城建档案馆工作责任制度

PAGE城建档案馆工作责任制度一、总则（一）目的为加强城建档案馆工作的规范化、科学化管理，确保城建档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本工作责任制度。（二）适用范围本制度适用于本城建档案馆全体工作人员，涵盖档案的收集、整理、保管、利用等各项工作环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家关于档案管理的法律法规，依法开展城建档案工作，确保档案工作的合法性、规范性。2.真实完整原则：保证城建档案内容的真实性，全面收集反映城市规划、建设、管理活动的各类文件材料，确保档案的完整性。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对城建档案进行分类、整理、保管和利用，提高档案管理工作效率和质量。4.服务利用原则：以服务城市建设和发展为宗旨，积极开发档案信息资源，为社会各方面提供优质、高效的档案利用服务。二、工作职责（一）馆长职责1.全面负责城建档案馆的行政管理和业务工作，制定工作计划和发展规划，并组织实施。2.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，确保城建档案工作符合规定要求。3.组织制定和完善本馆各项工作制度，加强内部管理，提高工作效率和服务质量。4.负责本馆人员的思想政治教育和业务培训，提高工作人员素质。5.组织档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案工作的正常开展。6.负责与上级主管部门、其他相关单位的沟通协调，争取支持，推动城建档案事业发展。7.定期向上级主管部门汇报工作情况，接受监督检查，及时整改存在的问题。（二）档案收集人员职责1.依据国家和地方有关规定，制定档案收集范围和标准，明确各类城建档案的收集要求。2.主动与城市规划、建设、管理等部门及相关单位建立联系，及时掌握项目建设进度，提前介入档案收集工作。3.指导和督促各部门及单位做好文件材料的形成、积累和归档工作，确保档案的齐全、完整。4.负责接收和征集各类城建档案，对接收和征集的档案进行初步审核，检查档案的质量，对不符合要求的档案及时提出整改意见。5.做好档案收集过程中的记录和统计工作，建立档案收集台账，准确反映档案收集情况。（三）档案整理人员职责1.按照国家档案分类标准和城建档案管理要求，对收集的档案进行科学分类、编号和编目。2.对档案进行系统整理，包括装订、编页、装盒等，确保档案的整齐、规范。3.编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。4.对整理过程中发现的问题及时与相关人员沟通解决，保证档案整理工作的质量。5.定期对整理好的档案进行复查，确保整理工作的准确性和一致性。（四）档案保管人员职责1.负责档案库房的日常管理，保持库房清洁、整齐、通风良好，确保档案存放环境符合要求。2.按照档案保管要求，对档案进行妥善存放，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全。3.定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、质量和存放位置，发现问题及时报告并采取措施处理。4.负责档案库房设备的维护和管理，确保设备正常运行，保障档案保管安全。5.做好档案出入库登记工作，严格履行档案借阅、归还手续，确保档案的流转安全。（五）档案利用人员职责1.热情接待档案利用者，耐心解答利用者的咨询，根据利用者需求提供准确的档案信息。2.按照档案利用规定，办理档案查阅、借阅手续，严格控制档案的利用范围和期限。3.积极开发档案信息资源，根据城市建设和管理需要，编写档案参考资料，为社会提供有价值的档案信息服务。4.对档案利用情况进行登记和统计，及时反馈利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。5.做好档案利用过程中的保密工作，防止档案信息泄露。三、档案收集（一）收集范围1.城市规划方面：包括城市总体规划、分区规划、详细规划等各类规划文件、图纸及相关资料。2.城市建设方面：涵盖工程项目前期文件、施工过程中的各类技术文件、竣工图等，如建设项目立项批复、可行性研究报告、设计文件、施工组织设计、工程变更记录、隐蔽工程验收记录、质量检验报告等。3.城市管理方面：涉及城市基础设施管理、环境卫生管理、园林绿化管理、市政工程管理等方面的文件材料，如城市道路养护记录、排水设施维护资料、公园建设与管理档案等。（二）收集要求1.归档的文件材料应真实、准确、完整，与城市规划、建设、管理活动直接相关。2.文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备。3.载体应符合耐久性要求，如纸质档案应使用耐久性好的纸张，电子档案应采用通用格式进行存储，并定期进行备份。（三）收集程序1.档案收集人员提前介入城市规划、建设、管理项目，了解项目进展情况，明确档案收集的重点和要求。2.在项目建设过程中，定期与项目建设单位沟通，督促其按照档案管理要求及时整理和移交文件材料。3.项目竣工后，建设单位应在规定时间内将完整的项目档案移交城建档案馆。档案收集人员对移交的档案进行认真审核，对不符合要求的档案，要求建设单位限期整改后重新移交。4.对于重要的历史档案、珍贵档案或散失在社会上的城建档案，通过征集、购买、捐赠等方式进行收集。四、档案整理（一）分类标准1.按照工程建设项目分类，分为工业建筑、民用建筑、市政基础设施工程等类别，每个类别再根据项目具体情况进行细分。2.按照文件材料的性质分类，分为工程前期文件、施工技术文件、竣工图、竣工验收文件等。（二）编号规则1.采用分类编号法，对每一类档案赋予唯一的编号。编号应体现档案的类别、年度和顺序号等信息。2.例如，对于工程建设项目档案，编号格式为：项目类别代码年度顺序号。其中，项目类别代码根据工程性质确定，如工业建筑用“G”表示，民用建筑用“M”表示，市政基础设施工程用“S”表示等。（三）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、页数、密级等内容。2.题名应准确反映档案的主要内容，责任者应填写文件材料的形成单位或个人。3.日期应填写文件材料的形成日期，页数应准确统计档案的实际页数。4.密级应根据档案内容的保密程度确定，分为绝密、机密、秘密三级，并在目录中注明。（四）整理流程1.对收集到的档案进行初步筛选，剔除重复和无关的文件材料。2.按照分类标准对档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。3.对每一份档案进行编号，并在档案封面和卷内文件首页填写编号。4.根据编号顺序编制档案目录，打印成册。5.将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上填写档案编号、题名、起止日期等信息。6.对整理好的档案进行复查，确保分类准确、编号无误、编目完整。五、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，配备必要的消防设备（如灭火器、消防栓等）、温湿度调节设备（如空调、除湿机等）、防虫防鼠设备（如防虫剂、鼠夹等）和防盗设备（如门禁系统、监控摄像头等）。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保工作流程顺畅，互不干扰。4.定期对库房进行检查和维护，及时发现并处理库房设施设备存在的问题。（二）档案存放方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐有序，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行异地备份。3.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保护措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定，结合城建档案的实际情况，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映城市建设发展历程、具有重要历史价值和凭证作用的档案，如城市总体规划、重大建设项目档案等。3.长期保管的档案保管期限一般为30年，主要是对城市建设和管理有一定参考价值的档案，如一般性建设项目档案等。短期保管的档案保管期限一般为年，主要是时效性较强、利用价值相对较低的档案，如临时性工程档案等。（四）档案清点与统计1.定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计，填写档案统计报表，及时掌握档案工作动态。3.对档案清点和统计过程中发现的问题进行详细记录，并分析原因，采取相应的措施进行处理。六、档案利用（一）利用范围1.城市规划、建设、管理部门及相关单位在编制规划、进行工程设计、开展项目建设、实施城市管理等工作中查阅相关档案资料。2.科研机构、大专院校等在进行城市建设领域的学术研究时利用城建档案。3.司法机关在处理涉及城市建设的案件时查阅相关档案作为证据。4.社会公众在符合规定的情况下查阅与自身权益相关或具有历史文化价值的城建档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.单位查阅档案需出具单位介绍信，个人查阅档案需出示有效身份证件。3.档案利用人员经审核批准后，在档案利用登记本上签字，由档案管理人员陪同到指定地点查阅档案。4.如需借阅档案，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间，并填写借阅登记表。借阅期限一般不超过个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。（三）利用服务1.为档案利用者提供必要的查阅设备和场所，如阅览室、计算机等，方便其查阅档案。2.根据利用者需求，协助其查找档案，提供档案信息咨询服务。3.对于重要的档案利用需求，可根据实际情况提供档案复制服务，复制件应加盖城建档案馆印章，与原件具有同等效力。4.对档案利用过程进行跟踪，及时了解利用者的反馈意见，不断改进服务质量。（四）利用登记与统计1.对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、利用方式（查阅、借阅、复制等）等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，如不同时间段的利用频率、利用目的分布等，为档案管理工作的优化提供依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合城建档案的实际价值，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果准确反映档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由馆长担任组长，档案业务骨干为成员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，分析其内容的重要性、历史价值和现实利用价值。2.综合评估法：综合考虑档案的形成时间、来源、内容、载体等因素，对档案的保存价值进行全面评估。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经馆长审核签字后，报上级主管部门批准。3.在上级主管部门的监督下，对批准销毁的档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁工作完成后，在档案销毁清册上注明销毁时间、地点、方式等信息，并由监销人员签字确认。同时，对档案销毁情况进行记录和统计，归入档案管理档案。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的城建档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为城市建设和管理提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化处理1.对馆藏档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整。扫描分辨率应符合档案存储和利用要求，一般不低于300dpi。2.对数字化档案进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.建立数字化档案数据库，将扫描后的档案图像与对应的目录信息进行挂接，实现档案信息的快速检索。（三）信息化管理系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、责任者、日期、密级等。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按关键词、档案编号、题名等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：办理档案借阅手续，记录借阅时间、期限、归还情况等信息，实现对档案借阅流程的全程管理。4.统计分析功能：对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供依据。5.安全管理功能：设置用户权限，确保档案信息的安全。对系统进行定期维护和备份，防止数据丢失。（四）数据安全与备份1.建立数据安全管理制度，采取防火墙、入侵检测、加密存储等技术手段，保障档案信息化系统的安全运行。2.定期对数字化档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储或采用磁带备份等方式，确保数据的安全性和可恢复性。九、监督与考核（一）内部监督1.建立内部监督机制，定期对档案工作进行检查，重点检查档案收集、整理、保管、利用等环节的工作质量和制度执行情况。2.对检查中发现的问题及时提出整改意见，督促相关人员限期整改，并跟踪整改落实情况。3.加强对档案工作人员的职业道德教育，提高其责任意识和服务意识，确保档案工作的规范开展。（二）外部监督1.主动接受上级主管部门的监督检查，及时汇报工作进展情况，认真落实上级部门提出的意见和要求。2.积极配合档案行政管理部门的监督指导，按照要求做好档案工作的各项统计报表报送、档案业务培训等工作。3.接受社会公众的监督，设立举报电话和邮箱，及时处理公