基层工会内部采购制度

PAGE基层工会内部采购制度一、总则（一）目的为加强基层工会内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，依据相关法律法规和行业标准，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受工会会员监督。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，保证采购结果公平合理。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构基层工会委员会是采购决策机构，负责审议和批准重大采购事项，包括采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等。（二）采购执行部门设立专门的采购工作小组作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购工作小组应具备相应的专业知识和技能，成员包括但不限于采购人员、财务人员、技术人员等。其职责如下：1.采购人员根据采购需求制定采购计划，明确采购项目、规格、数量、时间等要求。收集供应商信息，建立供应商数据库，对供应商进行资格审查和评估。组织采购谈判，起草采购合同，办理采购合同的签订、履行、变更、终止等手续。协调采购过程中的各项工作，及时解决采购过程中出现的问题。负责采购文件的整理、归档和保管。2.财务人员参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。负责采购资金的核算和支付管理，监督采购资金的使用情况。审核采购合同中的财务条款，确保合同符合财务规定。对采购项目进行财务审计和绩效评价。3.技术人员根据采购项目的技术要求，提供技术支持和咨询。参与供应商技术方案的评审，协助采购人员评估供应商的技术能力。对采购的设备设施、服务项目等进行验收，确保符合技术标准。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购工作小组应根据工会年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案。采购预算应涵盖各类采购项目，明确采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经财务人员审核，确保预算的合理性和准确性。审核通过后，提交基层工会委员会审议批准。3.采购预算一经批准，应严格执行。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。（二）预算执行与控制1.采购工作小组应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购支出，确保采购预算不超支。2.在采购过程中，如遇采购项目变更、价格调整等情况，采购人员应及时向基层工会委员会报告，并按照规定的程序调整采购预算。3.财务人员应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途、预算金额等内容，并提交给采购工作小组。2.采购申请表应经部门负责人签字确认，确保采购申请的真实性和合理性。（二）采购审批1.采购工作小组收到采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购项目是否符合工会工作需要、采购预算是否充足、采购方式是否合理等。2.对于金额较小的采购项目，采购工作小组可授权采购人员直接审批；对于金额较大或重大采购项目，采购申请表应提交基层工会委员会审议批准。（三）采购实施1.制定采购文件：采购人员根据采购审批结果，制定采购文件，包括采购公告、招标文件、询价文件、竞争性谈判文件等。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。2.发布采购信息：采购人员通过工会内部网站、公告栏等渠道发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。3.供应商选择：采购人员对参与采购活动的供应商进行资格审查和评估，选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商作为中标候选人或成交供应商。4.采购谈判：对于采用招标采购以外方式的采购项目，采购人员应与中标候选人或成交供应商进行采购谈判，明确采购合同的各项条款。5.签订采购合同：采购谈判达成一致后，采购人员起草采购合同，经财务人员审核后，提交基层工会委员会审议批准。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购工作小组应组织相关人员进行验收。验收人员应包括采购人员、技术人员、使用部门人员等。2.验收人员应按照采购合同和相关技术标准对采购项目进行验收，填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格、数量、验收标准、验收结果等内容。3.如采购项目验收不合格，采购人员应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、服务等。如协商不成，可按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购项目验收合格后，采购人员应及时办理采购付款手续。采购付款应按照采购合同的约定进行，确保付款金额准确无误。2.财务人员应审核采购付款申请，核对采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款手续齐全、合规。审核通过后，按照规定的程序办理付款业务。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、服务等单项或批量金额达到规定标准以上的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购工作小组应建立供应商选择标准，包括供应商的信誉、资质、产品质量、价格、服务等方面。2.采购人员应通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行资格审查和评估。3.对于新供应商，采购人员应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关资料，并进行实地考察或背景调查。4.采购工作小组应根据供应商选择标准，对供应商进行综合评估，选择合格的供应商纳入供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.采购工作小组应定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.采购人员应收集供应商的相关信息，如采购合同执行情况、产品质量反馈、售后服务记录等，并填写供应商评价表。3.采购工作小组应根据供应商评价表，对供应商进行评分，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.对于评价结果为不合格的供应商，采购工作小组应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，应将其从供应商数据库中删除。（三）供应商激励与淘汰1.采购工作小组应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先采购、增加采购份额、给予价格优惠等。2.对于连续多次评价结果为优秀的供应商，采购工作小组可与其签订长期合作协议，建立战略合作伙伴关系。3.采购工作小组应建立供应商淘汰机制，对不符合要求的供应商及时淘汰，确保供应商队伍的质量。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购工作小组应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、采购质量问题、采购合同纠纷等。2.采购人员应根据风险识别结果，对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同等级和影响程度的风险，采购工作小组应制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理、签订详细的采购合同、建立价格预警机制、加强采购质量控制、完善采购纠纷处理机制等。2.采购人员应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决风险应对过程中存在的问题。八、监督与检查（一）内部监督1.基层工会委员会应加强对采购活动的内部监督，定期对采购工作进行检查和评估，确保采购活动合法合规、公开透明。2.工会经费审查委员会应对采购