浙江省茶叶集团第136届秋季广交会参展方案设计

求

负责展后的后续跟进

负责接待前来咨询的客户

负责提供必要的信息

杨福林

服务部王以乐、丽诗婕负责提供茶水服务

负责发放礼品

负责售后服务

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负责产品的展示

石玉兰

物流部王淑方负责展品的运输、摆放和撤展

王飞云

公关部简知雪负责提供翻译服务

负责维护展位秩序和消防安全

刘小姿

后勤部张鸿信负责处理现场突发情况

负责展位区域的清洁工作

2.2物资准备

负责人：服务部杨福林

准备时间：10月15日前准备好所需的所有物资。

注意事项：

（1）对采购的物资进行质量检查，确保物资质量符合展会要求。

（2）提前安排物流运输，确保物资按时到达展会现场。

（3）需准备一些应急物资以应对突发情况。

待办事宜：

（1）确定所需物资的类型和数量。

（2）列出详细的物资采购清单。

（3）选择合适的物资供应商。

此次展会的物资准备如下表所示：

表2-22024年秋季广交会物资准备表

物品内容必备物品物品数量

1参展样品茶叶按需准备

参展人员名片2-3盒/人

2名片

名片收集箱若干

签字笔、计算器

订书机、订书针、空白

3文具、小工具草稿纸、记事本、双面各若干个

胶、剪刀、胶带、卷尺、

U盘、文件袋、刷卡机

一次性水杯200个

4饮用工具

饮水机1台

5

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笔记本2台

2-3个，最好是5米长的线

插板

6电子工具以备不时之需

充电器2个

扩音设备1台

展品报价表

空白合同

7公司文件资料各若干份

公司宣传册

产品小册子

茶壶

茶杯

烧水壶

茶叶品鉴卡

展台框架和隔断

8与展品相关的设备展示柜、展示架按需求准备

展台装饰品

电视显示屏

海报

横幅

易拉宝

糖果、果盘、饮料、零

9其他展会用品若干

食、照相机

2.3客商邀请

负责人：销售部孙立军

邀请时间：

（1）电话邀请：展前一个月完成对客户的电话邀请。

（2）邀请函：展前三周把邀请函发送给客户。

为了更全面地向外商展示产品，我公司将通过电话邀请以及邀请函的方式

来邀请客户。

注意事项：

（1）选择合适的客商进行邀请。

（2）邀请时提供详细的展会信息。

（3）邀请后确认客商是否收到邀请。

待办事宜：

（1）确定需要邀请的客商名单。

（2）通过电话进行邀约。

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（3）通过信函进行邀约。

2.3.1电话邀请

负责人：夏至豪

实施时间：9月1日-9月15日

注意事项：

（1）选择合适的时间进行电话邀请。

（2）用礼貌的语言问候客户。

（3）尊重客户隐私。

电话邀请的话术设计内容如下（仅供参考）：

（1）ThisissalesmanagerfromZhejiangTeaGroupCo.,Ltd.TheCantonFairis

coming.I’mcallingtoinviteyoutovisitourbooth.

我是浙江省茶叶集团有限公司的销售经理。广交会即将召开，我想邀请您到

我们展位看看。

（2）WewillbefeaturingavarietyoftraditionalChineseteas,includingGreen

tea,Blacktea,Oolongtea,Pu'erteaandFlowertea.

我们将提供各种中国传统茶叶，包括绿茶、红茶、乌龙茶、普洱茶和花茶。

（3）Wewillalsoshowsomeinnovativeteaproductstocatertodiversetastes.

我们还将展示一些创新的茶叶产品，以满足不同的口味。

（4）Wewillbehostingteatestingeventsatourbooth,whereyouwillhavethe

opportunitytosampleavarietyoffineteas.Moreover,wehavearrangedforsome

expertslecturestointroducethehistoryandcultureoftea.

我们将在我们的展位举办品茶活动，您将有机会品尝到各种各样的好茶。此

外，我们还安排了一些专家讲座，介绍茶的历史和文化。

（5）Weexpecttoenterintolong-standingbusinessrelationswithyourcompany

inthefuture.

我们希望将来与贵公司建立长期的业务关系。

2.3.2邀请函

负责人：郭方天

实施时间：9月16日-9月23日

注意事项：

（1）使用正式和礼貌的语言。

（2）使用正确信函的格式。

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在发出电话邀请后，我方公司将以邀请函的形式再次发出正式邀请。邀请

函的内容设计如下（仅供参考）：

August15,2024

DearSirs,

Weherebysincerelyinviteyouandyourcompanyrepresentativetovisitour

boothinthe136thChinaImportandExportFairinGuangzhou,Chinaon

October31,2024.

WeareoneoftheprofessionalteaimportandexportmanufacturesinChina,

specializinginteaforalldifferenttypes.Withrichexperienceandprofessional

produce,ourproductsenjoyhighreputationinmanywesterncountries.

Weareverymuchexpectingtoestablishgoodbusinessrelationshipwithyour

companyinthenearfuture.

So,itwouldbeagreatpleasuretomeetyouattheexhibitionsothatwecan

introducethebettersideofourproductstoyou.

Enclose:

BoothNo.xxxofZhejiangTeaGroupCo.,Ltd.:xxx

The136thChinaImportandExportFair

Venue:The136thChinaImportandExportFair

Website:/

Welookforwardtomeetingyouattheexhibition.

Yourstruly,

Cathy

SalesManager

ZhejiangTeaGroupCo.,Ltd.

2.4展位申请

负责人：策划部张亮

注意事项：

（1）准备好申请展位所需的全部资料。

（2）选择合适的展位类型和大小。

（3）了解展位分配规则。

（4）注意展位申请截止日期。

选择适合公司展位类型的展位是非常重要的，此次展会我方公司将根据实

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际情况选择线型展位。具体的展位申请流程如下图所示：

图2-1展位申请流程图

展位申请表设计如下：

表2-3展位申请表

展位申请表(ExhibitionApplicationForm)

公司名称（CompanyName)联系人(ContactPerson)

公司地址(CompanyAddress)公司性质(CompanyNature)

电话(Telephone)邮箱(Email)

传真(Fax)展品名称(ExhibitName)

展位类型(ExhibitType)支付方式(PaymentMethod)

参展单位确认（盖章）：(SealbyExhibition)

日期：(Date)

待申请审核通过后展位申请负责人张亮应向公司人事部的丽保其报具体情

况。

2.5展位设计与布置

负责人：设计部王宗以

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展位布置时间：10月31日

展位布置注意事项如下：

（1）提前联系主办方单位。

（2）弄清楚拥有的展会展示桌尺寸。

（3）充分利用各种要素，如音响、光线、色彩等。

待办事宜：

（1）根据展位大小和形状设计展位的布局图。

（2）预订展位搭建所需的设施。

（3）根据设计图纸，进行展位的搭建和布置。

展位布置图如下（仅供参考）：

图2-1展位布置图

2.6展品选择

负责人：宣传部黄雅慧

注意事项：

（1）注重茶叶产品的多样性以满足不同消费者的口味需求。

（2）展品选择要突出公司的特色。

（3）在参展者的记忆因素中，“展品有吸引力”占到39%的比重，应予重

点考虑。

待办事宜：

（1）进行茶叶市场调研。

（2）对公司产品线进行盘点，了解各类茶叶的特点、优势以及库存情况。

（3）选择能够代表公司特色和实力的产品。

（4）在展会前对所有选择的展品进行检查和确认。

我方公司此次展会参展产品详情表如下表所示：

表2-4参展产品详情表

产品名称产品图片产品详情

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价格：5.22美元/千克

功效：具有提神醒脑、抗氧化、降低血压

绿茶

和助消化等功效。

种类：龙井、碧螺春、毛峰

价格：5.34美元/千克

红茶功效：具有提神、抗氧化、助消化等作用

种类：有祁门红茶、滇红、正山小种等

价格：6.34美元/千克

材料：含有较高的儿茶素和咖啡因

乌龙茶功效：具有提神、助消化、降低胆固醇等

功效

种类：有铁观音、大红袍、凤凰单丛等

价格：4.98美元/千克

普洱茶功效：有助于消化、降脂、减肥和抗氧化

种类：分为生茶和熟茶两种

价格：5.35美元/千克

功效：有助于放松心情、美容养颜，并具

花茶

有一定的保健作用

种类：有茉莉花茶、桂花茶、玫瑰花茶等

2.7广告宣传

广告宣传是一种把茶叶介绍给客户的一种方式，从而达到企业的经济利益。

此次展会我方公司将通过以下四种广告宣传方式来宣传公司产品。

2.7.1宣传画册

负责人：宣传部黄雅慧

注意事项：

（1）宣传画册需结合公司产品特点，凸显出品牌风格。

（2）使用专业的产品图片，确保图片清晰。

（3）确保画册的设计专业、美观。

（4）避免出现错别字或误导性信息。

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待办事宜：

（1）规划宣传画册的内容。

（2）确定使用的色彩方案、字体和图片风格。

（3）进行排版和布局。

（4）制作完毕后进行必要的修改和调整，确保准确无误。

产品双语宣传画册参考见附件1

2.7.2视频投放

负责人：宣传部黄雅慧

实施时间：展会开展期间（10月31日-11月4日）

注意事项：

（1）确保视频投放时展现出清晰的画面、优质的音频和专业的剪辑。

（2）注意不同平台的特性，适当调整视频的格式和长度。

待办事宜：

（1）在展位电子屏幕上投放茶叶种植、采摘、制作过程，提供视觉上的直

观体验。

（2）在各大社交媒体上投放浙茶集团茶叶产品的短视频从而增加产品在客

户视野中的可见度。

2.7.3直播

负责人：宣传部郭苗

直播策划完成时间：10月15日前

直播时间：展会开展期间（10月31日-11月4日）

为了让更多的人了解到浙茶集团，扩大公司的知名度，开拓公司的海外市

场，公司将在参展的同时开展实时直播。

注意事项：

（1）确保直播时有稳定的网络连接。

（2）确保直播内容有序进行。

（3）保护展会参与者的隐私，避免在直播中泄露敏感信息。

待办事宜：

（1）选择一个合适的直播平台：Twitch,YouTubeLive,FacebookLive

等。

（2）制定直播计划（确定直播频率和介绍的主要产品）

（3）打造专业的直播团队（对产品有一定的了解并且熟悉直播流程和平台

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操作）

（4）确定直播内容：茶叶知识讲解、茶叶新品发布以及活动促销。

（5）互动与参与：鼓励观众参与互动，如提问、评论等。

2.8经费预算

负责人：财务部杨平

注意事项：

（1）拒绝铺张浪费。

（2）全面考虑各种项目的费用。

（3）确保资源的合理分配和有效利用。

待办事宜：

（1）与各部门进行沟通协商，确定好必要的参展经费。

（2）制定一份切实可行的经费预算表。

此次参展的经费预算表如下表所示：

表2-5经费预算表

经费预算表

费用项目预算金额（元）备注

展位费50,00027平方米

产品宣传手册2000元

客户信息登记表80元

宣传费用2,830

彩印传单700元

扩音器50元

展览搭建费用60,000搭建材料以及人工费

安保费用5,000展会期间的安保费用

物料费用60,000所有物资准备的费用

住宿费（10人）15,000每人300/天（共5天）

餐饮费（10人）5,000餐补每人100/天（共5天）

交通费（10人）60,000参加展会所花费的所有交通费用

服装费用（10人）2,000服装每套200元

礼品费3,000茶叶

展品运输费用6,000来回货车托运

展品仓储费用2,500500/天

其他费用5,000茶水及点心

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总计276,330

3展中实施

展会是对外展示公司形象的重要渠道，也是宣传和推广的重要方式。此次

展会的展中实施工作内容将从日程安排、客商接待、产品介绍、业务洽谈以及

撤展五个方面设计实施。

3.1日程安排

负责人：人事部丽保

实施时间：10月31日-11月4日

注意事项：

（1）确保关键时期有足够的人手。

（2）明确每位工作人员的职责和任务。

（3）根据工作人员的专长和经验合理分配工作任务和时间。

展会期间的日程安排如下表所示：

表3-1日程安排表

日程安排表

时间参与人员内容

办理登记报道手续

第一天上午策划部：张亮

领取参展商相关证件资料

（10月31日）采购部：林俊凯

整理展会所需相关物资

展会物流搬运

第一天下午设计部：王宗以

展位布置

（10月31日）物流部：石玉兰

设备租赁

策划部：万一强、林分意

分放宣传物资和礼品

销售部：孙立军、夏至豪、

第二天上午至收集现场同行信息及外商

郭方天

第五天上午客户信息

服务部：王以乐、丽诗婕

（11月1日-11月4日）接待外商客户

公关部：王飞云、简知雪

客户业务洽谈

后勤部：张鸿信

清扫展位卫生

第五天下午物流部：王淑方

清点及打包物料

（11月4日）后勤部：刘小姿、张鸿信

撤展及仓储

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3.2客商接待

负责人：王以乐、丽诗婕

实施时间：10月31日-11月4日

注意事项：

（1）遵守基本的礼仪规范。

（2）接待人员应具备良好的沟通能力和专业知识。

（3）热情接待每一位来访者。

（4）穿着整洁，注意形象。

接待流程如下图所示：

图3-1接待流程图

（1）迎接客户

负责人：王以乐

迎接客户的话术设计如下（仅供参考）：

（1）Hello,whatcanIdoforyou?

您好，我能为您做些什么？

（2）It’sagreathonortomeetyou.

很荣幸见到你。

（3）Wesincerelyinviteyoutovisitourbooth.

我们诚挚地邀请您参观我们的展位。

（2）客户资料填写

负责人：王以乐

通过收集客户的基本信息公司可以更好地了解客户需求，提供个性化的服

务，并进行有效的销售和营销活动。

注意事项：

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（1）提前询问客户的意愿。

（2）保护个人隐私，确保客户的信息不被泄露。

客户登记表设计如下：

表3-2客户登记表

客户登记表

CustomerRegistrationForm

联系人(Name)：职位(Jobtitle)：

公司名称(Company)：地址(Address)：

电话(Telephone)：邮政编码(Postalcode)：

传真(Fax)：电子邮箱(E-mail)：

国家(Country)：网址(Website)：

获悉此次展会的途径（请在适当的位置打“√”）

1.Invitation()

2.Participantsinvitation()

3.Newspaperadvertisement()

4.Magazineadvertisement()

5.Friends/Colleagues()

6.Relevantwebsite()

7.Others(Pleasespecify)

公司性质（请在适当的位置打“√”）

NatureofBusiness(Pleasetick“√”whereappropriate)

制造商(Manufacture)：中间商(Middleman)：

采购商(Buyer)：个人(Private)：

其他(Other)：

所属行业和主营产品

Company’sindustryandmainproducts

参观目的（请在适当的位置打“√”）

VisitPurpose(Pleasetick“√”whereappropriate)

采购(Purchase)：寻求供应商(Lookforsupplier)：

合作(Corporation)：下次购买(Purchasenexttime)：

询价(Enquiry)：其他(Other)：

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（3）会场引导

负责人：丽诗婕

注意事项：

（1）事先熟悉会场布局，确保能够正确引导客户。

（2）使用清晰，简洁的语言进行沟通。

（3）引导人员应保持礼貌，耐心。

待办事宜：

（1）对客户进行问候。

（2）引导客户参观公司展台。

（3）展示并介绍公司参展展品。

会场引导话术设计如下（仅供参考）：

问候（Greeting)

（1）Goodmorning,welcometoourbooth.

早上好，欢迎参观我们的展位。

（2）Areyouinterestedinourproducts?WhatcanIdoforyou?

你对我们的产品感兴趣吗?我能为您做些什么?

展示产品（Showingproducts)

（3）Nowwehaveagoodvarietyofournewproductsdisplayedhere.

现在我们有各种各样的新产品陈列在这里。

（4）Theyareavailableinvariousstylesandsizes.

它们有各种款式和尺寸可供选择。

（5）Wouldyouliketocomeinandhavealookintheshowroom?

您想进来看看陈列室吗?

3.3公司及产品介绍

负责人：王云飞

实施时间：11月1日-11月4日

注意事项：

（1）确定好介绍的主要内容。

（2）介绍要简洁明了，突出重点，避免冗长和复杂。

（3）要展示出公司的专业知识和行业经验。

待办事宜：

（1）准备好介绍材料。

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（2）制定产品介绍流程，确保介绍有序进行。

公司及产品介绍内容设计如下：

公司介绍：

我公司是中国最大的茶叶经营企业和全球最大的绿茶出口企业，总部位于

中国茶都--杭州。集团以茶为主，此次展会主要销售绿茶、红茶、乌龙茶、普

洱茶和花茶。我们的茶叶因其质量上乘在国内外都很畅销，我们在茶叶领域经

验丰富，而且能够提供高质量的产品。

OurcompanyisChina'slargestteabusinessandtheworld'slargestgreentea

exportenterprise,headquarteredinChina'steacapital-Hangzhou.Groupteamainly,

thisexhibitionmainlysellsgreentea,blacktea,oolongtea,Pu'erteaandflowertea.

Ourteaisverypopularbothathomeandabroadbecauseofitssuperiorquality.We

areexperiencedinthefieldofteaandabletoprovidehighqualityproducts.

五种茶类的介绍：

（1）绿茶（Greentea）

①绿茶是一种受欢迎的茶叶类型，广受全球茶爱好者的喜爱。

Greenteaisapopulartypeofteaandlovedbyteaenthusiastsworldwide.

②它通过轻微发酵的茶叶制成，保留了其自然的色泽和营养成分。

Itismadefromtealeavesthatundergoaminimalfermentationprocess,preserving

theirnaturalcolorandnutrients.

③绿茶含有丰富的抗氧化剂，如儿茶素，这些物质被认为对健康有益，可以帮

助预防心脏病和某些类型的癌症。

Greenteaisrichinantioxidants,suchascatechins,whicharethoughttobebeneficial

forhealthandmayhelppreventheartdiseaseandcertaintypesofcancer.

④绿茶的口味通常清新而略带苦涩，具有独特的植物香气。

Thetasteofgreenteaistypicallyfreshandslightlybitter,withauniqueplant-like

aroma.

（2）红茶（Blacktea）

①红茶是一种在全球范围内广泛消费的茶类，它的特点是经过完全发酵，呈现

出鲜明的红褐色。

Redtea,alsoknownasblackteainsomecultures,isawidelyconsumedtypeoftea

worldwide,characterizedbyitsfullfermentation,whichresultsinabrightreddish-br

owncolor.

②红茶的加工过程包括萎凋、揉捻和发酵，最后进行烘干。

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Theprocessingofredteainvolveswithering,rolling,fermenting,andfinallydrying.

③这种茶叶的风味通常浓郁而复杂，带有坚果和果脯的香气，口感醇厚。

Theflavorofredteaistypicallyrichandcomplex,withanuttyanddriedfruitaroma,

andafull-bodiedtaste.

④红茶含有咖啡因，可以提供提神的效果，同时也有研究表明它含有抗炎和抗

氧化物质。

Redteacontainscaffeine,whichcanprovideastimulatingeffect,andstudieshave

alsoshownittocontainanti-inflammatoryandanti