合肥市审计局档案制度

PAGE合肥市审计局档案制度一、总则（一）目的为加强合肥市审计局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在审计工作及各项事业发展中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于合肥市审计局机关各处室、直属事业单位及其工作人员在各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整与安全，便于开发利用。局办公室是全局档案工作的综合管理部门，负责对全局档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实准确原则归档的文件材料应真实反映审计工作的全过程和实际情况，内容准确无误，数据可靠。3.齐全完整原则按照档案形成规律和特点，全面收集、整理各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和信息。4.便于利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，科学分类、编号、编目，建立健全检索工具，提高档案的查全率和查准率，为审计工作和其他各项工作提供高效便捷的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立合肥市审计局档案管理领导小组，由局主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各处室负责人为成员。领导小组职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，审定本局档案工作规章制度和发展规划。2.研究决定档案工作中的重大问题，协调解决档案工作中的困难和矛盾，保障档案工作的顺利开展。3.监督检查档案工作的执行情况，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）办公室（档案管理部门）办公室作为全局档案管理的综合部门，具体负责档案管理工作，其职责如下：1.贯彻执行档案管理的法律法规和本局档案管理制度，制定档案工作计划和实施方案，并组织实施。2.负责对局机关各处室、直属事业单位档案工作的业务指导和监督检查，定期开展档案工作考核评估，促进档案管理工作规范化、标准化。3.负责接收、收集、整理、保管全局各类档案，对档案进行分类、编号、编目、装订等基础工作，建立健全档案检索体系，确保档案的完整与安全。4.负责档案的开发利用工作，编制各类档案检索工具和参考资料，积极为审计工作及其他各项工作提供档案信息服务，办理档案查阅、借阅、复制等手续。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立档案数据库，实现档案信息资源共享，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案宣传、培训工作，提高全局工作人员的档案意识和业务水平。7.负责向市档案局报送档案工作情况和统计报表，接受市档案局的业务指导和监督检查。8.负责对到期档案进行鉴定、销毁，按照规定做好档案销毁登记工作。（三）各处室、直属事业单位（兼职档案员）各处室、直属事业单位应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受局办公室的业务指导和监督检查。兼职档案员职责如下：1.负责收集本部门在各项工作中形成的文件材料，按照档案管理要求进行分类整理，确保文件材料齐全完整、分类准确。2.定期将整理好的档案移交局办公室统一保管，办理档案移交手续。3.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。4.积极配合局办公室开展档案利用工作，提供档案查阅线索，协助查阅档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关发来的与本局工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.本局形成的各种文件材料，包括审计业务文件、行政管理文件、人事文件、财务文件、基建文件等。3.本局召开的各类会议文件、记录、纪要等。4.本局开展审计项目形成的各类资料，如审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告等。5.本局工作人员在工作中形成的各类业务资料、调研成果、工作总结、统计报表等。6.本局与其他单位签订的合同、协议、意向书等文件材料。7.本局获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。8.其他具有保存价值的文件材料和资料。（二）收集要求1.各处室、直属事业单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时收集齐全，不得遗漏重要文件。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性和原始性，不得擅自涂改、伪造、损毁文件。3.对收集的文件材料应进行初步整理，按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，剔除重复、无用的文件。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、审计业务档案、会计档案、人事档案、基建档案、实物档案等类别。文书档案按照年度—保管期限—机构（问题）进行分类；审计业务档案按照审计项目进行分类；会计档案按照会计年度、保管期限进行分类；人事档案按照干部人事管理的相关规定进行分类；基建档案按照工程项目进行分类；实物档案按照类别进行分类。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。文书档案编号采用“年度—保管期限—流水号”的形式；审计业务档案编号采用“审计项目编号—案卷顺序号”的形式；会计档案编号采用“会计年度—档案类别—案卷顺序号”的形式；人事档案编号按照干部人事档案管理规定执行；基建档案编号采用“工程项目编号—档案类别—案卷顺序号”的形式；实物档案编号采用“实物类别—流水号”的形式。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、页数、备注等信息；卷内文件目录应注明文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注等信息。编目应准确、清晰，便于查阅。4.装订对纸质档案进行装订，拆除文件上的金属物，采用线装或胶装的方式，确保档案整齐、牢固。装订应保持文件的原貌，不得压字、掉页。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列上架，存放整齐有序，便于查找和利用。2.对不同载体的档案应分别保管，纸质档案应专柜存放，电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，并定期进行备份，确保数据安全。3.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管情况，做到账物相符。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案质量完好。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.加强档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗、切断电源，确保档案安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，从审计工作和各项事业发展的实际需要出发，准确判定档案的价值，确保保存有价值的档案，销毁失去保存价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、业务骨干和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的价值。2.参考档案的利用情况，对利用率高、具有重要凭证和参考价值的档案应予以保留；对利用率低、已失去保存价值的档案可考虑销毁。3.根据国家有关档案保管期限的规定，对档案进行逐卷鉴定，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报局档案管理领导小组审批。2.经批准后，编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、卷号、数量等信息。3.档案销毁清册经局领导签字后，由两名以上档案管理人员负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录和档案管理系统中注明“已销毁”字样，并永久保存档案销毁清册。六、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要可查阅、借阅本局档案；外单位因工作需要查阅本局档案，应按照有关规定办理查阅手续；涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，未经批准不得查阅、借阅。（二）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、内容、用途等信息，经所在处室负责人签字同意后，到局办公室办理查阅、借阅手续。档案管理人员应根据申请表提供档案，并做好查阅、借阅登记工作。查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借他人或带出档案库房。2.外单位查阅本局档案外单位查阅本局档案，应提前向本局发出查阅申请函，注明查阅的档案名称、内容、用途、查阅人员名单等信息。本局办公室收到申请函后，进行审核，报局领导批准。经批准后，外单位查阅人员持单位介绍信和有效身份证件到局办公室办理查阅手续。查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需摘抄、复制、拍照，应另行办理审批手续。查阅完毕后，档案管理人员应收回档案，并做好查阅登记工作。（三）利用监督档案管理人员应对档案利用情况进行监督，发现违规行为应及时制止，并报告局领导。对违反档案管理制度，造成档案丢失、损坏、泄密等后果的，应依法追究相关人员的责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据安全。（三）信息化管理系统功能1.档案录入与管理实现档案的在线录入、分类、编号、编目等功能，方便档案管理人员对档案进行日常管理。2.检索查询提供多种检索方式，如按题名、年度、保管期限、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅工作效率，确保档案借阅安全。4.统计分析对档案的收进、移出、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理设置用户权限管理功能，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息安全。（四）信