卫生院档案工作责任制度

PAGE卫生院档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强卫生院档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合卫生院实际情况，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范和责任界定。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生院档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管和利用等工作，确保档案管理的系统性和规范性。2.真实完整原则：档案内容必须真实反映卫生院各项工作的实际情况，保证档案的完整性，不得遗漏、篡改或伪造档案信息。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率，为卫生院的医疗、教学、科研、管理等工作提供有力支持。4.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理职责分工（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善卫生院档案管理制度，并组织实施。2.负责全院各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的齐全完整和规范有序。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的实体安全。5.严格执行档案借阅制度，办理档案借阅、查阅手续，对归还的档案进行认真核对和检查，确保档案的安全归还。6.积极开展档案信息开发利用工作，根据卫生院工作需要，编写档案参考资料，为领导决策、医疗服务、教学科研等提供档案信息支持。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全院工作人员的档案意识和业务水平。8.负责对各科室档案工作进行指导、监督和检查，定期对档案工作进行考核评估，促进档案工作质量的提高。（二）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本科室档案的及时、准确、完整。2.按照档案管理要求，对本科室形成的文件材料进行分类整理，定期将整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本科室档案的安全保管，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。5.积极参加档案业务培训，学习档案管理知识和技能，提高本科室档案管理水平。（三）卫生院领导职责1.加强对档案工作的领导，将档案工作纳入卫生院整体发展规划，定期研究解决档案工作中的重大问题。2.保障档案工作所需的经费、设备和人员，为档案工作的顺利开展提供必要的条件。3.监督检查档案工作责任制度的执行情况，对档案工作成绩突出的科室和个人给予表彰和奖励，对违反档案管理制度的行为进行严肃处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括卫生院行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理、医疗质量管理、医疗安全管理等方面形成的文件材料。3.医疗业务类：包括医疗文书、护理记录、病历档案、医技检查报告、医疗统计报表、科研项目资料、教学资料等方面形成的文件材料。4.设备物资类：包括设备采购、验收、使用、维护、报废等方面形成的文件材料，以及物资采购、库存管理等方面形成的文件材料。5.基建项目类：包括卫生院新建、改建、扩建等基建项目从项目立项到竣工验收全过程形成的文件材料。6.其他类：包括卫生院对外交流、合作协议、捐赠协议、信访材料、审计报告等方面形成的文件材料。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应及时收集本科室在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体形式符合要求。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件丢失或损坏。4.收集的文件材料应按照档案管理的分类要求进行初步整理，便于后续的集中整理。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。按照文件的时间顺序、重要程度、问题类别等进行分类整理，使档案具有系统性和逻辑性。2.区分不同价值，便于保管和利用。根据文件材料的重要性、保存期限等因素，将档案分为永久、长期、短期三类，分别进行整理和保管。3.便于保管和利用，提高工作效率。整理后的档案应便于查找、借阅和统计，能够快速满足卫生院各项工作对档案信息的需求。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别，将收集到的文件材料分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、设备物资类、基建项目类、其他类等六大类。每大类下再根据具体内容进行细分，形成二级类目。例如，医疗业务类可细分为门诊病历、住院病历、护理记录、医技检查报告等。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度类别流水号的形式，如“2023医疗业务001”，表示2023年形成的医疗业务类第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。通过编目，使档案信息更加清晰、准确，便于查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字。装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、起止编号等信息。档案盒应排列整齐，存放在档案架上。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找和管理。2.纸质档案应采用档案盒或档案柜进行保管，电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等，确保档案的安全保密。（三）保管期限1.永久保管的档案：凡是反映卫生院主要职能活动和基本历史面貌的，对卫生院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如卫生院的重要会议记录、重大医疗事件档案、长期科研项目档案等。2.长期保管的档案：凡是反映卫生院一般工作活动，在较长时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如卫生院的年度工作计划、总结、一般医疗业务档案等。3.短期保管的档案：凡是反映卫生院局部工作活动，在较短时间内对卫生院工作有参考价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如临时性的工作文件、一般性的报表等。（四）定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.每月应对档案库房进行一次巡查，检查库房的温湿度、消防器材、防盗设备等是否正常，发现问题及时处理。3.每年应对档案进行一次全面检查，对档案的整理、编目、装订等情况进行检查，对档案的保管期限进行核对，对电子档案进行数据备份和维护。4.检查中发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用范围1.为卫生院内部管理提供档案信息支持，如查阅档案为制定工作计划、决策参考、工作考核等提供依据。2.为医疗服务提供档案信息支持，如查阅病历档案为临床诊断、治疗提供参考。3.为教学科研提供档案信息支持，如查阅科研项目档案、教学资料等为教学科研工作提供素材。4.为对外交流合作提供档案信息支持，如查阅相关协议、文件等为对外交流合作提供证明。5.为社会公众提供档案信息服务，如根据法律法规和相关规定，为患者、家属等提供病历档案查阅服务。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在科室负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在科室负责人签字同意，报分管领导审批后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案。3.出具证明：根据工作需要，可向有关单位或个人出具档案证明。出具证明应严格按照档案管理规定进行，确保证明内容真实、准确、完整。（三）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅借阅日期、查阅借阅人姓名、所在科室、查阅借阅目的、查阅借阅内容、查阅借阅期限等。2.档案利用登记记录应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同，以便日后查阅和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合卫生院实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的客观性和公正性。3.充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和未来发展需要，合理确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各科室兼职档案员及相关业务专家组成。鉴定工作小组负责对拟销毁的档案进行审核鉴定，确保鉴定工作的科学性和准确性。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，直接判断档案的价值，确定其保管期限和销毁范围。2.分析比较法：将档案与同类档案进行分析比较，了解其在卫生院工作中的作用和地位，从而确定其价值。3.效益评估法：从档案利用的社会效益和经济效益等方面进行评估，判断档案是否具有继续保存的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁审批表》，注明档