明确外包管理责任制度

PAGE明确外包管理责任制度一、总则（一）目的本制度旨在明确公司外包业务管理过程中的各方责任，规范外包活动，确保外包业务的顺利开展，保障公司利益，维护公司正常运营秩序，依据相关法律法规及行业标准制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及外包业务的活动，包括但不限于信息技术外包（ITO）、业务流程外包（BPO）、知识流程外包（KPO）等各类外包形式。（三）基本原则1.合法合规原则外包业务的开展必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准和规范，确保各项活动合法合规进行。2.风险可控原则对外包业务进行全面风险评估，采取有效措施进行风险防控，确保外包业务风险处于可控范围之内，不影响公司整体运营安全。3.责任明确原则清晰界定公司内部各部门以及外包商在业务过程中的责任和义务，避免职责不清导致的管理混乱和问题推诿。4.监督评估原则建立健全外包业务监督评估机制，定期对外包业务进行检查和评估，及时发现并解决问题，持续改进外包业务管理水平。二、外包业务管理职责分工（一）外包管理部门职责1.负责制定和完善外包业务管理制度、流程和标准，确保外包业务管理工作有章可循。2.对外包业务进行整体规划和统筹协调，根据公司战略目标和业务需求，合理确定外包业务范围和规模。3.牵头组织外包商的选择、评估、准入和退出管理工作，建立外包商信息库，定期对外包商进行综合评价。4.负责与外包商签订外包合同，明确双方权利义务、服务内容、质量标准、价格条款、保密条款、违约责任等关键事项，并对合同执行情况进行跟踪和监督。5.协调公司内部各部门与外包商之间的工作关系，及时解决外包业务过程中出现的问题和纠纷。6.定期收集、分析和总结外包业务管理工作情况，向上级领导汇报，并提出改进建议和措施。（二）需求部门职责1.根据业务需求提出外包业务申请，详细说明外包业务的具体内容、目标、要求、时间节点等信息。2.参与外包商的选择和评估工作，提供专业意见和建议，协助外包管理部门确定合适的外包商。3.负责与外包商沟通协调具体业务需求，明确业务规则和流程，确保外包商准确理解并按照要求开展工作。4.对外包业务的执行情况进行日常监督和检查，及时反馈问题和意见，协助外包管理部门做好外包业务管理工作。5.配合外包管理部门进行外包业务验收工作，提供验收所需的相关资料和数据，参与验收评估。（三）财务部门职责1.参与外包业务预算编制工作，提供财务专业意见，协助确定合理的外包费用预算。2.负责审核外包业务费用支出，按照合同约定及时支付外包款项，确保资金支付合规、准确。3.对外包业务成本进行核算和分析，监控外包业务成本变动情况，为公司决策提供财务数据支持。4.协助审计部门对外包业务财务收支情况进行审计监督。（四）审计部门职责1.定期对外包业务进行审计监督，检查外包业务活动是否符合公司制度、流程和相关法律法规要求。2.审查外包合同的签订、执行和变更情况，评估合同风险和合规性，防范合同漏洞和法律风险。3.对发现的外包业务管理问题提出整改意见和建议，督促相关部门及时整改，并跟踪整改落实情况。4.协助处理外包业务过程中的违规违纪行为，配合相关部门进行调查和处理。（五）法务部门职责1.参与外包合同的起草、审核和修订工作，从法律角度审查合同条款的合法性、完整性和风险防范措施，确保合同符合法律法规要求，维护公司合法权益。2.为外包业务管理提供法律咨询和支持，解答业务过程中的法律问题，协助处理可能出现的法律纠纷和诉讼案件。3.关注法律法规和政策变化，及时调整外包业务管理相关制度和流程，确保公司外包业务活动始终处于合法合规状态。三、外包商选择与管理（一）外包商选择1.需求分析与规划需求部门根据业务发展需要，对外包业务进行详细的需求分析，明确业务目标、服务内容、质量标准、时间要求等关键要素，并制定外包业务规划。2.供应商搜索与筛选外包管理部门通过多种渠道收集潜在外包商信息，建立供应商信息库。根据业务需求和外包商评估标准，对潜在外包商进行初步筛选，确定入围的候选外包商名单。3.尽职调查与评估组织相关部门对候选外包商进行尽职调查，包括企业基本情况、经营业绩、财务状况、技术实力、服务能力、信誉口碑、合规记录等方面。同时，对外包商的项目经验、团队能力、服务方案等进行综合评估，形成评估报告。4.合同谈判与签订根据评估结果，选择综合实力较强、信誉良好的外包商进行合同谈判。外包管理部门牵头组织法务、财务等相关部门与外包商就合同条款进行详细谈判，明确双方权利义务、服务内容、质量标准、价格条款、保密条款、违约责任等关键事项。合同经公司内部审批通过后，由授权代表与外包商签订正式合同。（二）外包商准入1.外包商应具备合法经营资质，提供有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件，并确保证件在有效期内。2.具备与外包业务相匹配的专业技术能力和服务水平，拥有相应的技术人员、设备设施和服务团队，能够满足公司业务需求。3.具有良好的信誉和商业道德，近三年内无重大违法违规记录和不良信用记录，在行业内具有较高的口碑和声誉。4.建立健全质量管理体系、安全管理体系和保密管理制度，能够有效保障外包业务的质量、安全和信息安全。5.同意遵守公司外包业务管理相关制度和流程，接受公司的监督和管理，按照合同约定履行义务。（三）外包商日常管理1.沟通协调建立定期沟通机制，外包管理部门、需求部门与外包商保持密切沟通，及时了解业务进展情况，协调解决工作中出现的问题。定期召开沟通会议，对外包业务进行阶段性总结和分析，明确下一阶段工作重点和要求。2.监督检查外包管理部门和需求部门定期对外包业务执行情况进行监督检查，检查内容包括服务质量、工作进度、人员配备、安全管理、保密措施等方面。发现问题及时要求外包商整改，并跟踪整改落实情况。3.培训与指导根据外包业务需求和外包商实际情况，必要时组织对外包商相关人员进行培训和指导，提高其业务能力和服务水平，确保外包业务顺利开展。4.考核评价建立外包商考核评价机制，定期对外包商的服务质量、工作效率、合同履行情况、客户满意度等方面进行考核评价。考核评价结果作为外包商后续合作、费用结算、续签合同等的重要依据。（四）外包商退出管理1.当外包商出现以下情况之一时，公司有权终止合同，要求外包商退出外包业务：严重违反合同约定，未能按照合同要求提供服务，经多次整改仍无法达到质量标准的。出现重大安全事故、泄密事件或其他违法违规行为，给公司造成重大损失的。经营状况恶化，无法继续履行合同义务，影响公司外包业务正常开展的。考核评价结果连续多次不达标，且无明显改进迹象的。2.外包商退出时，应按照合同约定完成相关工作交接，清理资产，归还公司提供的设备、资料等物品，并配合公司进行审计和结算工作。3.对外包商退出原因进行分析总结，评估对公司业务的影响，采取相应措施进行改进和防范，避免类似问题再次发生。四、外包业务合同管理（一）合同签订1.外包管理部门负责起草外包业务合同文本，合同内容应符合法律法规要求，明确双方权利义务、服务内容、质量标准、价格条款、保密条款、违约责任等关键事项。2.合同文本起草完成后应提交法务部门进行法律审核，确保合同条款合法合规、风险可控。法务部门审核通过后，提交公司内部相关部门进行会签，会签通过后报公司领导审批。3.经公司领导审批同意后，由授权代表与外包商签订正式合同。合同签订过程应严格按照公司合同管理流程进行，确保合同签订程序合法、规范。（二）合同执行1.合同签订后，外包管理部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、审计部门等相关部门，确保各部门了解合同主要内容和各自职责。2.需求部门负责按照合同约定与外包商沟通协调具体业务需求，明确业务规则和流程，跟踪外包业务执行情况，及时反馈问题和意见。3.财务部门按照合同约定审核外包业务费用支出，及时支付外包款项，并对外包业务成本进行核算和分析。4.审计部门定期对外包业务合同执行情况进行审计监督，检查合同条款执行情况，防范合同风险。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因业务需求变化、法律法规调整、不可抗力等原因需要变更合同条款的，应由需求部门提出合同变更申请，详细说明变更原因、变更内容及对业务的影响。2.外包管理部门对变更申请进行审核，组织相关部门进行评估，如涉及法律条款变更的，提交法务部门进行法律审核。审核通过后，报公司领导审批。3.经公司领导审批同意后，由授权代表与外包商就变更事项进行协商，签订合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）合同终止与结算1.合同期满或因其他原因提前终止合同的应按照合同约定办理终止手续。外包商应在合同终止前完成相关工作交接，清理资产，归还公司提供的设备、资料等物品。2.财务部门负责对外包业务进行费用结算，根据合同约定和实际完成工作量，审核外包商提交的费用结算申请，确保费用结算准确、合规。3.审计部门对合同终止及费用结算情况进行审计监督，检查结算过程是否符合公司制度和合同约定，防范结算风险。五、外包业务风险管理（一）风险识别与评估1.建立外包业务风险识别机制，定期对外包业务进行风险排查，识别可能存在的风险因素，包括但不限于质量风险、安全风险、法律风险、财务风险、信息安全风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对外包业务风险进行评估，确定风险等级和影响程度。对于高风险事项，应制定专项应对措施，重点监控和防范。（二）风险应对措施1.质量风险应对在合同中明确质量标准和验收条款，加强对外包业务过程的质量监督检查，定期对外包商服务质量进行考核评价，要求外包商建立质量管理体系，确保服务质量符合要求。2.安全风险应对要求外包商建立安全管理制度，加强人员安全培训，配备必要的安全设施和防护设备，定期进行安全检查和隐患排查，确保外包业务活动安全无事故。3.法律风险应对加强合同管理，确保合同条款合法合规，定期进行法律培训，提高员工法律意识，聘请专业法律顾问，及时解答法律问题，处理法律纠纷，防范法律风险。4.财务风险应对合理编制外包业务预算，严格审核费用支出，监控成本变动情况，加强对外包商财务状况跟踪，防范财务风险。5.信息安全风险应对在合同中明确保密条款，要求外包商采取信息安全防护措施，对涉及公司机密信息的人员进行背景审查和保密培训，定期进行信息安全检查和评估，确保公司信息安全。（三）风险监控与预警1.建立外包业务风险监控机制，定期收集、分析和评估风险状况，及时发现风险变化趋势。2.设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施，防范风险扩大。六、外包业务保密管理（一）保密责任界定1.公司各部门及员工在参与外包业务过程中，对涉及公司的商业秘密、技术秘密、客户信息等负有保密义务。2.外包商及其工作人员在履行外包业务过程中，接触到公司保密信息的，应严格遵守保密协议约定，承担保密责任。（二）保密措施要求1.公司应建立健全保密制度，明确保密范围、保密措施、保密责任等内容，并加强对员工的保密培训和教育，提高员工保密意识。2.外包商应制定保密管理制度，采取物理隔离、网络安全防护、数据加密、人员管理等措施，确保公司保密信息安全。3.在与外包商签订的合同中应明确保密条款，约定保密信息范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容，对外包商保密义务进行明确约束。（三）保密