提供预算所需的基础数据。3.负责工程现场签证的办理，确保签证内容真实、准确、及时。4.对施工过程中的成本控制负责，及时反馈成本偏差情况。5.协助结算部门进行结算工作，提供相关证明材料。（四）财务部门职责1.参与工程项目预算的审核，从财务角度提出成本控制建议。2.负责对工程项目资金进行管理，监督预算执行情况。3.审核工程项目结算报告，确保结算费用的合理性和合规性。4.对工程项目成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（五）审计部门职责1.对工程项目预结算工作进行审计监督，检查预结算程序是否合规。2.审查预结算资料的真实性、准确性和完整性，核实工程造价。3.对审计发现的问题提出整改意见，跟踪整改情况。三、预算编制与审核（一）预算编制依据1.国家和地方现行的工程造价计价规范、定额及相关规定。2.经批准的施工图纸、设计变更、施工组织设计等技术文件。3.工程所在地的市场价格信息及公司内部价格标准。4.与工程项目相关的合同文件、招标文件等。（二）预算编制流程1.项目启动：预算部门接到项目预算编制任务后，组建预算编制小组，明确小组成员职责。2.资料收集：预算编制小组收集工程项目相关资料，包括施工图纸、设计变更、施工组织设计、市场价格信息等。3.工程量计算：根据施工图纸和相关规范，按照工程量计算规则计算工程量。4.单价分析：依据市场价格信息和公司内部价格标准，对各项工程单价进行分析确定。5.费用汇总：将工程量乘以单价，计算各项费用，并汇总形成工程项目预算文件。6.审核校对：预算编制完成后，由预算部门负责人组织审核校对，确保预算数据准确无误。7.提交审批：审核通过的预算文件报公司领导审批。（三）预算审核要点1.编制依据审核：检查预算编制是否符合国家和地方现行的工程造价计价规范、定额及相关规定，所采用的市场价格信息是否真实可靠。2.工程量审核：核实工程量计算是否准确，是否符合施工图纸和相关规范要求，有无多算、少算或漏算的情况。3.单价审核：审查工程单价是否合理，是否与市场价格相符，有无偏高或偏低的现象。4.费用计算审核：检查各项费用的计算是否正确，费用组成是否完整，是否符合公司相关规定。5.其他审核：审核预算文件的格式是否规范，内容是否完整，签字盖章是否齐全等。四、工程变更与签证管理（一）工程变更管理1.变更提出：工程项目实施过程中，因设计变更、现场条件变化等原因需要进行工程变更的，由项目部门提出变更申请，填写《工程变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、影响范围及估算费用等。2.变更审核：预算部门接到变更申请后，对变更内容进行审核，分析变更对工程造价的影响，并出具变更预算。变更预算经项目部门、预算部门、财务部门等相关部门审核后，报公司领导审批。3.变更实施：经批准的工程变更由项目部门组织实施，项目部门应及时将变更情况通知预算部门和财务部门，以便调整预算和资金安排。4.变更结算：工程变更完成后，项目部门应及时办理变更结算手续，提交变更结算资料。结算部门按照本制度规定对变更结算进行审核，审核通过后办理结算支付。（二）工程签证管理1.签证办理：工程施工过程中，因现场实际情况需要办理工程签证的，由项目部门现场管理人员填写《工程签证单》，详细记录签证事项的发生时间、地点、内容、工程量及费用等，并附相关证明材料。签证单经项目部门负责人签字确认后，提交预算部门审核。2.签证审核：预算部门对签证单进行审核，核实签证事项的真实性、合理性和必要性，对签证费用进行估算。签证审核通过后，报公司领导审批。3.签证结算：工程签证完成后，项目部门应及时办理签证结算手续，提交签证结算资料。结算部门按照本制度规定对签证结算进行审核，审核通过后办理结算支付。（三）工程变更与签证的注意事项1.工程变更和签证必须及时办理，确保资料真实、准确、完整，不得事后补办或虚假签证。2.变更和签证的费用应纳入工程项目预算，统一进行控制和管理。3.项目部门应加强对工程变更和签证的现场管理，做好记录和资料收集工作，为结算提供依据。五、结算管理（一）结算资料准备1.施工单位完成工程项目施工后，应在规定时间内提交结算资料，包括工程竣工报告、竣工图纸、工程量清单、工程变更签证单、材料设备采购发票等。2.结算资料应按照公司要求的格式和内容进行整理，确保资料真实、完整、有效。3.项目部门负责对施工单位提交的结算资料进行初审，核实资料的完整性和真实性，并签署初审意见。（二）结算审核流程1.资料接收：结算部门收到项目部门初审后的结算资料后，进行登记和编号。2.资料审查：结算部门对结算资料进行审查，检查资料是否齐全、有效，工程量计算是否准确，单价是否合理，费用组成是否完整等。3.现场核实：对于工程量较大或存在疑问的工程项目，结算部门可组织现场核实，核实工程实际完成情况。4.结算谈判：结算部门与施工单位进行结算谈判，就结算金额、支付方式、结算时间等问题进行协商。谈判过程中，双方应提供充分的证据和理由，确保结算结果公平合理。5.编制结算报告：经过审查和谈判，结算部门编制工程项目结算报告，详细说明工程概况、结算依据、结算金额、增减费用情况等。结算报告经结算部门负责人审核签字后，报公司领导审批。6.结算审批：公司领导对结算报告进行审批，审批通过后，结算报告作为工程结算的最终依据。（三）结算支付管理1.财务部门根据审批后的结算报告，按照合同约定的支付方式和时间办理结算支付手续。2.结算支付前，财务部门应对结算金额进行复核，确保支付金额准确无误。3.对于存在质量问题或其他纠纷的工程项目，在问题解决之前，暂停结算支付。六、预结算档案管理（一）档案内容预结算档案包括工程项目预算文件、工程变更签证资料、结算资料、审计报告等与预结算工作相关的各类文件和资料。（二）档案整理1.预结算档案应按照工程项目进行分类整理，建立档案目录，便于查找和管理。2.档案资料应按照时间顺序排列，确保资料的连贯性和完整性。3.对重要的文件和资料应进行备份，防止丢失或损坏。（三）档案保管1.预结算档案由结算部门负责保管，指定专人负责档案管理工作。2.档案保管应建立专门的档案室或档案柜，确保档案存放安全、整洁。3.档案保管期限按照国家和公司相关规定执行，期满后按照规定进行销毁或存档。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅预结算档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到结算部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自翻阅、涂改、抽取或销毁档案资料。3.查阅人员如需复印或借阅档案资料，应经结算部门负责人同意，并办理相关手续。七、监督与考核（一）监督检查1.审计部门定期对公司预结算工作进行审计监督，检查预结算程序是否合规，资料是否真实、准确、完整。2.公司财务部门对工程项目资金使用情况进行监督，确保资金使用符合预算安排和相关规定。3.各部门应加强对本部门预结算工作的自查自纠，及时发现和解决问题。（二）考核评价1.建立预结算工作考核评价制度，对预算部门、结算部门、项目部门