中国爱博国际贸易有限公司对俄罗斯帕克国际贸易有限公司的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1接待背景.......................................................................................................................1

1.1我方公司简介....................................................................................................1

1.2外方公司简介....................................................................................................1

1.3接待目的............................................................................................................2

2前期准备工作...............................................................................................................2

2.1客户基本情况....................................................................................................2

2.2接待小组安排....................................................................................................3

2.3日程安排............................................................................................................3

2.4饮食预订............................................................................................................4

2.5住宿预订............................................................................................................4

2.6商务礼仪............................................................................................................5

3具体接待工作...............................................................................................................5

3.1接机....................................................................................................................5

3.2欢迎晚宴............................................................................................................6

3.3参观工厂............................................................................................................6

3.4洽谈和签约会议................................................................................................7

3.5游玩活动与欢送晚宴........................................................................................7

3.6送机....................................................................................................................8

4总结...............................................................................................................................9

参考资料.........................................................................................................................10

I

湖南商务职业技术学院毕业设计

中国爱博国际贸易有限公司对俄罗斯帕克国际贸易

有限公司的商务接待方案设计

1接待背景

商务接待，承载着交际与接待的双重使命，它象征着人类社会关系和社会

实践的成果。商务接待不仅体现了企业的待客之道，更折射出企业的文化底蕴

和社会责任感。

1.1我方公司简介

中国爱博国际贸易有限公司（以下简称爱博公司）成立于2020年，位于广

东省广州市白云区大源街田新东路113号。本公司致力于提供高品质的产品和

优质的服务。我们的主营业务是电子产品，通过不断地创新和努力，在业界树

立了良好的口碑。企业文化是以客户为中心，重视团队合作和创新。我们秉持

实惠，是值得信赖的并努力成为行业的领导者。展望未来，我们会持续创造出

革新性的产品，提高品牌影响力，坚信努力和创新，将实现更大的成功。

ChinaAiboInternationalTradingCo.,LTD.(hereinafterreferredtoasAibo

Company)wasestablishedin2020,locatedinNo.113,TianxinEastRoad,Dayuan

Street,BaiyunDistrict,Guangzhou,GuangdongProvince.Thecompanyis

committedtoprovidinghighqualityproductsandexcellentservice.Ourmain

businessiselectronicproducts,throughcontinuousinnovationandefforts,inthe

industrytoestablishagoodreputation.Corporatecultureiscustomer-centric,values

teamworkandinnovation.Weareaffordable,trustworthyandstrivetobealeaderin

theindustry.Lookingtothefuture,wewillcontinuetocreateinnovativeproducts

andenhancebrandinfluence,andwefirmlybelievethatthroughcontinuousefforts

andinnovation,wewillachievegreatersuccess.

1.2外方公司简介

俄罗斯帕克国际贸易有限公司（以下简称帕克公司）在电子领域声誉卓著，

具备强大的市场影响力和竞争力。平时注重创新与品质，追求卓越，拥有坚实

的经济基础，合作伙伴遍布全球，成绩斐然。其宗旨为：“互利互惠，共创双

赢！”帕克公司诚愿与国内外各界有志之士通力合作，共铸辉煌未来。

1

湖南商务职业技术学院毕业设计

RussianParkInternationalTradingCo.,LTD.(hereinafterreferredtoasPark

Company)inthefieldofelectronicsreputation,withstrongmarketinfluence

andcompetitiveness.Usuallypaysattentiontoinnovationandquality,the

pursuitofexcellence,hasasolideconomicfoundation,partnersalloverthe

world,remarkableachievements.Itspurposeis:"mutualbenefit,createawin-

winsituation!"Parkercompanyiswillingtocooperatewithpeoplefromall

walksoflifeathomeandabroadtocreateabrilliantfuture.

1.3接待目的

本次商务接待的目的是增进双方了解、促进商务合作。帕克公司通过进出

口网站对我们爱博公司有所了解，并产生了浓厚的合作兴趣。他们对我们的产

品有需求，此次来访是为了更全面地考察工厂，深入了解我方公司的生产规模、

能力、品质，以及生产体系和质量控制体系等。这样可以促进双方合作，加强

中俄企业间的合作关系。通过此次接待活动，我们希望能够加深与俄方客户的

交流，了解俄方客户的需求和期望，同时也让俄方客户更好地了解我们爱博公

司和文化，为今后的商务合作打下坚实的基础。

2前期准备工作

2.1客户基本情况

2024年本次商务接待共有4位客户参加，对我们公司有一定的了解，希望

能够进一步了解我们的产品和服务。

表1客户基本情况

名称性别职务备注

Mark男总经理爱吃葡萄喜欢安静的房间

Jake男市场部总监不吃香菜

Lucy女秘书

Angelina女翻译不吃辣

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

2.2接待小组安排

我们安排了5名专业人员组成接待小组，包括董事长、销售经理、市场经

理、翻译和后勤保障人员他们将全程负责接待工作，确保活动的顺利进行。

表2接待人员安排表

姓名性别职务

李杰男董事长

黄家乐男市场经理

吴文静女销售经理

林凡女翻译

刘晓东男后勤保障人员（司机）

2.3日程安排

我们将根据客户的实际情况和需求，制定详细的日程安排，包括接机、欢

迎晚宴、参观工厂、会议、游玩活动、欢送晚宴和送机等环节。

表3日程表

日期(2024年)时间内容地点

1月2日13:00-14:00接机广州白云机场

1月2日14:00-16:00入住酒店广州四季酒店

1月2日17:30-21:00欢迎晚宴广州四季酒店

1月3日9:30-11:30参观工厂爱博公司电子工厂

1月3日11:30-13:00午宴广州四季酒店

1月3日14:00-17:00洽谈和签约会议爱博公司会议室

1月3日18:00-20:00晚宴点都德

1月4日10:00-12:00参观广州十三行博物馆广州十三行博物馆

1月4日12:00-13:30午宴点都德

1月4日13:30-14:00送客户回酒店休息广州四季酒店

1月4日17:00-18:30游玩广州塔广州塔

1月4日19:00-21:00欢送晚宴广州四季酒店

1月4日21:30-22:00送机广州白云机场

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

2.4饮食预订

我们将提前预订广州四季酒店餐厅和点都德餐厅包间，提供美味可口的饭

菜，以满足客户的不同口味和需求。以下是部分菜单：

表4菜单

点都德广州四季酒店愉粤轩

金莎红米肠椰香脆皮鸡椰子糕

云顶羊奶冰烧三层肉酥皮葡挞仔

香煎芋丝饼鲍汁扣嫩牛肉鱼子酱北极贝烧卖

烧鹅餐包清蒸龙利鱼伏特加

特色蒸排骨鲜百合豆炒带子桂花乌龙

灌汤姜汁小笼包瑶柱金菇焖意面杨枝甘露

百合酱蒸凤爪虾油膏菜脯牛肉炒饭

鸡汤四色虾饺白花菜

荔湾艇仔粥菜心

广式净云吞老火例汤

注意事项：订餐前了解俄罗斯客户饮食习惯和忌口，俄罗斯人的饮食主要

是以肉、奶、蛋及面包为主，典型的俄式菜：鱼子酱。俄罗斯人一般每天用餐

3—4次，下午茶喝茶或奶以及各式糕点。俄罗斯人一般不吃乌贼、海蜇、木耳

等食品；可能还会出现对虾过敏，本次俄罗斯客户没有存在对虾蛋过敏的情况。

用餐时举起杯时要用右手，咀嚼食物时不要嚼出声音闭嘴吃，要不然俄罗斯客

户会认为不礼貌。提前备好多份刀叉，以便俄方客户用不惯筷子。

2.5住宿预订

接待小组成员的刘晓东提前预订酒店客房，为提供舒适安全的住宿环境，

确保帕克公司客户在住宿上的舒适和安全，同时考虑客户的需求，我们选择广

州四季酒店，广州四季酒店位于广州市天河区珠江新城珠江西路5号，这里不

仅视野绝佳，透过客房的玻璃幕墙，珠江和城市的美景可以一览无余，交通方

便，环境舒适，将会议室、游泳馆、健身房、水疗等诸多设施完美融合，服务

硬件景色都是一流。能够充分满足客户的需求。Mark住豪华江景大床房，Jake

住豪华城景大床房，Lucy和Angelina住高级城景双床房。刘晓东应定好1.2

和1.3两天晚上的上述房间。

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

为确保俄罗斯客户在广州四季酒店入住期间的安全与舒适，我们将全面检

查酒店的卫生状况，并核实所有相关设施设备的完整性和功能性，确认无误后，

协助帕克公司客户办理入住手续，并在晚宴前向俄方客户准确传达晚宴的时间

和地点，即1月2日的17:30在广州四季酒店宴会厅802举行。我们将始终秉

持严谨的态度致力于为帕克公司客户提供最高标准的住宿体验。

2.6商务礼仪

首先在俄罗斯商务活动中，双方见面时通常需要互相握手并交换名片，握

手时要脱手套站直或上体微前倾这时要注意力度适中，若有人戴着帽子握手时，

要摘下帽子后才向对方致敬。俄罗斯人注重服装的品质和整洁，颜色要以深色

为主，避免过于花哨或者夸张。

在餐桌礼仪上，俄罗斯人日常常用餐具是叉子和勺子，实行分餐制，每位

就餐者位置有一套分餐用的盘和刀叉。盘子是小平盘，左边叉子，右边刀和勺

子，刀刃朝盘。刀刃不能朝上，会引起争吵。餐刀切肉和鱼块，叉子叉取食物，

勺子舀汤。勺子摆放也有讲究通常将盛汤面朝上放桌上，若放反会被认为不欢

迎客人吃饭。用餐人可把勺子翻过来，表示吃完。众所周知，在商务活动中喝

酒是不可避免的，俄罗斯人钟情于饮酒，酒量亦是不俗。不管是伏特加、威士

忌，抑或葡萄酒、啤酒，皆是俄罗斯人餐桌上的常客。

3具体接待工作

3.1接机

接机时间：1月2日13:00-14:00，接机地点：广州白云机场。在接到客户

的行程信息后，确认客户的到达时间、航班号、航站楼等具体信息，并提前安

排好接机车辆和司机。根据客户的到达时间和交通情况，合理规划前往机场的

路线，确保能够准时到达。在出发前，与客户保持联系，告知俄方客户行程和

预计到达时间，准备醒目的接机牌，以便俄方客户能够在很短的时间内找到我

们，协助俄方客户顺利办理入境手续。在董事长和客户握手后给Mark、Jake、

Lucy和Angelina献上花束，欢迎贵宾到来。

接待过程中我们接待小组应注意形象和仪态，保持微笑和礼貌，向客户致

以热情的问候，并介绍自己和公司。协助客户搬运行李，引导他们上车，并确

保他们在车内感到舒适。在前往目的地的途中，可以与客户进行适当的交流，

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

了解他们的需求和期望，提供相关的信息和介绍。安全将客户送达广州四季酒

店后，与他们确认后续的安排，并表示愿意提供进一步的协助。

明确车辆座位安排，安排9座商务车由刘晓东驾驶：车上座位顺序依次应

为：Mark（中排1右座），李杰（中排1左座），Jake（中排2右座），黄家

乐（中排2左座），吴文静（后排右座），Lucy（后排中座），Angelina（后

排左座），林凡（前排右座）。

3.2欢迎晚宴

时间：1月2日17:30—21:00；地点：广州四季酒店宴会厅802。

为了欢迎俄罗斯帕克国际贸易公司客户的到来，增进双方的了解和友谊，

我们特意举行了一场欢迎晚宴。17:30—17:50，人员签到，在宴会厅门口设置

人员签到，并引导客户到指定的座位就座。17:50—18:00，开场致辞，由我方

爱博公司董事长李杰开场致辞，对帕克公司客户的到来表示热烈的欢迎，并介

绍这次晚宴主题与特色。18:00—20:00，享受美食，提供美味佳肴，让俄罗斯

客户品尝我们中国的美食，感受不一样的舌尖味蕾。20:00—20:30，节目表演。

20:30—20:50，自由交流。在这期间可以大家可以自由交流，借此机会增进与

俄罗斯客户感情。20:50-21:00，由董事长李杰上台致辞，致辞后接待小组和俄

罗斯客户合影留念。

座位原则：采用中式圆桌型，“以右为尊，面朝大门为尊”面向大门的为

李杰的右边依次是依次Mark、吴文静、林凡、Angelina，李杰左边依次是Jak

e、刘晓东、Lucy和黄家乐（面对董事长李杰）。

3.3参观工厂

为了使帕克公司对我方爱博公司产品有更直观更深层次的理解，我司拟定

于1月3日上午9:30至11:30，由接待小组成员带领客户参观我方工厂。

在参观工厂的过程中，我们会详细地向俄方讲解我们公司产品的特点。并

和俄方客户一起现场检验产品质量，展示产品，并检验产品质量。在工厂入口

处设置接待点，准备横幅，欢迎俄方客户的到来。向客户介绍工厂的基本情况、

生产流程和主要产品。带领客户参观生产线，展示先进的生产设备和严格的质

量控制体系。向俄方客户说明生产过程中的关键环节和技术优势。产品展示与

演示在展示区展示公司的主打产品，让客户近距离观察和体验产品的质量和功

能。安排工作人员进行产品演示，解答客户的疑问。参观期间要安排交流与互

动，安排交流环节，与客户进行面对面的互动，听取客户的意见和建议。

6

湖南商务职业技术学院毕业设计

参观注意事项：抵达车间时，与俄方客户强调危险区域禁止靠近；提前准

备5份工厂参观指南，让俄方客户大致了解我司工厂，了解产品生产流程和工

厂；李杰、黄家乐和吴文静负责讲解产品特点等。存在疑点的地方，需要解答

疑问不能怠慢。林凡翻译给俄方客，户不能存在歧义这将影响正常合作；刘晓

东记录重要信息并拍摄照片，做好笔记。

3.4洽谈和签约会议

主题：洽谈合作，签约合同，实现双赢。时间和地点：拟定于1月3日14:

00—17:00在爱博公司会议室召开会议。参会人员：李杰、黄家乐、吴文静、

林凡、刘晓东、Mark、Jake、Lucy和Angelina。

开场致辞：签约仪式开始前，董事长李杰上台开始致辞，介绍此次签约会

议意义；洽谈合作：介绍此次双方之间的合作内容和目标，以及合作对双方产

生的积极意义，就如何展开合作进行商讨；展示合作协议：主持人吴文静展示

合作协议，有合作内容的简要概述；中俄双方代表上台：李杰和Mark同时上台，

站在签约台前；签字仪式：主持人宣布签字仪式开始，中俄双方代表依次按照

李杰先签Mark后签的顺序，用黑色签字笔，以示双方合作顺利进行；致辞：进

行简短的致辞，合作的意义以及对未来的预期展望；最后进行合影留念。

会场布置：为确保会议的高效进行，采用U型座位布局，三面环绕而坐，

开口部分朝向幕布，便于与会者之间的交流。为呈现清晰的视觉内容，准备投

影仪和幕布。配备两个无线麦克风（会前调试成功无误）。会议期间，合同等

办公用品备齐。此外，会场内悬挂导示牌和桌签，以便快速找到座位，会议桌

中央摆放了花束。

3.5游玩活动与欢送晚宴

为了深化帕克公司客户对广州地域文化的认知，促进爱博公司企业文化的

交融，我们安排了这次游玩活动，期望在轻松愉快的氛围中，增强双方之间的

情感纽带。经过综合比较，我们选定了广州十三行博物馆和广州塔作为本次活

动的观光地点，以此缓解工作压力，相信这两处地标性景点能够给帕克公司客

户带来独特的文化体验。

1月4日上午10:00参观广州十三行博物馆，开馆以来一直以其深厚的历

史文化底蕴吸引着大量游客。该博物馆位于广州文化公园内，地理位置优越，

交通便利，建立在清代十三行商馆区遗址之上。通过参观广州十三行博物馆，

我们不仅可以深入了解广州的历史和文化，更能感受到这座城市的独特魅力。

7

湖南商务职业技术学院毕业设计

图1十三行博物馆

参观完广州十三行博物馆，自然不能错过的是广州的地标性建筑——广东

塔。1月4日下午17:00，带领客户参观广州塔，它被誉为广州新地标的建筑，

以其鲜明的个性和独特的魅力，成为珠江之畔的璀璨明珠。高达600米的广东

塔，又称“小蛮腰”，其优雅的身姿在夜幕下尤为引人注目，仿佛是一位舞者

正在挥动其灵动的身躯。

在客户离开之前，我们将安排一场欢送晚宴，表达我们的感激之情和惜别

之意，同时也可以进一步加深双方的了解和友谊。晚宴主题：合作共赢，欢送

贵宾；晚宴时间：1月4日19:00；晚宴地点：广州四季酒店。会场布置：以优

雅大气的风格为主，悬挂横幅“欢送帕克公司客户，预祝合作圆满成功”。

为送别尊贵之宾，并铭记此次愉快且富有成果的商务之旅，特设晚宴以志

庆祝。期间，我们与俄罗斯客户共同探讨商业之精髓，达成共识，携手共进，

实现了互利共赢。此刻，我们将这份难忘的经历化为动力，继续前行，共同书

写属于我们的辉煌篇章。现谨以晚宴之形式，向远道而来的俄罗斯客户致以崇

高敬意，为本次商务接待画上一个圆满的句号。

3.6送机

1月4日21：30，在广州白云机场送机。接待小组需要提前确认客户的航

班信息，包括航班号、起飞时间和登机口等。在送机当天，安排车辆提前到达

客户下榻的酒店，询问俄罗斯客户有没有遗漏的物品，如有要提醒客户，确保

客户准时到达机场。到达机场后，帮助俄罗斯客户把行李搬运下车，协助客户

办理登机手续，包括值机、托运行李等。引导客户前往安检口，提醒他们注意

随身物品和登机时间。在登机前，与客户进行简单的告别，表达对他们的感谢

和祝福。送机结束后，及时与客户或其代表