江西合同内部控制制度

PAGE江西合同内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范江西公司/组织（以下简称“本公司”）合同管理流程，加强合同内部控制，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于本公司及其所属各部门、分支机构在经营管理活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.全面性原则：合同内部控制应涵盖合同从签订前的调查、谈判、起草，到签订、履行、变更、终止等全过程，确保各个环节均得到有效控制。3.制衡性原则：合同管理过程中涉及的各部门、各岗位应相互分离、相互制约，形成有效的制衡机制，避免权力过度集中。4.适应性原则：合同内部控制制度应与本公司的经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，并随着外部环境的变化、公司业务的发展和管理要求的提高不断修订和完善。5.成本效益原则：合同内部控制应在保证控制效果的前提下，合理权衡控制成本与预期效益，以适当的控制成本实现最佳的控制效果。二、合同管理组织架构及职责（一）合同管理委员会合同管理委员会是公司合同管理的决策机构，由公司高层管理人员组成，负责审议重大合同事项，协调合同管理中的重大问题。其主要职责包括：1.制定和修订公司合同管理制度；2.审议重大合同的签订、变更、终止等事项；3.协调解决合同管理过程中涉及多个部门的重大问题；4.监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门合同管理部门是公司合同管理的归口管理部门，负责合同管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家法律法规及公司合同管理制度；2.制定合同管理工作流程和规范；3.参与合同的谈判、起草、审核、签订等工作；4.负责合同的登记、归档、保管等工作；5.监督合同的履行情况，协调处理合同纠纷；6.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）合同承办部门合同承办部门是合同的具体执行部门，负责合同的前期调查、谈判、起草、履行等工作，并对合同的真实性、合法性、完整性负责。其主要职责包括：1.负责合同项目信息的收集、整理和分析，开展合同前期调查；2.参与合同的谈判，起草合同文本；3.将合同文本提交合同管理部门审核，并根据审核意见进行修改；4.负责合同的签订、履行、变更、终止等工作，并及时向合同管理部门报告合同履行情况；5.配合合同管理部门处理合同纠纷。（四）合同审批部门合同审批部门根据其职责权限对合同进行审批，确保合同符合公司规定和相关法律法规要求。不同类型和金额的合同，审批部门及审批流程如下：1.一般合同：由合同承办部门负责人初审后，提交合同管理部门审核，再由分管领导审批。2.重大合同：合同承办部门在签订前，应将合同文本提交合同管理部门进行法律审查，并组织相关部门进行可行性研究和风险评估。经合同管理部门审核通过后，报合同管理委员会审议，由公司法定代表人或其授权代表签署。（五）其他相关部门财务部门负责合同的财务审核，对合同涉及的资金收付、成本核算等进行监督；审计部门负责对合同的签订和履行情况进行审计监督；法务部门负责对合同进行法律审查，提供法律咨询和法律服务，处理合同纠纷等。各部门应按照职责分工，密切配合，共同做好合同管理工作。三、合同签订前管理（一）合同项目调查1.合同承办部门在签订合同前，应进行全面的项目调查，收集与合同项目有关的各种信息，包括但不限于对方当事人的主体资格、经营状况、财务状况、商业信誉、履约能力等，以及项目的背景、目的、可行性、市场前景、技术要求、质量标准等。2.调查方式可包括实地考察、查阅资料、咨询专业机构、与对方当事人沟通等。对于重大合同项目，应组织专门的调查组进行调查，并形成调查报告。调查报告应包括调查过程、调查结果、风险评估及应对措施等内容，并由调查人员签字确认。（二）合同谈判1.根据合同项目调查结果，合同承办部门应组织相关人员与对方当事人进行谈判。谈判人员应熟悉合同项目情况，具备良好的沟通能力和谈判技巧，能够准确把握谈判方向和重点，维护公司利益。2.谈判过程中，应明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款，并对可能出现的问题进行充分讨论和协商。谈判达成一致意见后，应形成谈判纪要，由双方谈判人员签字确认。（三）合同起草1.合同承办部门应根据谈判结果起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义性表述。合同文本应包括首部、正文、尾部等部分，其中正文部分应详细约定双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同文本起草完成后，合同承办部门应将其提交合同管理部门进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等方面。合同管理部门应提出审核意见，合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。四、合同审核（一）审核内容1.合法性审核：审核合同是否符合国家法律法规及相关政策的规定，是否存在违法违规条款。2.合规性审核：审核合同是否符合公司的规章制度和业务流程，是否履行了必要的审批程序。3.完整性审核：审核合同条款是否完整，是否涵盖了合同履行过程中可能涉及的各项事项，双方的权利义务是否明确、对等。4.准确性审核：审核合同条款的表述是否准确、清晰，是否存在歧义或模糊不清的地方。5.可行性审核：审核合同是否具备履行的条件和能力，合同约定的各项条款是否切实可行，是否存在无法履行或难以履行的风险。（二）审核流程1.合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门审核。合同管理部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并提出审核意见。2.合同管理部门审核通过后，将合同文本提交相关审批部门进行审批。审批部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审批，并签署审批意见。3.对于审核或审批过程中提出的修改意见，合同承办部门应及时进行修改，并将修改后的合同文本再次提交合同管理部门和审批部门审核、审批，直至审核和审批通过。（三）特殊情况处理1.对于紧急合同，为确保公司业务的正常开展，可适当简化审核流程，但必须经过必要的审批程序，并在合同签订后及时补办审核手续。2.对于重大合同或复杂合同，合同管理部门可组织相关部门和专业人员进行会审，共同研究合同条款，提出审核意见。会审人员应在会审记录上签字确认，并对会审意见负责。五、合同签订（一）签订权限1.公司法定代表人或其授权代表有权代表公司签订合同。未经授权，任何部门和个人不得擅自签订合同。2.授权代表应在授权范围内签订合同，并妥善保管授权委托书。授权委托书应明确授权事项、授权范围、授权期限等内容，并由公司法定代表人签字或盖章。（二）签订程序1.合同经审核和审批通过后，合同承办部门应与对方当事人协商确定合同签订时间、地点等事项。2.签订合同前，双方应仔细核对合同文本，确保合同内容与双方协商一致的结果相符。合同文本应一式多份，双方当事人应在合同上签字或盖章，并加盖骑缝章。3.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门、审计部门等相关部门备案，并按照公司档案管理规定进行归档保管。六、合同履行（一）履行计划制定1.合同签订后，合同承办部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等，并将履行计划报合同管理部门备案。2.履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。在履行过程中，如因客观原因需要调整履行计划，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并说明调整原因和调整后的履行计划。（二）履行跟踪与监控1.合同承办部门应按照履行计划组织实施合同履行工作，并定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行监督检查，重点检查合同履行进度、质量、价款支付、违约责任等方面的情况。对于发现的问题，应及时向合同承办部门提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.财务部门应按照合同约定和公司财务管理制度，及时办理合同款项的收付手续，并对合同款项的支付情况进行审核和监督。对于不符合合同约定或财务制度的款项支付，应及时提出异议并拒绝支付。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.变更协议签订前，应按照合同签订前的管理流程进行调查、谈判、起草、审核、审批等工作。变更协议经审核和审批通过后，方可签订。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，合同承办部门应及时通知对方当事人，并按照合同约定和法律法规的规定办理解除合同的手续。解除合同的通知应采用书面形式，并由双方当事人签字或盖章确认。4.合同变更或解除后，合同承办部门应及时将相关情况报合同管理部门备案，并对合同履行情况进行清理和结算。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同承办部门在合同履行过程中应加强与对方当事人的沟通与协调，及时了解对方的履行情况和需求，积极解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现潜在的纠纷风险，并提出防范措施和建议。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。合同管理部门应会同法务部门、财务部门等相关部门对纠纷情况进行调查了解，分析纠纷原因，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应明确处理目标、处理措施、责任人员、处理时间等内容。2.根据纠纷处理方案，合同承办部门应与对方当事人进行协商解决。协商过程中，应保持冷静、理智，客观公正地分析问题，寻求双方都能接受的解决方案。协商达成一致意见后，应签订书面和解协议。3.如协商无法解决纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并根据合同约定和法律法规的规定，选择合适的纠纷解决方式，如仲裁、诉讼等。在纠纷处理过程中，应积极收集证据，维护公司合法权益。4.合同纠纷处理结束后，合同承办部门应及时将纠纷处理情况报合同管理部门备案，并对纠纷处理结果进行总结分析。对于因合同纠纷给公司造成损失的，应按照公司相关规定追究相关人员的责任。八、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料整理齐全，包括合同谈判纪要、调查报告、审核意见、审批文件、变更协议、解除协议、纠纷处理文件等，并在合同签订后的[X]个工作日内提交合同管理部门。2.合同管理部门应按照档案管理规定，对合同承办部门提交的合同档案进行审核和整理，确保档案资料的完整性、准确性和规范性。（二）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，对合同档案进行分类存放、妥善保管。合同档案应按照合同类别、签订时间、保管期限等进行分类编号，便于查找和管理。2.合同档案的保管期限应根据合同的重要程度、涉及金额、履行期限等因素确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年以上。保管期限届满后，应按照公司档案管理规定进行销毁或继续保管。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等，并经所在部门负责人签字同意后，提交合同管理部门审批。合同管理部门应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审批，并安排专人陪同查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制合同档案资料。2.因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写