档案工作人员责任制度

PAGE档案工作人员责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案工作人员责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体档案工作人员，包括档案管理人员、各部门兼职档案员以及涉及档案管理工作的相关人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。2.集中统一原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。3.真实完整原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，保证档案的完整性和准确性。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，维护公司的商业秘密和合法权益。二、档案工作人员职责（一）档案管理人员职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和公司实际情况，制定完善的档案管理制度、工作流程和操作规范，并负责组织实施。定期对档案管理制度进行评估和修订，确保制度的科学性、合理性和有效性。2.档案收集与整理负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目和装订工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。指导各部门兼职档案员做好档案的收集和初步整理工作，定期对各部门档案工作进行检查和监督。3.档案保管与利用建立健全档案保管制度，妥善保管公司各类档案，确保档案的安全和完整。按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及外部单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和统计工作。积极开发档案信息资源，为公司领导决策、业务开展和历史研究提供参考依据。4.档案信息化建设负责公司档案信息化系统的建设、维护和管理，推进档案管理的数字化、网络化和智能化。组织档案工作人员进行信息化培训，提高档案管理的信息化水平和工作效率。做好电子档案的备份和存储工作，确保电子档案的安全和可利用。5.档案鉴定与销毁按照国家有关规定和公司档案管理制度，定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见。对确无保存价值的档案进行销毁处理，严格履行审批手续，确保档案销毁过程的规范、安全。6.档案统计与分析建立档案统计台账，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司档案管理决策提供数据支持。及时向上级主管部门报送档案统计报表，配合做好档案管理工作的考核评估。（二）各部门兼职档案员职责1.档案收集与整理负责本部门各类文件材料的收集、整理和初步分类工作，确保文件材料的齐全、完整。按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的文件材料移交至档案管理部门。2.档案保管与利用协助档案管理部门做好本部门档案的保管工作，确保档案的安全。在本部门范围内，为员工提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。3.档案信息反馈及时向档案管理部门反馈本部门档案管理工作中存在的问题和建议，协助档案管理部门不断完善档案管理制度。配合档案管理部门开展档案信息化建设工作，提供必要的档案信息数据。三、档案工作流程（一）档案收集1.文件形成部门：各部门在工作过程中形成的各类文件材料，由文件形成部门负责收集齐全，并按照档案管理的要求进行初步整理。2.定期移交：各部门兼职档案员应定期（每季度末）将本部门整理好的文件材料移交至档案管理部门，交接双方应办理交接手续，填写交接清单。3.特殊情况处理：对于一些紧急或重要的文件材料，文件形成部门应及时将复印件或电子文档移交至档案管理部门，并在原件处理完毕后及时移交原件。（二）档案整理1.分类：档案管理人员按照公司档案分类方案，对收集到的档案进行分类，确保档案分类准确、合理。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应遵循一定的规则，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。（三）档案保管1.库房建设：公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案的安全保管。2.上架排列：档案管理人员按照档案编号顺序，将档案上架排列，便于查找和管理。3.定期检查：定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变等情况，及时发现并处理问题。4.温湿度控制：保持档案库房的温湿度适宜，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（四）档案利用1.申请：公司内部各部门及外部单位因工作需要查阅、借阅档案的，应填写档案利用申请表，注明利用目的、范围和期限等信息。2.审批：档案利用申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人根据申请内容和档案管理规定进行审批，必要时需报公司领导审批。3.查阅与借阅：经审批同意后，档案管理人员按照规定为利用者提供档案查阅、借阅服务。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，借阅档案应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。4.归还：利用者应按时归还借阅的档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。（五）档案鉴定与销毁1.定期鉴定：档案管理部门定期（每五年）对档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导组成。2.鉴定标准：根据国家有关规定和公司档案管理制度，结合档案的实际情况，确定档案的保管期限和存毁意见。3.销毁审批：对确无保存价值的档案，档案鉴定小组应填写档案销毁审批表，报公司领导审批。经批准后，方可进行销毁处理。4.销毁实施：档案销毁应在档案管理部门指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保销毁过程的规范安全。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。四、档案安全管理（一）安全制度建设1.建立健全档案安全管理制度，明确档案安全管理责任，制定档案安全操作规程和应急预案。2.定期对档案安全管理制度进行培训和宣传，提高档案工作人员的安全意识和应急处置能力。（二）人员安全管理1.档案工作人员应严格遵守档案安全管理制度，不得擅自将档案带出档案库房或泄露档案信息。2.加强对档案工作人员的安全培训，提高其安全防范意识和操作技能，确保档案工作安全。（三）实体安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火设备、防盗设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案实体安全。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。对档案库房的温湿度、空气质量等环境条件进行监测和调控，确保档案保存环境适宜。（四）信息安全管理1.加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质和地点，确保数据的安全性和可恢复性。3.采取数据加密、身份认证等技术手段，保障档案信息在传输和存储过程中的安全。五、档案工作考核与奖惩（一）考核内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节的工作质量和效率。2.档案信息化建设情况，包括档案信息化系统的应用水平、数据录入质量和维护情况等。3.档案安全管理情况，包括档案实体安全和信息安全的保障措施落实情况。4.档案工作人员的业务能力和工作态度，包括档案业务知识的掌握程度、工作责任心和团队协作精神等。（二）考核方式1.定期考核：每年对档案工作人员进行一次全面考核，考核时间为次年第一季度。2.日常考核：档案管理部门负责人对档案工作人员的日常工作表现进行不定期检查和评价，作为年度考核的参考依据。3.自我评价：档案工作人员应定期对自己的工作进行总结和自我评价，填写自我评价表，提交给档案管理部门负责人。（三）考核结果应用1.考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级。对考核结果为优秀的档案工作人员，给予表彰和奖励；对考核结果为不合格的档案工作人员，进行批评教育，并责令其限期整改。2.考核结果与档案工作人员的绩效奖金、晋升、岗位调整等挂钩，激励档案工作人员不断提高工作质量和效率。（四）奖励与惩罚1.奖励：对在档案管理工作中表现突出、做出显著成绩的档案工作人员，给予以下奖励：荣誉称号：授予“优秀档案工作者”等荣誉称号。物质奖励：给予一定的奖金或奖品。晋升机会：在职务晋升、岗位调整等方面给予优先考虑。2.惩罚：对违反档案管理制度、造成档案损失或不良影响的档案工作人员，视情节轻重给予以下惩罚：批