审计署项目档案管理制度

PAGE审计署项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强审计署项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥项目档案在审计工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合审计署实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计署开展的各类审计项目档案的管理，包括但不限于财政审计、金融审计、企业审计、经济责任审计等项目形成的档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则项目档案由审计项目实施部门负责收集、整理、立卷和归档，统一交审计署档案管理部门集中保管。2.完整准确原则项目档案应全面反映审计项目实施过程和结果，确保档案内容真实、准确、完整，能够为审计工作提供可靠依据。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，确保项目档案的安全，防止档案信息泄露。4.便于利用原则优化档案整理和保管方式，提高档案检索效率，便于审计人员和其他相关人员查阅和利用项目档案。二、项目档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善审计署项目档案管理制度。2.负责对审计项目档案管理工作进行监督、指导和检查，定期组织档案管理培训。3.集中保管审计项目档案，建立健全档案保管、借阅、利用等管理制度，确保档案安全。4.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案检索工具，提高档案检索效率。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的信息化水平。（二）项目实施部门职责1.负责本部门审计项目档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的完整、准确。2.按照档案管理要求，对项目文件材料进行分类、编号、编目等初步整理，编制项目档案移交清单。3.在项目结束后，及时将整理好的项目档案移交档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案的审核、验收工作。4.负责对本部门保管的项目档案进行定期清查和核对，确保档案的安全和完整。（三）审计人员职责1.在项目实施过程中，按照档案管理要求，及时收集、整理和保管与项目相关的文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2.配合项目实施部门做好项目档案的整理和归档工作，提供必要的协助和支持。3.遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造项目档案，不得擅自将档案带出审计现场或转借他人。三、项目文件材料的形成与收集（一）文件材料形成要求1.审计人员应在项目实施过程中及时形成各类文件材料，包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告等。2.文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.电子文件应符合国家有关电子文件管理的规定，确保其真实性、完整性和可读性。（二）文件材料收集范围1.项目立项阶段形成的文件材料，如项目申请报告、立项批复等。2.审计准备阶段形成的文件材料，如审计通知书、审计工作方案、被审计单位基本情况资料等。3.审计实施阶段形成的文件材料，如审计证据、审计工作底稿、审计日记、审计谈话记录等。4.审计报告阶段形成的文件材料,如审计报告、审计决定书、审计移送处理书、被审计单位反馈意见及整改情况等。5.其他与项目相关的文件材料，如会议记录、往来信函、咨询意见等。（三）文件材料收集要求1.项目实施部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应进行分类整理，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列，便于后续的整理和归档。3.对于重要的文件材料，应进行备份或复制，确保文件的安全和可追溯性。四、项目档案的整理与立卷（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照审计项目的类别、阶段和文件材料的性质进行分类整理，确保分类科学、合理。3.同一项目的文件材料应集中整理，不得分散或与其他项目的文件材料混合整理。（二）整理方法1.分类按照审计项目的类别，将项目档案分为财政审计档案、金融审计档案、企业审计档案、经济责任审计档案等。每个类别下再按照审计准备、实施、报告等阶段进行细分。2.组卷将同一阶段、同一性质的文件材料组成一卷或数卷。卷内文件材料应按照重要程度、时间顺序等进行排列，编号应连续、准确。3.编目编制卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等内容。卷内目录应打印或书写清晰，一式两份，一份置于卷首，一份单独装订成册。4.装订卷内文件材料应采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件材料的牢固和整齐。装订时应去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料应进行修复。（三）立卷要求1.项目实施部门应在项目结束后及时完成项目档案的整理和立卷工作，确保档案整理工作的及时性和准确性。2.立卷过程中应认真核对文件材料的完整性和准确性，对不符合要求的文件材料应及时补充或更正。3.立卷完成后，应编写卷内备考表，注明卷内文件材料的数量、完整性、整理情况等内容。备考表应置于卷尾，与卷内文件材料一并装订。五、项目档案的归档与保管（一）归档要求1.项目实施部门应在项目档案整理立卷完成后，及时向档案管理部门移交项目档案。移交时应填写项目档案移交清单，注明档案的名称、卷数、起止日期等内容。2.档案管理部门应对移交的项目档案进行审核和验收，对不符合要求的档案应退回项目实施部门重新整理。3.项目档案应按照年度、项目类别等进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找和利用。（二）保管期限1.审计项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括审计报告、审计决定书、审计移送处理书等重要文件材料。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括审计工作底稿、审计证据等重要过程性文件材料。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括一般性文件材料，如审计通知书、审计工作方案等。（三）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。六、项目档案的利用与借阅（一）利用原则1.遵循依法利用、服务审计工作的原则，确保项目档案的合理利用。2.严格遵守档案保密制度，保护档案信息安全，防止档案信息泄露。3.提高档案利用效率，为审计人员和其他相关人员提供便捷、高效的档案利用服务。（二）利用方式1.查阅审计人员和其他相关人员因工作需要查阅项目档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.借阅确因工作需要借阅项目档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过15个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制因工作需要复制项目档案的，应填写档案复制申请表，注明复制内容、复制用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理部门工作人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。（三）利用要求1.查阅、借阅和复制项目档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.查阅、借阅和复制档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散或丢失档案。3.查阅、借阅和复制档案人员应严格遵守档案保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。七、项目档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，确保档案鉴定工作客观、公正、准确。2.依据国家有关法律法规和行业标准，结合审计署实际情况，制定科学合理的档案鉴定标准。3.档案鉴定工作应定期进行，确保档案保管期限的合理性和档案内容的有效性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（三）鉴定方法1.审查档案内容对档案的完整性、准确性、重要性等进行审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.参考档案保管期限根据档案保管期限的规定，对到期档案进行重点审查，确定是否需要继续保存。3.征求相关部门意见征求审计项目实施部门、业务主管部门等相关部门的意见，了解档案的利用情况和是否仍具有参考价值。（四）销毁程序1.根据档案鉴定工作小组的鉴定意见，编制档案销毁清单，注明档案的名称、卷数、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人、审计署分管领导批准后，方可进行档案销毁。3.档案销毁应在指