档案安全管理责任制度

档案安全管理责任制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规，参照行业档案管理最佳实践及集团母公司档案安全管理体系要求，结合公司档案管理实际需求，旨在规范档案安全管理工作，防控档案管理风险，保障档案信息安全，促进档案资源有效利用，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司所有档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等全过程管理活动，均须遵循本制度规定。档案安全管理工作覆盖公司所有业务场景，包括但不限于经营管理、技术研发、人力资源、行政管理等领域。第三条本制度中下列术语的含义：（一）“档案专项管理”是指公司围绕档案安全保障目标，对档案管理全流程实施的风险识别、管控、处置和持续改进的系统性管理活动。（二）“档案安全风险”是指因管理不善、技术缺陷、人为因素等可能导致档案信息泄露、损毁、篡改或非法利用的潜在威胁。（三）“档案合规”是指公司档案管理活动严格遵守国家法律法规、行业标准和公司内部管理制度，确保档案管理合法、合规、规范。第四条档案专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）“全面覆盖”要求档案安全管理工作覆盖所有档案类型和业务场景，不留管理死角。（二）“责任到人”要求明确各级管理人员的档案安全责任，确保责任落实到岗、到人。（三）“风险导向”要求聚焦档案安全风险防控，优先处置重大风险，防范风险事件发生。（四）“持续改进”要求定期评估档案安全管理体系有效性，优化管理流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案安全管理工作负总责，对档案安全管理工作的决策、资源投入和成效负最终责任。分管档案安全工作的领导对公司档案安全管理工作负直接领导责任，负责组织实施、监督考核和应急处置。第六条公司设立档案安全管理工作领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成，负责统筹协调公司档案安全管理工作，研究决策重大事项，审批年度管理计划，监督评价管理成效。领导小组下设办公室，挂靠在公司综合管理部，负责领导小组日常工作。第七条领导小组的职责包括：（一）统筹公司档案安全管理工作，制定档案安全管理战略和目标。（二）协调各部门、下属单位档案安全管理工作，解决跨部门管理难题。（三）决策重大档案安全风险处置方案，审批重大档案安全事件报告。（四）定期听取档案安全管理工作汇报，监督评价管理成效。第八条牵头部门（综合管理部）的职责包括：（一）负责档案安全管理制度体系建设，组织制定、修订和发布档案安全管理制度。（二）组织开展档案安全风险识别、评估和管控，编制风险清单和应对预案。（三）监督各部门、下属单位档案安全管理工作，开展专项检查和考核。（四）组织档案安全培训宣贯，提升全员档案安全意识。第九条专责部门（信息技术部、法务合规部）的职责包括：（一）信息技术部负责档案信息系统安全建设、运维和监控，保障档案信息系统稳定运行。（二）法务合规部负责档案安全管理合规性审核，处理档案安全法律事务。第十条业务部门/下属单位的职责包括：（一）负责本领域档案的形成、收集、整理和初步保管，确保档案完整性、准确性。（二）落实本领域档案安全风险防控措施，开展日常风险排查和隐患整改。（三）配合牵头部门和专责部门开展档案安全检查和考核，及时上报风险事件。第十一条基层执行岗的职责包括：（一）遵守档案安全操作规程，履行岗位合规承诺，确保档案管理合法合规。（二）及时上报发现的档案安全隐患，参与风险处置和改进工作。（三）定期参加档案安全培训，提升自身档案安全意识和操作能力。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案收集管理：业务部门/下属单位应在档案形成时及时收集，确保档案完整性、真实性。禁止擅自删除、篡改或损毁档案。档案收集应建立登记台账，明确收集范围、时间和责任人。第十三条档案整理管理：档案整理应遵循分类法、年代法等规范方法，确保档案系统有序。禁止擅自改变档案原貌，禁止在档案上涂改、刻划。档案整理应建立审核机制，由专责部门审核合格后方可归档。第十四条档案保管管理：档案保管应选择安全可靠的场所，控制温湿度、防火、防潮、防虫等条件。禁止擅自借阅、复制或转移档案。档案保管应定期检查，发现隐患及时整改。第十五条档案利用管理：档案利用应严格审批，明确利用范围和期限。禁止擅自泄露档案信息，禁止非法复制、传播档案。档案利用应建立审批台账，明确利用目的、内容和责任人。第十六条档案鉴定管理：档案鉴定应定期开展，明确鉴定标准和程序。禁止擅自销毁档案，禁止将应销毁档案转入其他载体。档案鉴定应建立鉴定报告，明确鉴定结论和处置意见。第十七条档案销毁管理：档案销毁应严格审批，明确销毁范围和方式。禁止擅自销毁档案，禁止将应销毁档案转移或留存。档案销毁应建立销毁记录，明确销毁时间、地点和责任人。第十八条档案安全管理技术防护：信息技术部应建立档案信息系统安全防护体系，包括防火墙、入侵检测、数据加密等技术措施。禁止擅自接入未经审批的网络设备，禁止使用非授权账户访问档案信息系统。第十九条档案安全应急管理：牵头部门应制定档案安全应急预案，明确应急响应流程、责任分工和处置措施。禁止迟报、漏报或瞒报档案安全事件，禁止擅自处置重大档案安全事件。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：牵头部门应每年对档案安全管理制度进行评估，根据法律法规变化、业务调整和技术发展及时修订制度。制度修订应经领导小组审批，并发布实施。第二十一条风险识别预警机制：牵头部门应每季度开展档案安全风险排查，识别潜在风险点，进行分级评估，发布风险预警通知。风险排查应覆盖所有业务场景和档案类型，确保风险识别全面性。第二十二条合规审查机制：档案安全管理工作应嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。合规审查应由专责部门牵头，相关部门参与，确保审查有效性。第二十三条风险应对机制：一般风险由业务部门/下属单位自行处置，重大风险由领导小组统筹处置。风险应对应遵循“快速响应、有效处置、责任协同”原则，明确应急流程、责任分工和上报要求。第二十四条责任追究机制：对违反档案安全管理制度的行为，应根据情节轻重追究相应责任。违规情形包括但不限于：擅自泄露档案信息、擅自销毁档案、未履行风险报告义务等。处罚标准应与违规程度挂钩，包括但不限于绩效考核扣分、纪律处分等。第二十五条评估改进机制：牵头部门应每年对档案安全管理体系有效性进行评估，形成评估报告，提出改进建议。评估内容应包括制度完善度、风险防控效果、培训宣贯效果等。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：公司各级领导干部应落实档案安全管理工作责任，定期研究解决档案安全难题。牵头部门应配备专职人员负责档案安全管理工作，确保管理力量充足。第二十七条考核激励机制：公司应将档案安全管理工作纳入部门年度考核和绩效考核，与绩效奖金、评优评先挂钩。对档案安全管理工作突出的部门和个人，给予表彰奖励；对违反档案安全管理制度的行为，取消评优资格。第二十八条培训宣传机制：牵头部门应分层级开展档案安全培训，包括管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训等。培训内容应涵盖档案安全管理制度、风险防控技能、应急处置流程等。第二十九条信息化支撑：信息技术部应建立档案安全管理系统，实现档案信息数字化管理、风险实时监控和智能预警。系统应具备用户权限管理、操作日志记录、数据加密存储等功能。第三十条文化建设：公司应发布档案安全合规手册，宣传档案安全知识，营造全员合规氛围。各部门应组织签订档案安全承诺书，明确员工档案安全责任。第三十一条报告制度：业