内部审计保管制度

PAGE内部审计保管制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司内部审计工作中涉及的各类资料、文件、资产等的保管行为，确保审计工作的准确性、完整性和可追溯性，保护公司资产安全，防范审计风险，维护公司正常运营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司内部审计部门及其工作人员在执行审计业务过程中所涉及的一切保管事项，包括但不限于审计计划、审计工作底稿、审计报告、审计证据、被审计单位提供的资料以及审计过程中形成的其他相关文件和资产。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规以及行业相关标准和规范，确保内部审计保管工作合法合规。2.保密性原则对审计过程中涉及的公司机密信息、商业秘密以及被审计单位的敏感信息予以严格保密，防止信息泄露。3.完整性原则保证各类审计资料和资产的完整无缺，不丢失、不损坏，确保审计工作的连贯性和可靠性。4.可追溯性原则建立完善的保管记录和档案体系，使审计资料和资产的流转过程清晰可查，便于日后的查阅、审计和监督。二、保管职责分工（一）内部审计部门负责人1.全面负责内部审计保管制度的贯彻执行和监督检查，确保制度的有效实施。2.审核批准重要审计资料的保管方式、期限和处置方案。3.协调与其他部门在审计保管工作中的关系，解决保管工作中出现的重大问题。（二）审计项目负责人（主审）1.负责组织实施本审计项目的资料保管工作，确保审计过程中产生的各类资料及时、准确地收集、整理和保管。2.对审计工作底稿、审计证据等资料的完整性和准确性负责，按照规定的格式和要求进行编制和整理。3.在审计项目结束后，及时将审计资料移交至部门档案管理人员，并办理交接手续。（三）审计人员1.按照审计项目负责人的要求，认真做好各自工作中涉及的资料收集、整理和保管工作，确保所负责资料的真实性和完整性。2.严格遵守保密规定，妥善保管审计过程中获取的各类信息，不得擅自泄露或用于非审计工作目的。3.在审计工作结束后，主动将个人保管的审计资料移交至项目负责人。（四）档案管理人员1.负责审计档案的集中统一管理，建立健全档案管理制度，确保档案的安全存放和有序保管。2.对接收的审计资料进行分类、编号、装订、归档等工作，保证档案的规范性和完整性。3.按照规定期限保管审计档案，办理档案的查阅、借阅和归还手续，做好相关记录。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、丢失等。三、审计资料保管（一）审计计划1.审计计划应包括年度审计计划、项目审计计划等，由内部审计部门负责人审核批准后实施。2.审计计划应明确审计目标、范围、内容、方法、时间安排以及人员分工等，确保审计工作有序进行。3.审计计划编制完成后，应及时归档保存，保存期限为[X]年。保存期满后，经内部审计部门负责人批准，可进行销毁处理。（二）审计工作底稿1.审计人员应在审计过程中及时编制审计工作底稿，详细记录审计程序的执行情况、获取的审计证据以及得出的审计结论。2.审计工作底稿应内容完整、记录清晰、结论明确，能够支持审计报告的形成。3.审计工作底稿应按照审计项目进行分类整理，同一项目的工作底稿应按照审计程序的先后顺序进行编号，确保编号连续、不重不漏。4.审计工作底稿的保存期限为[X]年。保存期满后，经内部审计部门负责人批准，可进行销毁处理。但对于涉及重大违法违规问题或可能存在法律纠纷的审计项目，工作底稿应长期保存。（三）审计证据1.审计证据是审计人员在审计过程中获取的、用于支持审计结论的各种证明材料，包括文件、凭证、报表、访谈记录、实物证据等。2.审计人员应确保获取的审计证据真实、可靠、充分，能够有力地证明审计事项。3.审计证据应按照与审计工作底稿相对应的原则进行整理和编号，注明证据的来源、获取时间等信息。4.审计证据的保存期限与审计工作底稿相同，具体参照上述审计工作底稿保存期限的规定执行。（四）审计报告1.审计报告是内部审计部门对审计项目实施情况和审计结果的书面总结，应客观、公正、准确地反映审计事项。2.审计报告应包括审计概况、审计依据、审计发现的问题、审计结论、审计建议等内容，语言表达应清晰、简洁、规范。3.审计报告经内部审计部门负责人审核、公司管理层批准后，正式出具并发送至相关部门和人员。4.审计报告的原件应归档保存，保存期限为[X]年。同时，应根据需要制作副本，分发给相关部门和人员，以便其了解审计情况并执行审计建议。保存期满后，经内部审计部门负责人批准，可进行销毁处理。（五）被审计单位提供的资料1.被审计单位应按照内部审计部门的要求，及时、准确地提供与审计项目相关的各类资料，包括财务报表、会计凭证、合同协议、业务数据等。2.内部审计部门在接收被审计单位提供的资料时，应进行登记，并要求被审计单位签字确认。3.对于被审计单位提供的资料，内部审计人员应妥善保管，不得擅自修改、删除或丢失。在审计工作结束后，应将资料退还被审计单位或按照规定进行归档保存。4.如因审计工作需要，对被审计单位提供的资料进行复印、扫描等操作，应经被审计单位同意，并在复印件或扫描件上注明用途和出处。四、资产保管（一）固定资产1.内部审计部门在审计过程中涉及的固定资产，如办公设备、审计工具等，应按照公司固定资产管理制度进行管理。2.审计人员应妥善使用和保管固定资产，定期进行检查和维护，确保资产的正常运行和安全完整。3.对于临时借用的固定资产，借用人员应在借用期间负责保管，如有损坏或丢失，应按照公司规定进行赔偿。4.在审计项目结束后，借用的固定资产应及时归还至公司指定地点，并办理交接手续。（二）其他资产1.审计过程中涉及的其他资产，如库存现金、有价证券、票据等，应按照公司相关财务管理制度进行保管和核算。2.审计人员应严格遵守现金管理规定，确保库存现金的安全，定期进行盘点，做到账实相符。3.在审计涉及有价证券和票据时，应核实其真实性、完整性和有效性，并妥善保管，防止丢失或被盗。4.对于审计过程中发现的资产保管问题，应及时提出审计建议，督促被审计单位进行整改，确保资产安全。五、保管期限与处置程序（一）保管期限1.一般审计资料的保管期限为[X]年，但对于涉及重大违法违规问题、可能存在法律纠纷或对公司具有重要影响的审计项目，相关资料应长期保存。2.资产保管期限按照公司固定资产管理制度和财务管理制度的规定执行，但在审计过程中涉及的资产保管期限应与审计资料的保管期限相适应，确保在审计资料保存期限内能够对资产情况进行追溯和核查。（二）处置程序1.审计资料和资产在保管期限届满后，由档案管理人员提出销毁或处置申请，填写《审计资料/资产处置申请表》，详细说明拟处置的资料或资产名称、数量、保管期限、处置原因等信息。2.《审计资料/资产处置申请表》经内部审计部门负责人审核后，报公司管理层批准。3.经批准后，档案管理人员负责组织实施处置工作。对于审计资料，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并确保销毁过程的可监督性和彻底性；对于资产，应按照公司规定的处置方式进行处理，如出售、报废等，并做好相关记录。4.在处置过程中，应安排专人进行监督，确保处置工作符合规定要求。处置完成后，应将处置情况记录在案，并存档保存。六、查阅与借阅管理（一）查阅管理1.公司内部其他部门因工作需要查阅审计资料时，应填写《审计资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经本部门负责人签字批准。2.《审计资料查阅申请表》提交至内部审计部门，由内部审计部门负责人根据申请内容进行审核，必要时征求档案管理人员意见。审核通过后，安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的时间和地点进行查阅，不得擅自将审计资料带出查阅场所，不得对审计资料进行涂改、损坏、抽取、抄录等操作。如需复印或摘录部分内容，应经内部审计部门负责人批准，并在复印件或摘录件上注明用途和出处。4.查阅结束后，查阅人员应将查阅的审计资料归还档案管理人员，并在《审计资料查阅登记表》上签字确认。（二）借阅管理1.公司外部单位或人员因特殊原因需要借阅审计资料时，应按照公司对外信息披露和保密管理规定办理相关手续，填写《审计资料借阅申请表》，详细说明借阅单位或人员名称、联系方式、借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，并提交相关证明文件。2.《审计资料借阅申请表》经公司管理层批准后，方可办理借阅手续。借阅人应与内部审计部门签订《审计资料借阅保密协议》，明确借阅人的保密义务和违约责任。3.档案管理人员根据批准的借阅申请，向借阅人提供相应的审计资料，并办理借阅登记手续，注明借阅资料名称、数量、借阅时间、预计归还时间等信息。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还审计资料，如需延期归还，应提前向内部审计部门提出申请，经批准后方可延期。逾期未归还的，内部审计部门应及时催还，并按照协议追究借阅人的违约责任。5.借阅人归还审计资料时，档案管理人员应认真核对资料的完整性和准确性，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按照协议要求借阅人进行赔偿。七、保密与安全管理（一）保密管理1.内部审计人员应严格遵守公司保密制度，对审计过程中涉及的公司机密信息、商业秘密以及被审计单位的敏感信息予以保密，不得向任何无关人员泄露。2.在审计工作中，如需与外部单位或人员交流涉及保密信息的内容，应要求对方签订保密协议，并采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.对于审计资料的保管场所，应采取必要的安全防范措施，如安装监控设备、设置门禁系统等，确保资料的安全存放。4.档案管理人员应定期对审计档案进行清查和盘点，发现保密信息可能存在泄露风险时，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。（二）安全管理1.加强对审计资料保管场所的安全管理，确保场所的防火、防盗、防潮、防虫等设施齐全有效。2.定期对保管的审计资料和资产进行检查，发现问题及时处理，如对损坏的资料进行修复、对存在安全隐患的资产进行更换或维修等。3.建立健全应急处置机制，制定应急预案，应对可能出现的自然灾害、火灾、盗窃等突发事件，确保在紧急情况下能够迅速采取措施，保护审计资料和资产的安全。4.对因工作失误或其他原因导致审计资料或资产丢失、损坏的，应追究相关人员的责任，并采取措施进行补救，尽量减少损失。八、监督与检查（一）内部监督1.内部审计部门应定期对审计资料和资产的保管情况进行自查，检查保管制度的执行情况、资料的完整性和准确性、资产的安全状况等，发现问题及时整改。2.内部审计部门负责人应加强对保管工作的日常监督，定期听取档案管理人员的工作汇报，了解保管工作进展情况，及时解决保管工作中出现的问题。3.审计人员在工作过程中应相互监督，发现违反保管制度的行为应及时制止，并向上级报告