档案分管领导责任制度

PAGE档案分管领导责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，明确档案分管领导的职责，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工，适用于公司各类档案的管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法依规原则。档案管理工作严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作的合法性和规范性。3.安全保密原则。加强档案安全保密工作，防止档案信息泄露和丢失，确保档案信息安全。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案分管领导职责（一）领导与决策1.全面领导公司档案管理工作，将档案管理工作纳入公司整体发展规划和年度工作计划，确保档案管理工作与公司各项工作协调发展。2.定期召开档案管理工作会议，研究解决档案管理工作中的重大问题，决策档案管理工作的重要事项，为档案管理工作提供必要的人力、物力和财力支持。（二）制度建设与完善1.组织制定和完善公司档案管理制度，确保档案管理工作有章可循、规范有序。2.审核档案管理工作的各项规章制度、业务流程和操作规范，确保其符合国家法律法规和行业标准要求，适应公司发展需要。（三）资源配置与保障1.合理配置档案管理工作所需的人员、设备、场地等资源，确保档案管理工作的正常开展。2.保障档案管理工作所需的经费，确保档案管理工作的各项设施设备、软件系统、办公用品等及时更新和维护。（四）监督与检查1.定期对公司档案管理工作进行监督检查，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题，确保档案管理工作质量。2.对档案管理工作中的违规行为进行严肃处理，追究相关人员的责任，维护档案管理工作秩序。（五）培训与指导1.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。2.对公司各部门档案管理工作进行指导，帮助各部门规范档案管理工作，提高档案管理水平。（六）利用与开发1.重视档案信息资源的开发利用，充分发挥档案在公司决策、管理、生产、经营等方面的作用。2.支持档案管理部门开展档案编研工作，为公司提供有价值的档案信息产品和服务。三、档案管理部门职责（一）日常管理1.负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等日常管理工作。2.建立健全档案管理工作台账，及时记录档案管理工作的各项数据和信息，确保档案管理工作的规范化和信息化。（二）制度执行1.严格执行公司档案管理制度，确保档案管理工作的各项规定和要求得到有效落实。2.对违反档案管理制度的行为进行制止和纠正，并及时向档案分管领导报告。（三）业务指导1.对公司各部门档案管理工作进行业务指导，帮助各部门规范档案收集、整理、分类、编号、装订等工作流程。2.定期组织各部门档案管理人员进行业务培训，提高其档案管理业务水平和操作技能。（四）安全保密1.加强档案安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案实体和信息的安全。2.严格执行档案查阅、借阅、利用等制度，对涉及公司机密的档案进行严格管控，防止档案信息泄露。（五）资源开发1.积极开展档案信息资源开发利用工作，通过档案编研、专题研究等方式，为公司提供有价值的档案信息和参考资料。2.及时了解公司各部门对档案信息的需求，主动提供优质高效的档案利用服务，为公司各项工作提供有力支持。四、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的档案材料，均应纳入收集范围。2.包括但不限于公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料；公司经营管理、生产技术、财务审计、人力资源、市场营销等方面的文件材料；公司基本建设、科研项目、设备仪器等方面的文件材料；公司党群工作、企业文化建设等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整、准确收集。2.档案材料应按照规定的分类标准和编号方法进行整理，确保档案材料的系统性和规范性。3.对重要的档案材料应进行备份，防止档案材料丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，编制档案目录和检索工具。3.对破损、褪色的档案材料进行修复和复制，确保档案材料的完整性和可读性。五、档案保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管要求1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和利用。2.对重要的档案材料应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行清查和核对，确保档案的数量和质量准确无误。（三）保护措施1.加强档案安全保密工作，严格执行档案查阅、借阅、利用等制度，防止档案信息泄露。2.对档案库房进行定期检查和维护，确保档案保管设备的正常运行。3.对档案材料进行定期消毒和防虫处理，防止档案材料受到损坏。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案分管领导担任组长，档案管理部门负责人及相关业务部门人员为成员。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，确定档案的价值。2.参考档案的保管期限表，结合公司实际情况，对档案进行鉴定。（四）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，报档案分管领导审批。2.档案销毁清册应包括档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。3.经批准后，由档案管理部门会同相关部门指定专人负责销毁档案，并在销毁清册上签字确认。4.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。七、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案分管领导签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅档案时，应明确借阅期限，按时归还档案。如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅档案时，应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。（三）特殊情况处理1.涉及公司机密的档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度执行，经公司保密工作部门批准后方可查阅和借阅。2.外单位人员查阅和借阅公司档案，应按照国家有关规定和公司相关制度办理审批手续，经档案分管领导批准后方可查阅和借阅。八、档案统计与信息化建设（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、查阅、借阅等情况进行统计。2.档案统计数据应真实、准确、完整，及时上报档案分管领导和上级主管部门。（二）信息化建设1.推进档案管理信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案管理工作的自动化、网络化和数字化。2.利用档案管理信息系统，对档案进行分类管理、编目检索、统计分析等，提高