机关档案工作责任制度

PAGE机关档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强机关档案工作管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在机关各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及行业标准，结合本机关实际情况，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范和责任界定。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则机关档案工作实行统一领导，由办公室负责统筹协调，各部门按照职责分工，分级负责本部门档案工作的具体实施。2.完整准确原则确保档案内容真实、全面，反映机关工作的全过程，数据准确无误，载体质量可靠。3.安全保密原则采取有效措施保障档案实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便机关工作人员和社会各界依法利用档案。二、档案工作职责（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案工作规章制度并组织实施。2.负责对机关各部门档案工作进行监督、指导和检查，定期组织档案工作培训和考核。3.集中统一管理机关各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立健全档案信息管理系统。5.组织开展档案宣传和档案文化建设活动，提高机关工作人员的档案意识。6.负责与上级档案行政管理部门和同级国家综合档案馆的业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料齐全、完整、准确。2.按照档案管理要求，定期将本部门办理完毕的文件材料移交办公室归档。3.配合办公室做好档案的整理、鉴定、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.负责本部门档案的安全保管，指定专人负责档案管理，防止档案丢失、损坏和泄密。5.积极开展本部门档案的编研工作，为机关工作提供参考依据。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案工作纪律和职业道德，具备相应的档案专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、上架、保管等，确保档案管理工作规范有序。3.严格执行档案借阅、利用制度，做好档案借阅登记和归还工作，保证档案的安全和完整。4.负责档案信息化录入工作，确保档案信息准确、及时、完整。5.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决。6.积极参与档案编研工作，为档案利用提供便利条件。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.机关在履行职能活动中形成的各种门类和载体的文件材料，包括但不限于：上级机关下发的与本机关工作相关的文件、指示、通知等。本机关形成的各类公文、会议文件、工作计划、总结、统计报表、合同协议、调研材料、人事档案等。下级机关报送的重要文件、请示、报告等。机关与其他单位签订的合作协议、往来信函等。反映机关工作活动的照片、录音、录像、电子文件等。2.机关工作人员在工作中形成的具有保存价值的个人业务资料、工作笔记等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性和原始性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并按照相关规定进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表。装订成册，填写案卷封面，编制案卷目录。2.科技档案整理按照项目、专业进行分类，如科研项目档案、基本建设项目档案等。对每个项目的文件材料进行编号、编目，建立项目档案目录。绘制项目竣工图，整理项目文件资料，装订成册。3.会计档案整理按照会计年度、保管期限进行分类，如会计凭证、会计账簿、财务报告等。对会计档案进行编号、编目，填写会计档案目录。装订成册，填写会计档案封面。4.电子档案整理按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储。建立电子文件索引目录，确保电子文件的准确检索。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案的鉴定与保管（一）鉴定工作1.成立档案鉴定小组，由办公室负责人、档案工作人员及相关业务部门人员组成。2.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。3.鉴定工作应严格按照相关规定和标准进行，形成鉴定报告，经机关负责人批准后实施。4.对确定销毁的档案，应编制销毁清册，经批准后进行销毁，并在销毁清册上签字确认。（二）保管期限划分1.文书档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。永久保管的档案主要包括：本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的档案：其他反映本机关一般工作活动的文件材料，保管期限为30年；本机关一般事务性文件材料，保管期限为10年。2.科技档案保管期限根据项目性质和实际需要确定，一般分为长期、短期。3.会计档案保管期限按照《会计档案管理办法》执行。（三）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，并定期进行检查和维护。3.对不同载体的档案应分别存放，采取相应的保护措施，确保档案安全。4.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录。5.定期对档案进行清查盘点，做到账实相符，发现问题及时处理。五、档案的利用与统计（一）利用制度1.建立档案借阅登记制度，凡因工作需要查阅档案的人员，应填写借阅申请表，注明查阅目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案部门办理借阅手续。2.档案工作人员应根据借阅申请表，严格审查借阅资格，对符合条件的予以借阅，并在借阅登记薄上详细记录借阅时间、借阅人、档案名称、归还时间等信息。3.借阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出机关或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案部门负责人批准。4.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。5.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案，档案工作人员应认真核对档案数量和完整性，无误后办理归还手续。6.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案的利用，应严格按照保密规定执行，履行审批手续，确保档案信息安全。（二）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案工作人员应定期填写档案统计报表，包括档案数量统计、利用情况统计等，并按时报送办公室。3.办公室应根据档案统计报表，对档案工作情况进行分析总结，为档案管理决策提供依据。4.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案工作效率和服务质量，为机关工作提供便捷、高效的档案信息支持。3.确保档案信息安全，防止档案信息泄露和丢失。（二）数字化流程1.档案扫描按照档案整理要求，对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。扫描分辨率应符合相关标准，一般不低于200dpi。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏、去黑边等处理，提高图像质量。对图像进行命名和分类，确保图像与纸质档案一一对应。3.数据挂接将处理后的图像数据与档案目录数据库进行挂接，建立电子档案与纸质档案的关联。对电子档案进行著录标引，确保电子档案信息准确、完整，便于检索利用。4.存储管理将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。建立电子档案存储管理系统，对电子档案的存储位置、存储时间、备份情况等进行详细记录。（三）信息安全保障1.建立档案信息化安全管理制度，明确安全责任，加强对档案信息系统的安全防护。2.采取防火墙、入侵检测、加密技术等安全措施，防止网络攻击和数据泄露。3.对档案信息系统的用户进行权限管理，严格控制用户对档案信息的访问权限。4.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患。5.加强对档案工作人员的安全培训，提高安全意识和操作技能。七、监督与考核（一）监督检查1.办公室定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等工作的落实情况。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。3.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求