单位档案工作责任制度

PAGE单位档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强单位档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为单位各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案工作的法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范和责任界定。（三）基本原则1.集中统一管理原则单位档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法管理原则严格遵守国家有关档案工作的法律法规，依法开展档案管理工作。3.高效利用原则充分发挥档案的作用，提高档案利用效率，为单位各项工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案工作规章制度和业务规范。2.负责单位档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门档案工作。3.集中管理单位各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.开展档案信息化建设，推进档案管理现代化，提高档案管理效率和服务水平。5.组织档案业务培训和宣传教育，提高员工的档案意识和业务能力。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交应归档的文件材料。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供档案利用所需的相关信息。4.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案工作纪律，具备专业知识和技能。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等具体工作，确保档案的安全和完整。3.积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供优质服务，及时、准确地提供所需档案。4.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。5.定期对档案进行清查核对，发现问题及时处理，并向上级报告。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.各部门在工作活动中应形成真实、完整、准确的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等各种载体形式。2.文件材料的形成应符合国家有关法律法规和行业标准，遵循文件形成规律和特点，确保文件内容的合法性、规范性和有效性。（二）文件材料的收集范围1.反映本单位职能活动和历史面貌的文件材料，如工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。2.本单位在各项业务活动中形成的文件材料，如合同协议、业务文件、技术资料、财务凭证等。3.本单位机构设立、变更、撤销等过程中形成的文件材料，如机构批复、人员任免文件等。4.本单位资产产权、科研成果、荣誉奖励等方面的文件材料。5.其他与本单位有关的具有保存价值的文件材料。（三）文件材料的收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并做好备份存储。4.收集的文件材料应按照分类方案进行初步整理，便于后续的归档工作。四、档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理效率。（二）整理方法1.分类根据本单位档案的形成特点和管理需要，采用年度机构（问题）保管期限的分类方法进行分类。年度分类：将档案按形成年度进行划分。机构（问题）分类：按单位内部机构或问题进行分类。保管期限分类：根据档案的保存价值，分为永久、定期（[X]年、[X]年等）。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应科学、规范、便于记忆和查询。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和排列顺序，便于查找和利用。4.装订对纸质档案进行装订，确保文件整齐、牢固，便于保管和查阅。（三）整理要求1.整理工作应在文件材料收集齐全的基础上进行，确保整理后的档案完整、准确、系统。2.整理过程中应严格按照分类方案和整理方法进行操作，不得随意打乱或混淆档案的分类和排列顺序。3.整理后的档案应达到规范化、标准化要求，符合国家有关档案整理的规范和标准。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准范围。（二）档案装具1.选用符合档案保管要求的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放安全、有序。2.对档案装具应进行编号管理，便于查找和统计档案数量。（三）档案保管措施1.建立档案保管制度，明确档案保管人员的职责和工作流程。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、存放位置正确、档案实体安全。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.加强对电子档案的保管，定期进行备份存储，防止数据丢失。（四）档案安全管理1.制定档案安全应急预案，明确档案安全事故的应急处置措施。2.加强对档案库房的安全保卫工作，配备必要的安全监控设备，确保档案库房安全。3.档案管理人员应严格遵守档案安全管理制度，保守档案机密，防止档案信息泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本单位实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面的历史观点，从维护单位历史真实面貌和长远利益出发，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。3.结合国家有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应注明档案的题名、年度、保管期限、数量等内容，并经档案鉴定工作小组审核签字。3.档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理部门会同有关部门共同监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.对已销毁档案的相关信息应进行记录和留存，以备查询。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规开展档案利用工作，保障单位和个人的合法权益。2.遵循保密原则，严格控制档案的查阅范围，确保档案信息安全。3.提高档案利用效率，为单位各项工作提供及时、有效的服务。（二）利用方式1.查阅：单位内部人员因工作需要可查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、用途等。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.利用档案过程中如需摘录、引用档案内容，应经档案管理部门审核同意。3.档案利用结束后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。（四）档案开放与公布1.按照国家有关规定，对符合开放条件的档案，应及时向社会开放，提供利用。2.档案的公布应严格按照法定程序进行，确保档案信息的真实性和合法性。八、档案信息化建设（一）建设目标建立覆盖本单位的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设开发或选用适合本单位的档案管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等全过程的信息化管理。3.网络建设建立档案管理局域网，实现档案信息的内部共享和传输。（三）数据管理1.加强对电子档案数据的管理，确保数据的准确性、完整性和安全性。2.定期对电子档案数据进行备份存储，备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.建立电子档案数据的访问权限管理制度，严格控制数据的访问范围。（四）安全保障1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化系统的安全防护。2.采用防火墙、入侵检测、加密技术等手段，防止网络攻击和数据泄露。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案的形成、收集、整理、保管、利用等情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改