浙江哈尔斯真空器皿股份有限公司外商接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1外商接待背景...............................................................................................................1

1.1我方公司双语简介.............................................................................................1

1.2外方公司双语简介.............................................................................................2

1.3外商接待目的.....................................................................................................2

1.4接待时间.............................................................................................................3

2外商接待前期准备工作...............................................................................................3

2.1客户邀请.............................................................................................................3

2.2来宾确认.............................................................................................................3

2.3接待人员安排.....................................................................................................4

2.4接待行程安排.....................................................................................................5

2.5酒店预订.............................................................................................................6

2.6餐厅预定.............................................................................................................7

2.7产品双语宣传册设计.........................................................................................8

2.8经费预算.............................................................................................................8

3外商接待实施................................................................................................................9

3.1机场接机.............................................................................................................9

3.2酒店入住...........................................................................................................10

3.3欢迎宴请...........................................................................................................11

3.4参观公司...........................................................................................................11

3.5参观工厂...........................................................................................................12

3.6商务洽谈...........................................................................................................12

3.7观光游览...........................................................................................................13

3.8送机安排...........................................................................................................14

4外商接待后期工作.....................................................................................................15

4.1接待总结...........................................................................................................15

4.2客户跟进...........................................................................................................16

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参考资料.........................................................................................................................17

附件：产品双语宣传册样图.........................................................................................18

II

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浙江哈尔斯真空器皿股份有限公司

外商接待方案设计

1外商接待背景

随着中国加入世界贸易组织以来，我国企业与外国企业之间的合作关系越

来越紧密。通过详细了解客户的需求、对公司产品的兴趣，提供给客户满意、

令人舒适的接待来促进双方交流与合作，建立长久且良好的贸易关系，达到互

利互赢，共同帮助。不断扩大和海外市场规模的合作，以进一步满足不同领域

专业买卖双方的需求。2023年12月，我公司市场部经理在CBME孕婴童展会

上了解到膳魔师家庭制品有限公司对我方公司产品有着极大的兴趣，借本次商

务接待，使外商公司更进一步的了解我们的产品，促进双方公司的合作需求。

1.1我方公司双语简介

浙江哈尔斯真空器皿股份有限公司最早创立于1985年，1996年正式成立。

总部坐落于浙江永康，是一家杯壶行业品牌运营和制造商。公司主要研发、设

计、生产和销售涵盖不锈钢、钛、玻璃、塑料、铝等多种材质的杯壶产品，倡

导智能化、轻量化、健康化的饮水方式。

ZhejiangHalsVacuumWareCo.,Ltd.wasfirstestablishedin1985and

formallyestablishedin1996.HeadquarteredinYongkang,ZhejiangProvince,isa

cupandkettleindustrybrandoperationsandmanufacturers.Thecompanymainly

researches,designs,producesandsellscupsandpotsofstainlesssteel,titanium,

glass,plastic,aluminumandothermaterials,andadvocatesintelligent,lightweight

andhealthydrinkingmethods.

图1-1浙江哈尔斯真空器皿股份有限公司商标

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1.2外方公司双语简介

膳魔师家庭制品有限公司ThermosHousewaresCoLtd(简称TCC)于1904年

在德国创立，主要生产销售高真空不锈钢保温杯为保温瓶、保温壶、保温罐、

高真空节能焖烧锅等高质量保温系列产品。秉持着节省省源、省时方便、安全

性高、美观耐用更符合现代环保的概念。

ThermosHousewaresCoLtd(TCC)foundedin1904inGermany,themain

productionandsalesofhighvacuumstainlesssteelthermosforvacuumbottles,

thermospot,thermospot,highvacuumenergy-savingbraisingpotandotherhigh

qualityinsulationproducts.Adheringtotheconceptofsavingresources,savingtime

andconvenience,highsecurity,beautifulanddurable,moreinlinewithmodern

environmentalprotection.

图1-2膳魔师家庭制品有限公司商标

1.3外商接待目的

为拓展哈尔斯品牌在国外的市场销售份额和提高品牌的影响力和知名度，

经了解到膳魔师家庭制品有限公司对我方公司产品有着极大的兴趣，借本次商

务接待，使外商公司更加进一步的了解我们的产品，促成双方公司的合作需求

并建立友好深厚的合作伙伴。

（1）合作前企业参观考察。通过接待，展示企业的运营、产品或服务，为

潜在的合作做准备。

（2）通过接待加深信任。通过交流和互动，增强与外商的信任和合作关系。

（3）谈判以达成预期合作。在接待过程中进行商务谈判，旨在达成双方都

满意的合作协议。

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1.4接待时间

接待时间：2024年10月10日——2024年10月13日

2外商接待前期准备工作

2.1客户邀请

负责人：何泽宇

时间：2024年9月1日-7日

工作内容：为表达对来访公司的热烈欢迎，以及对本次接待工作的重视程

度，我们将一份正式精美的邀请函发送给外宾，让对方对我们公司的产品有进

一步的了解。邀请函如图下：

图2-1客户邀请函样图

2.2来宾确认

负责人：江文弋

时间：2024年9月20日前

工作内容：通过与来访公司的电话联系，确定来访人员信息。经确认，来

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访人员名单如下：

表2-1外宾来访名单

姓名Name性别Gender职位Position年龄Age

贝克埃里克男公司经理

45

BakerEricMaleCompanyManager

布尔约翰男市场经理

36

BullJohnMaleMarketingManager

布朗米娅女秘书

32

BrownMiaFemaleSecretary

怀特艾拉女翻译员

29

WhiteEllaFemaleInterpreter

2.3接待人员安排

负责人：陶文绮

时间：2024年9月24日-29日

工作内容：为树立公司良好形象和专业性，本着“热情礼貌、服务周到、

对口接待、严格标准统一管理”的原则和对此次合作的重视，经确认以下为我

方接待人员工作安排表：

表2-2外商接待人员安排表

安排环节工作人员具体工作安排

设计登机牌，买束花，提前在接机口

机场接机王薇薇、何泽宇、王海等待，迎接外宾的到来；带领外宾去

提前预定的酒店休息

根据外宾的人数和要求提早预定好

酒店入住何泽宇房间；客户抵达酒店之后帮忙办理酒

店入住手续

秘书提前选好晚宴时间和地点，预定

欢迎宴请何泽宇、丁旭、艾柯

好包厢，根据客户用餐需求与喜好来

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点单

确定合适的接待人员；了解需求和关

参观公司王薇薇、何泽宇

注点，制定相应讲解计划；

提前做好卫生清洁工作；对样品进行

参观工厂王薇薇、艾柯、许思哲

讲解和答疑解惑

提前15分钟准备好相关资料和会议

商务洽谈王薇薇、丁旭、何泽宇

流程，推动会议的顺利实施

观光游览王薇薇、何泽宇规划好旅行路线观察天气状况

备好合适的礼品，并安排车辆一同前

送机安排王薇薇、何泽宇、王海

往机场与客户道别

2.4接待行程安排

负责人：伊一

时间：2024年9月25日前

工作内容：为了使客户更好的了解我们公司，做好此次接待行程的具体工

作，设计合理的行程安排，行程安排表（双语版）如下：

表2-3接待日程安排表

日期时间内容地点

DateTimeContentAddress

杭州萧山国际机场

下午14:00-15:00接机

HangzhouXiaoshan

14:00-15:00P.M.AirportPickup

InternationalAirport

杭州柏悦酒店

2024年10月10日下午16:00-17:00酒店入住

HangzhouBaiyue

October10,202416:00-17:00P.M.Check-in

Hotel

商务宴请宴江南餐厅

下午17:30-20:00

BusinessFeastJiangnan

17:30-20:00P.M.

banquetRestaurant

2024年10月11日上午10:00-11:00公司

公司参观

October11,202410:00-11:00A.M.Company

Companyvisit

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下午14:00-15:00工厂

工厂参观

14:00-15:00P.M.Factory

Factoryvisit

下午15:30-17:30商务洽谈会议室

15:30-17:30P.M.BusinessMeetingroom

Negotiating

杭州西湖风景名胜

区

2024年10月12日下午14:00-16:00观光游览

HangzhouWest

October12,202414:00-16:00P.M.Sightseeing

LakeScenicSpot

杭州萧山国际机场

2024年10月13日下午15:00送机

HangzhouXiaoshan

October13,202415:00P.M.Settingoff

InternationalAirport

2.5酒店预订

负责人:蒋敏

时间：2024年10月5日前

工作内容：根据酒店日程安排，提前预定客户入住的酒店，预订酒店时应

该注意选择离公司较近的区域。通过综合参考，酒店预定的具体信息如下：

酒店名称：杭州柏悦酒店

酒店地址：杭州江上城区钱江新城钱江路1366号

预定房型：豪华单人套间

房间数量：四间

入住时间：2024年10月10日下午

离店时间：2024年10月13日中午

联系人：孙浩

电话号码/p>

以下为酒店的基本信息：

【杭州柏悦酒店】江南空中府邸，诗意江南。坐落于喧嚣繁华的CBD核心

区万象城顶部，但又能给人带来片刻的静谧时光。整个酒店内部散发出新摩登

感，巧妙的利用镜面地砖和LED显示屏，视觉延伸了空间的同时也缔造了一丝

神秘感。宅御式的前台设计，在办入住的时候增添了几分亲和感舒适感床头板

与杭竹的交错融合别有一番滋味利用白色大理石让人眼前一亮，增添了空间层

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次感。

图2-2杭州柏悦酒店图片

2.6餐厅预定

负责人：蒋敏

时间：2024年9月25日前

工作内容：根据接待日程的安排，提前预定好客户吃饭的餐厅，预订餐厅

应该根据客人的口味，选择环境优雅的当地特色餐厅，经综合挑选，餐厅预定

的具体信息如下：

餐厅名称：宴江南

用餐人数：8位

用餐时间：2024年10月10日17：35-20：00

联系人：石叶

联系电话：19907842267

地址：浙江省杭州市萧山区市心北路1939号

以下为餐厅的具体信息：

宴江南·匠心江浙菜是位于杭州萧山区核心CBD的一家地标餐厅，现已有

6道菜品被纳入萧山传统菜博物馆。主理人黄敏87年从厨，首创敞开式透明厨

房，被誉为餐饮“明档教父”。在传统江浙菜的基础上不断探索，不断创新，

从各个纬度将其重新定义。考究原材料选择，加上独到的烹饪手法，将食材的

本味最大程度的保留了下来。主厨周建华92年从厨，一路上学习过来集百家之

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长为己所用。曾参加世界级烹饪大赛获得各种奖项集于一身，30年来一直秉承

着匠心专研江浙菜系。

图2-3宴江南餐厅图片

2.7产品双语宣传册设计

负责人：黄靓

时间：2024年10月2日前

工作内容：为使客户更加清楚了解我们产品，相关工作人员设计的宣传册

能全面的向客户传递公司的形象，产品服务等功能。客户翻阅宣传册可以更好

的了解产品的使用方法。产品双语宣传册见附件。

2.8经费预算

负责人：王泽宇

时间：2024年9月10日

工作内容：为了确保此次商务接待的顺利进行，根据实际需求，做出合理

的预算并交于财务部门审批。经费预算表如下：

图2-4经费预算表

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类别数量价格金额（元）备注

丰田汉兰达七座

汽车租赁1辆300元/天1,200

（四天）

接机牌1块100元/块100

花束4束188元/束752

豪华单人间（4晚

酒店预订4间1800元/晚12,800

含早）

欢迎宴请1场4,888元/桌4,888

餐费3天2,000元/天6,000

观光游览4张150元/张600景点门票

明前龙井*4九曲

礼品（茶叶）8罐368/罐2,944

红梅*4

总金额29,284元

3外商接待实施

3.1机场接机

负责人：王薇薇何泽宇

时间：2024年10月10下午

工作内容：关注航班信息并确认外商抵达时间，提前两小时到达机场等待，

准备好醒目的接机牌和花束以表热烈的欢迎。对接机外商进行信息确认，主动

接过外商的大件行李并献上花束，陪同前往酒店休息。

接机牌设计如下：

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图3-1接机牌设计图

接机常用双语句式参考如下：

（1）Excuseme.YoumustbeMr.JackfromGermany.Nicetomeetyou.Iam

Lucy,themanagerofZhejiangHAERSVacuumWareCo.,Ltd.Thisismycolleague

Bill.

打扰一下，你一定是来自的德国的杰克先生吧。很高兴见到你。我是浙江

哈尔斯真空器皿股份有限公司的经理，Lucy。这是我的同事Bill。

（2）Letmehelpyouwithyourluggage.

我来帮你拿行李吧！

（3）Howwasyourtrip?

你的旅程还愉快吗？

（4）IsthisyourfirsttimevisittoHangzhou?

这是你第一次来杭州吗？

3.2酒店入住

负责人：何泽宇

时间：2024年10月10日下午16：00-17：00

工作内容：此次接待我们预订的是杭州柏悦酒店，四间豪华单人套间.工作

人员将客户送往酒店之后帮忙办理入住手续并熟悉酒店设施，告知宾客晚宴的

时间和具体地点。之后送宾客会房间休息。

图3-2酒店客房图

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3.3欢迎宴请

负责人：王薇薇

时间：2024年10月10日17：30-20：00

工作内容：确定宴请人员名单，根据宴会的性质选择合适的时间和地点，

选择清净幽雅的环境。在预订菜单的时候要考虑外商的饮食禁忌和偏好或是选

择一些特菜来招待外商。安排座次双方出席人数和职级最好对等，同时也要照

顾双方便于沟通。贴心照顾到外商的需要，注意言谈举止适可而止，把握好用

餐时间。

此次晚宴的菜式如下：

表3-1欢迎晚宴菜单

双语晚宴菜单

招牌佛跳墙SignboardSteamedAbalonewithShark’sFin

andFishMawinbroth

丹桂花糖醋仔排SweetandSourPorkofsweetOsmanthus

Flower

花菇鹅掌扣牛排FriedSteakwithFriedMushroomandGoose

Feet

北京酥不腻烤鸭BeijingCrispyRoastDuck

鲍鱼焖猪脚BraisedPorkFeetwithAbalone

脆皮乳鸽CrispyPigeon

红烧老虎斑BraisedTigerSpotinBrownSauce

浓汤全家福SeafoodSoup

清炒时蔬Stir-friedSeasonalVegetable

红糖糍粑Brownsugarglutinousricecake

3.4参观公司

负责人：何泽宇

时间：2024年10月11日上午10：00-11：00

工作内容：打扫好公司环境，绿植摆放好，干净整洁。客户到达公司，经

理领头带领客户参观公司各个办公区域，职能的介绍。经理介绍参观公司的目

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的，包括了解公司运营和管理、学习成功经验和创新理念等。

3.5参观工厂

负责人：艾柯

参与人员：丁旭、王薇薇、许思哲、BakerEric,、BullJohn、BrownMia、

WhiteElla

时间：2024年10月11日14：00-15：00

工作内容：为了使外宾对我们公司产品有更直观的感受和更深层次的理解，

相关工作人员于10月11日14：00-15：00带领外宾参观工厂参观。在参观过

程中，需详细向贵方讲解产品的特点以及具体报价，展示产品并检验产品质量。

参观工厂将有助于增进客户对公司的了解和信任，促进业务合作，提高产品质

量和满意度。

参观工厂常用双语句式参考如下：

（1）Itsellswellbothathomeandabroadandenjoysagoodfame.

这种产品畅销国内外，深受顾客欢迎。

（2）Allproductshavetogothroughfivechecksinthewholeprocess.

所有产品在整个生产过程中得通过五道质量检查关。

（3）Therefore,wealwaysputqualityasthefirstconsideration.

因而，我们总是把质量放在第一位来考虑。

（4）You'llknowourproductsbetterafterthisvisit.

参观后您会对我们的产品有更深的了解。

3.6商务洽谈

负责人：王薇薇

参会人员：BakerEric,、BullJohn、BrownMia、WhiteElla、丁旭、艾柯、

何泽宇

时间：2024年10月11日下午15：30-17：30

会议地点：公司办公楼五楼503会议室

会议室布置：提前打扫会议室的卫生，室内摆放好盆栽，张贴好每个人的

位置，桌上摆放一瓶水。准备笔、笔记本等会议相关资料。提前检查投影仪设

备是否能正常使用并做好会议记录。

工作内容：明确谈判目标包括期望达成的协议内容、目标价格、交货时间

等。同时，也需要对对方可能的谈判目标有所了解，以便在谈判中做出相应的

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应对和调整。双方可以共同开发市场，共享资源和经验，并共同应对市场竞争

的挑战。

商务洽谈常用双语句式参考如下：

（1）Iwishtopointoutthatyourofferarehigherthansomeofyour

competitorsinothercountries.

我想指出你们的报价比你们在其他国家的竞争对手要高。

（2）Iamsorrytosaythatyourpricesareabout9%higherthanthoseoffered

byothersuppliers.

我想指出你们的报价比你们在其他国家的竞争对手要高我方很遗憾的通知

贵方，你方价格比其他供应商要高9%。

（3）Weareconcernedaboutthequalityoftheproducts.

我们对产品的质量有所担忧。

（4）Canwediscussthetermsandconditionsoftheagreementnow?

现在我们可以讨论协议的条款和条件吗？

3.7观光游览

负责人：王薇薇

参与人员：何泽宇、BakerEric,、BullJohn、BrownMia、WhiteElla

时间：2024年10月12日下午14：00-16：00

游览地点：杭州西湖风景名胜区

工作内容：带领客户前往杭州西湖进行观光游览。游览路线安排如下

西湖游船码头乘船去三潭印月，一元纸币背后印着就是三潭印月，随后去往雷

峰塔登塔赏景不仅能欣赏到壮丽的自然景观，还能感受到历史的厚重。休憩结

束之后前往断桥享受旅途的最后一站，波光粼粼的湖面，湖风的轻拂令人感到

清凉宜人。

游览景点双语句式参考如下：

（1）TheWestLakeisoneofthemostfamoustouristattractionsin

China.LocatedinHangzhou,thecapitalcityofZhejiangProvince,itcoversawater

areaofaround6squarekilometers.

西湖是中国最著名的旅游景点之一，位于浙江省省会杭州，水域面积约6

平方公里。

（2）Thethreestonepagodasinthisscenicspotaresaidtohavebeen

establishedbySuDongpoduringhisdredgingofWestLakeinHangzhou.

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这个景点中的3座石塔，相传是苏东坡在杭州疏浚西湖时所创设的。

（3）Everyyear,millionsoftouristscometoexperiencethecharmofWest

Lake.

每年，数以百万计的游客慕名而来感受西湖的魅力。

（4）ItlookslikeaChinesetraditionalpainting.

它像一幅东方山水画。

图3-4杭州西湖风景名胜区

3.8送机安排

负责人：何泽宇

时间：2024年10月13日下午15：00

工作内容：由王薇薇、何泽宇作为公司代表，提前告知外宾从酒店出发时

间和飞机起飞的时间（提早一小时到达机场候机），确保带齐了行李以及护照。

随后协助外宾办理退房手续，抵达机场帮助外宾办理登机手续，等待登机。

此次送机安排准备的礼品为：明前龙井、九曲红梅。

明前龙井颗颗饱满，一芽两叶的品质茶汤清亮，口感浓厚无涩感，耐泡度

高。

九曲红梅简称九曲红，是西子湖畔的百年红茶，色红香清如梅，冲泡时芽

叶舒展似梅花朵朵，又能散发出梅花清香。

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图3-5，明前龙井和九曲红梅礼盒图

送机常用双语句式参考如下：

（1）Ibelievewecanestablishlong-termfriendlytradecooperationandachieve

win-winresultsinthefuture.

我相信我们在未来能建立长期友好的贸易合作关系，并达成双赢。

（2）Thisisagiftedpreparedforyou——MingqianLongjingandJiuqu

Hongmei.Ihopeyoulikethisgifts.

这是我们公司为你们准备的礼品——明前龙井和九曲红梅，希望