内部印鉴章管理制度

PAGE内部印鉴章管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部印鉴章的管理，规范印鉴章的使用流程，保障公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的内部印鉴章管理。（三）定义1.内部印鉴章：指公司在经营管理活动中使用的各类印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章等。2.印章使用人：指经公司授权，有权使用印鉴章的公司员工。二、印鉴章的种类及用途（一）公司公章1.用途：代表公司对外行使权力，具有最高的法律效力。用于各类重要文件、合同、协议、证明等的签署。2.适用范围：如公司章程、股东决议、董事会决议、对外投资文件、重大合同签订、营业执照变更等。（二）法定代表人章1.用途：用于特定文件或事项的签署，代表法定代表人的个人意志。2.适用范围：如法定代表人授权书、个人借款合同等。（三）财务专用章1.用途：专门用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动。2.适用范围：如支票、汇票、本票、发票、收据等财务票据的加盖。（四）合同专用章1.用途：用于公司对外签订各类经济合同、业务协议等。2.适用范围：明确规定合同专用章仅用于经济合同的签署，其他文件不得使用。（五）部门章1.用途：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件、通知、报表等的加盖。2.适用范围：仅限于部门内部使用，不得对外出具证明或签署合同等。三、印鉴章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章由公司办公室统一负责刻制。2.部门章由各部门提出申请，经公司分管领导批准后，由办公室统一安排刻制。3.印章刻制必须选择具有合法资质的印章制作单位，并严格按照公安部门的规定进行刻制。（二）启用1.新刻制的印鉴章启用前，必须在公司办公室进行登记备案，填写《印鉴章启用登记表》，注明印章名称、编号、启用日期、使用范围等信息。2.办公室负责将新启用的印鉴章样本留存一份，并分发给相关部门和人员。同时，将印鉴章的启用信息通知公司内部各部门，确保各部门知晓印章的启用情况。四、印鉴章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印鉴章的安全。2.印章保管人员必须具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交予他人保管或使用。（二）保管人员职责1.负责印鉴章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印鉴章，对每一次印章使用情况进行详细登记。3.定期对印鉴章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。（三）保管地点1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章应存放在公司办公室的保险柜内，由专人负责保管。2.部门章由各部门指定专人负责保管，存放于部门内部的保险柜或安全抽屉内。五、印鉴章的使用（一）使用流程1.申请：使用人填写《印鉴章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息，并签字确认。2.审批：根据用印事项的性质和审批权限，提交相关领导进行审批。审批通过后，在申请表上签署意见并签字。3.用印：印章保管人员根据审批后的申请表，在用印文件上加盖相应的印鉴章，并在《印鉴章使用登记表》上记录用印时间、用印文件名称、用印份数、使用人等信息。4.登记：用印完毕后，印章保管人员将申请表和用印文件存档保管，以备查阅。（二）审批权限1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章的使用，必须经公司总经理审批。2.涉及重大事项或金额较大的合同用印，需经董事长审批。3.部门章的使用，由各部门负责人审批。使用要求1.用印文件必须内容真实、合法、有效，符合公司的相关规定和政策。2.用印位置应准确、清晰，不得模糊、重叠或加盖在空白处。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印鉴章。六、印鉴章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印鉴章时，由印章保管人员填写《印鉴章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，并提交公司办公室审核。2.办公室审核通过后，通知相关部门和人员停止使用该印章，并收回印章样本。同时，在公司内部发布印章停用通知，确保各部门知晓。（二）销毁1.对于停用的印鉴章，由办公室统一组织销毁。销毁前，应填写《印鉴章销毁申请表》，注明印章名称、编号、停用日期、销毁原因等信息，并经公司分管领导批准。2.销毁印鉴章时，必须有两名以上人员在场监督，并在《印鉴章销毁登记表》上签字确认。销毁方式可采用粉碎、熔化等方法，确保印章无法恢复使用。3.销毁完毕后，将《印鉴章销毁申请表》和《印鉴章销毁登记表》存档保管，以备查阅。七、监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对印鉴章的管理和使用情况进行定期监督检查。（二）检查内容1.印鉴章的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管地点是否安全、印章存放是否规范等。2.印鉴章的使用情况，包括使用流程是否规范、审批权限是否执行、用印记录是否完整等。3.印鉴章的停用与销毁情况，包括停用申请是否及时、销毁程序是否合规等。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印鉴章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印鉴章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应