镇政府档案工作责任制度

PAGE镇政府档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强镇政府档案工作的规范化、制度化建设，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在行政管理、决策参考、社会服务等方面的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我镇实际情况，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于镇政府各部门、各站所及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范和责任界定。（三）基本原则1.集中统一管理原则镇政府档案工作实行集中统一管理，由镇综合档案室负责全镇档案的集中收集、整理、保管和利用，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实完整原则各部门、各站所应确保档案内容真实、准确、完整，如实反映工作活动和历史面貌，防止和杜绝虚假、残缺档案的产生。3.科学规范原则遵循档案管理的科学规律和方法，采用先进的技术手段和管理模式，对档案进行分类、整理、编目、存储和检索，提高档案管理的效率和质量。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息的泄露和非法利用。二、档案工作职责（一）镇综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定全镇档案工作规章制度并组织实施。2.负责全镇各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管和统计镇政府各部门、各站所形成的档案资料，确保档案的齐全完整。3.对全镇档案工作进行业务指导和监督检查，定期组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务素质和工作水平。4.开展档案信息资源的开发利用工作，编制档案检索工具，提供档案查阅、借阅服务，为镇政府各项工作和社会利用提供档案支持。5.推进档案信息化建设，运用现代信息技术手段，对档案进行数字化处理、存储和管理，建立档案信息数据库，实现档案信息资源共享。6.负责档案库房的管理，做好档案的安全防护工作，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案实体安全。7.参与镇政府重大活动、重要项目的档案管理工作，对项目档案进行全程跟踪指导，确保项目档案的规范整理和有效归档。（二）各部门、各站所职责1.建立健全本部门、本站所的档案工作管理制度，明确专人负责档案工作，确保档案工作有序开展。2.负责收集、整理、保管本部门、本站所工作活动中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行分类、组卷、编目，定期向镇综合档案室移交。3.积极配合镇综合档案室的业务指导和监督检查工作，及时整改存在的问题，提高本部门、本站所档案管理水平。4.严格遵守档案借阅、利用制度，按照规定程序办理档案查阅、借阅手续，确保档案的安全和保密。5.加强对本部门、本站所工作人员的档案意识教育，提高全员对档案工作重要性的认识，自觉做好文件材料的收集和归档工作。（三）档案工作人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，遵守档案工作纪律和职业道德规范。2.负责本部门、本站所档案的日常收集、整理、保管和利用工作，确保档案资料的完整、准确和安全。3.积极参加镇综合档案室组织的档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力，熟练掌握档案管理的基本知识和技能。4.按照档案管理要求，对本部门、本站所形成的文件材料进行分类、编号、装订、编目等整理工作，编制档案检索工具，便于档案的查阅和利用。5.严格执行档案借阅、利用制度，做好档案查阅、借阅登记工作，及时催还借阅档案，防止档案丢失或损坏。6.负责档案库房的日常管理，定期对档案进行清查盘点，做好档案的安全防护工作，发现问题及时报告并采取措施解决。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本镇工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.镇政府制定的各类政策文件、工作计划、工作总结、会议纪要、统计报表等。3.镇政府各部门、各站所开展业务工作形成的文件材料，包括请示、报告、批复、合同、协议、调查研究报告、项目资料等。4.镇政府组织的各类会议、活动形成的文件材料，如会议通知、议程、讲话材料、会议记录、照片、音像资料等。5.镇政府领导参加各类公务活动形成的文件材料，如讲话稿、调研报告、批示等。6.镇域内重要事件、突发事件形成的文件材料，包括事件报告、处理方案、相关照片、音像资料等。7.镇政府与其他单位签订的合作协议、合同等文件材料。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各站所应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。4.各部门、各站所应定期将收集的文件材料移交至镇综合档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范和标准，便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照档案的来源和内容，分为党群工作、行政管理、经济发展、社会事务、农业农村、村镇建设、民生保障等类别。2.组卷将同一事由、同一时间、同一来源的文件材料组成一卷或若干卷，卷内文件应按照一定顺序排列。3.编号对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。4.编目编制卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等项目，以便于查阅和利用。四、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等功能。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合档案保管要求，便于档案的存放和管理。3.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案库房的安全和环境适宜。4.建立库房管理制度，定期对库房进行检查和清洁，做好温湿度记录，及时处理发现的问题。（二）档案存储1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应选择安全可靠的存储设备，并定期进行检查和更新。3.对于重要的、珍贵的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案安全防护1.加强档案工作人员的安全意识教育，提高安全防范能力。2.严格执行档案库房的出入制度，非档案工作人员未经批准不得进入库房。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。4.对档案信息进行安全保密管理，严格控制档案的查阅、借阅范围，防止档案信息的泄露。五、档案利用（一）利用范围1.镇政府各部门、各站所因工作需要查阅档案。2.镇政府领导及工作人员因决策参考、工作指导等需要查阅档案。3.司法机关、社会组织及公民因合法权益需要查阅相关档案。（二）利用方式1.查阅查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经相关负责人批准后，到镇综合档案室查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅借阅档案应填写档案借阅申请表，经相关负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造或擅自复制档案，按时归还档案。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、查阅人、借阅人等信息进行详细记录，确保档案利用情况可追溯。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则依据国家有关档案鉴定的规定，结合我镇实际情况，对档案进行科学鉴定，确保鉴定结果准确、客观。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由镇综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其保存价值。2.参考国家和地方有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。3.对保管期满且无保存价值的档案，填写档案销毁清单，报经镇政府领导批准后进行销毁。（四）销毁程序1.档案销毁工作应在指定地点进行，由档案鉴定工作小组指定专人负责监销。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复，如焚烧、粉碎等。3.销毁完成后，监销人应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁情况报告镇政府备案。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理的效率和服务水平，为镇政府各项工作提供便捷的档案信息支持。（二）建设内容1.建立档案信息数据库，将各类档案进行数字化处理，录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。2.开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等业务流程的信息化管理。3.配备必要的计算机设备、网络设备和软件系统，保障档案信息化建设的硬件和软件环境。（三）数据管理1.加强档案数据的质量管理，确保录入数据的准确性、完整性和规范性。2.定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。设立数据恢复机制，确保在数据出现问题时能够及时恢复。3.严格控制档案数据的访问权限，防止数据泄露和非法修改。八、监督与考核（一）监督检查1.镇综合档案室定期对各部门、各站所的档案工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等工作情况。2.对发现的问题及时下达整改通知书，要求相关部门、站所限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立档案工作考核评价制度，