采购审计服务询价制度

PAGE采购审计服务询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购审计服务的询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购审计服务质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门采购审计服务的询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购审计服务询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准。2.公平性原则：确保所有参与询价的供应商享有平等的机会，不受任何歧视。3.公正性原则：询价过程应客观、公正，避免人为因素干扰。4.保密性原则：对询价过程中涉及的商业秘密、供应商信息等予以保密。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据工作需要，确定采购审计服务的具体需求，填写《采购审计服务需求申请表》，详细说明服务内容、要求、时间节点等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）采购管理部门审核1.采购管理部门收到需求申请表后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.如需求不合理或不符合公司规定，采购管理部门应与需求部门沟通，提出修改意见或拒绝受理。3.审核通过后，采购管理部门将需求申请表移交至询价小组。（三）询价小组组建1.询价小组由采购管理部门、财务部门、审计部门及相关专业技术人员组成。2.采购管理部门负责召集询价小组会议，确定小组成员名单。3.询价小组应具备与采购审计服务相关的专业知识和经验，熟悉询价流程和相关法律法规。（四）制定询价文件1.询价小组根据采购审计服务需求，制定询价文件。2.询价文件应包括以下内容：采购审计服务的详细要求，如审计范围、审计方法、审计报告格式等。供应商资格要求，包括营业执照、资质证书、业绩证明等。报价要求，明确报价的内容、方式、有效期等。询价文件的格式、内容、提交时间和地点等。评标标准，如价格、服务质量、信誉等。3.询价文件经询价小组审核通过后，加盖公司公章，向潜在供应商发出。（五）供应商报名1.潜在供应商收到询价文件后，如有意参与询价，应在规定时间内填写《供应商报名登记表》，提交相关证明材料。2.证明材料应包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、法定代表人授权书、报价单等。3.采购管理部门对供应商提交的报名材料进行初审，审核通过的供应商进入询价环节。（六）询价1.询价小组向通过初审的供应商发出询价函，要求其在规定时间内提交报价文件。2.询价函应明确询价的项目、要求、报价截止时间等信息。3.供应商应按照询价函要求，编制报价文件，详细说明服务内容、价格、服务期限、售后服务承诺等。4.报价文件应加盖供应商公章，并由法定代表人或授权代表签字。（七）报价文件接收与整理1.采购管理部门负责接收供应商的报价文件，并进行整理和编号。2.对报价文件的完整性、准确性进行审核，如发现问题及时与供应商沟通。3.将审核通过的报价文件提交至询价小组。（八）评标1.询价小组根据评标标准，对供应商的报价文件进行评审。2.评审过程中，询价小组可要求供应商对报价文件进行澄清或答疑。3.评标结果采用综合评分法，根据价格、服务质量、信誉等因素进行打分，得分最高的供应商为中标候选人。（九）中标候选人确定与公示1.询价小组根据评标结果，确定中标候选人名单，并提交至采购管理部门。2.采购管理部门将中标候选人名单在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。3.公示期间，如其他部门或员工对中标候选人有异议，可向采购管理部门提出书面意见。4.采购管理部门对异议进行调查核实，如发现问题，取消中标候选人资格，并重新组织询价。（十）合同签订1.公示无异议后，采购管理部门与中标供应商签订采购审计服务合同。2.合同应明确服务内容、价格、服务期限、双方权利义务、违约责任等条款。3.合同签订后，报财务部门备案。三、询价文件编制要求（一）准确性询价文件应准确描述采购审计服务的需求，避免模糊或歧义的表述，确保供应商能够准确理解要求并提供相应的报价。（二）完整性1.涵盖采购审计服务的各个方面，包括服务范围、工作要求、质量标准、时间节点、验收方式等。2.明确供应商资格要求、报价要求、评标标准等相关内容，使供应商清楚了解询价的规则和流程。（三）规范性1.语言表达规范、简洁，避免使用生僻或容易引起误解的词汇。2.格式统一、规范，便于供应商阅读和填写报价文件。（四）合理性1.服务要求应合理可行，符合公司实际需求和行业标准。2.评标标准应科学合理，能够客观公正地评价供应商的报价和服务能力。四、供应商管理（一）供应商资格审查1.建立供应商资格审查制度，对报名参与询价的供应商进行资格审查。2.审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。3.只有通过资格审查的供应商才能进入询价环节。（二）供应商信息管理1.建立供应商信息库，记录供应商的基本信息、报价情况、服务质量等。2.定期对供应商信息进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。3.根据供应商的表现，对供应商进行分类管理，如优质供应商、合格供应商、不合格供应商等。（三）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，对已合作的供应商进行定期评价和考核。2.评价内容包括服务质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。3.根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、暂停合作或淘汰处理。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购审计服务询价活动进行监督，检查询价过程是否合规、公正。2.审计部门可定期或不定期对询价文件、报价文件、评标记录等进行审查，发现问题及时提出整改意见。（二）投诉处理1.设立投诉渠道，接受公司内部各部门及员工对采购审计服务询价活动的投诉。2.对投诉事项进行调查核实，如投诉属实，依法依规处理相关责任人，并采取相应的纠正措施。（三）档案管理1.采购管理部门负责建立采购审计服务询价活动档案，对询价过程中的文件、资料进行整理和归档。2.档案内容包括需求申请表、询价文件、