金山区采购内部控制制度

PAGE金山区采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强金山区采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率和效益，保障采购活动合法合规、公平公正、公开透明，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于金山区各级行政机关、事业单位、国有企业等组织（以下统称“采购单位”）的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.全面性原则：涵盖采购活动的全过程，包括采购预算编制、采购计划制定、采购方式选择、采购执行、采购验收、采购付款等各个环节，实现全面控制。3.制衡性原则：在采购决策、执行、监督等环节合理设置岗位，明确职责权限，形成相互制约、相互监督的机制，防止权力滥用。4.适应性原则：根据采购单位的实际情况和业务特点，结合外部环境变化，不断完善采购内部控制制度，确保制度的有效性和适应性。5.成本效益原则：在保证采购质量和合规性的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购活动的经济效益。（四）职责分工1.采购单位负责人：对本单位采购内部控制制度的建立健全和有效执行负责，审批重大采购事项，协调解决采购工作中的重大问题。2.采购部门：负责采购活动的具体组织实施，包括编制采购预算和计划、选择采购方式、发布采购信息、组织采购评审、签订采购合同等工作。3.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项、进行财务核算和监督等工作，确保采购资金的安全和合理使用。4.资产管理部门：负责对采购的资产进行验收、登记、保管、维护等工作，确保资产的安全完整和有效使用。5.内部审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况，发现问题及时提出整改建议，并对违规行为进行查处。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购单位应当根据本单位的工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，科学合理地编制采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容，并按照财政部门规定的格式和要求进行编制。3.在编制采购预算时，应当充分考虑市场价格波动因素，合理确定采购项目的预算金额，避免预算编制过高或过低。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应当按照本单位的内部审批程序进行审批。审批通过后的采购预算应当报财政部门备案。2.采购单位应当严格执行经批准的采购预算，不得擅自调整。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序进行审批，并报财政部门备案。（三）预算执行1.采购单位应当按照采购预算和采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购执行过程中，如因市场价格波动等原因导致采购预算不足的，采购单位应当及时向财政部门申请调整预算。未经批准，不得突破采购预算。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购单位应当根据采购预算和工作实际需要，制定年度采购计划。年度采购计划应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购单位应当按照采购项目的轻重缓急和实际需求，合理安排采购时间，确保采购活动有序进行。（二）计划审批1.采购计划编制完成后，应当按照本单位的内部审批程序进行审批。审批通过后的采购计划应当报财政部门备案。2.采购单位应当严格执行经批准的采购计划，不得擅自变更采购项目、采购数量、采购时间等内容。如因特殊情况需要变更采购计划的，应当按照规定的程序进行审批，并报财政部门备案。（三）计划执行1.采购单位应当按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购执行过程中，如发现采购计划与实际情况不符的，采购单位应当及时调整采购计划，并按照规定的程序进行审批和备案。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在财政部门指定的媒体上发布招标公告，并按照规定的程序组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应当与符合资格条件的供应商就采购事项分别进行谈判，并在规定的时间内确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应当在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并按照规定的程序组织采购活动。公示期不得少于五个工作日。公示无异议的，采购人可以与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应当对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（六）采购方式变更1.采购单位应当按照规定的采购方式组织采购活动。如因特殊情况需要变更采购方式的，应当按照规定的程序进行审批，并报财政部门备案。2.采购方式变更应当符合法律法规和相关政策要求，且变更后的采购方式应当更有利于实现采购目标，提高采购效率和效益。五、采购执行管理（一）采购文件编制1.采购单位应当根据采购项目的特点和采购方式，编制详细、准确、完整的采购文件。采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同草案、评标标准、投标文件格式等内容。2.在编制采购文件时，应当充分考虑采购项目的技术要求、质量标准、售后服务等因素，确保采购文件能够准确反映采购单位的需求，为供应商提供明确的采购依据。（二）采购信息发布1.采购单位应当按照规定的媒体和渠道发布采购信息，确保采购信息公开透明。采购信息应当包括采购项目的名称、采购内容、采购方式、采购预算、采购时间、供应商资格条件、采购文件获取方式等内容。2.采购信息发布应当在规定的时间内进行，确保供应商有足够的时间获取采购信息并准备投标文件。（三）供应商选择1.采购单位应当按照采购文件规定的供应商资格条件，对供应商进行资格审查。资格审查应当包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等内容。2.采购单位应当从符合资格条件的供应商中选择供应商参加采购活动。选择供应商应当遵循公平、公正、公开的原则，不得歧视任何供应商。（四）采购评审1.采购单位应当按照采购文件规定的评标标准和方法，组织采购评审活动。采购评审应当包括开标、评标、定标等环节。2.在采购评审过程中，采购单位应当严格遵守评审纪律，确保评审活动公平公正。评审专家应当按照客观、公正、审慎的原则，对投标文件进行评审，并出具评审意见。（五）采购合同签订1.采购单位应当在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.在签订采购合同前，采购单位应当对采购合同草案进行审核，确保采购合同条款合法合规、公平合理。采购合同签订后，应当按照规定的程序进行备案。（六）采购项目验收1.采购单位应当按照采购合同约定的验收标准和方法，组织采购项目验收。验收应当包括货物验收、工程验收、服务验收等内容。2.在采购项目验收过程中，采购单位应当严格按照验收标准进行验收，确保采购项目质量符合要求。验收合格后，采购单位应当出具验收报告。（七）采购付款1.采购单位应当按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。采购付款应当严格按照财务管理制度进行审核和支付。2.在支付采购款项前，采购单位应当对采购项目的验收情况、发票等进行审核，确保采购款项支付合法合规。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购单位应当建立采购风险识别机制，对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险包括但不限于市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、信用风险等。2.在风险识别过程中，采购单位应当充分收集与采购活动相关的信息，包括市场价格波动情况、供应商信誉状况、采购合同履行情况等，以便准确识别风险。（二）风险评估1.采购单位应当对识别出的采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估应当采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行综合评估。2.根据风险评估结果，采购单位应当制定相应的风险应对策略，对高风险事项进行重点关注和管理。（三）风险应对1.采购单位应当针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括但不限于风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.在风险应对过程中，采购单位应当根据风险的等级和影响程度，选择合适的风险应对措施，并确保风险应对措施的有效性和可行性。（四）风险监控1.采购单位应当建立采购风险监控机制，对采购风险的发生情况和应对措施的执行情况进行监控和评估。2.在风险监控过程中，采购单位应当及时发现风险变化情况，并根据风险变化情况调整风险应对措施。同时，采购单位应当定期对采购风险管理工作进行总结和评估，不断完善采购风险管理体系。七、采购监督检查（一）内部监督1.采购单位应当建立健全内部监督机制，加强对采购活动的内部监督检查。内部监督检查应当包括采购预算执行情况、采购计划执行情况、采购方式选择情况、采购评审情况、采购合同签订情况、采购项目验收情况、采购付款情况等内容。2.在内部监督检查过程中，采购单位应当定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，采购单位应当加强对采购人员和相关工作人员的培训和教育，提高其法律意识和业务水平。（二）外部监督1.财政部门应当加强对采购单位采购活动的监督检查，依法对采购单位的采购预算执行情况、采购计划执行情况、采购方式选择情况、采购评审情况、采购合同签订情况、采购项目验收情况、采购付款情况等进行监督检查。2.审计部门应当加