重庆慈善组织采购制度

PAGE重庆慈善组织采购制度一、总则（一）目的为规范重庆慈善组织的采购行为，确保采购活动公开、公平、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障慈善项目顺利实施，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于重庆行政区域内依法设立并登记注册的慈善组织，包括社会团体、基金会、社会服务机构等在开展采购活动时的相关行为。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及重庆地方相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，接受社会监督，保障相关方知情权。3.公平竞争原则：营造公平的市场竞争环境，让符合条件的供应商能够平等参与采购活动，通过竞争实现资源优化配置。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或进行欺诈行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构慈善组织应设立采购决策机构，如理事会或董事会等。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和重大采购项目方案。2.对采购项目的必要性、可行性、资金预算等进行审查和决策。3.监督采购活动的执行情况，确保采购过程符合规定和组织利益。（二）采购执行部门慈善组织应明确采购执行部门，负责采购活动的具体实施。其职责如下：1.根据采购决策机构的要求，制定采购计划和采购方案。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等活动，选择合适的供应商。3.负责与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况，确保合同有效履行。4.整理和保存采购活动相关文件、资料，建立采购档案。（三）采购监督部门慈善组织应设立采购监督部门或指定专人负责采购监督工作。其职责为：1.对采购活动全过程进行监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正。2.受理有关采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。3.定期对采购工作进行内部审计，评估采购制度的执行效果和采购资金使用效益。三、采购范围与限额标准（一）采购范围慈善组织的采购范围包括但不限于：1.物资采购：如救灾物资、扶贫物资、办公用品、设备器材等。2.服务采购：如项目策划、评估、审计、培训、咨询等服务。3.工程采购：包括慈善项目实施过程中的基础设施建设、修缮等工程。（二）限额标准根据慈善组织的规模、采购项目性质等因素，制定不同的采购限额标准。1.对于小额采购项目（如限额以下物资采购、单项服务采购金额较小等），可采用简易采购程序，如询价采购等。2.达到一定金额标准（如物资采购[X]元以上、服务采购[X]元以上、工程采购[X]元以上）的采购项目，应采用公开招标或邀请招标等较为规范的采购方式。四、采购程序（一）采购需求确定1.各部门根据慈善项目实施计划和工作需要，提出采购需求，明确采购物资、服务或工程的规格、数量、质量要求、交付时间等内容。2.采购执行部门对采购需求进行汇总、整理和审核，确保需求准确、合理，并与采购决策机构进行沟通和确认。（二）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购执行部门应按照相关规定编制招标文件，发布招标公告，邀请潜在供应商投标。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式。采购执行部门应选择不少于[X]家符合条件的供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：当出现招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的情形时，可采用竞争性谈判方式。采购执行部门应与不少于[X]家供应商进行谈判。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购执行部门应与供应商就采购价格、技术规格等进行协商，形成协商记录。5.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门应向不少于[X]家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。（三）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购执行部门应制定供应商资格条件，对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保供应商具备良好的商业信誉、财务状况、专业能力和履行合同能力。2.建立供应商库：慈善组织应建立供应商库，将通过资格审查的供应商纳入库中，并定期对供应商进行评估和更新。3.选择供应商：根据采购方式和采购需求，从供应商库中选择合适的供应商。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应按照评标标准进行评标，确定中标供应商；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等方式，应综合比较供应商的报价、质量、服务等因素，选择最优供应商。（四）采购合同签订1.采购执行部门应在确定供应商后，及时与供应商签订采购合同。合同应明确采购物资、服务或工程名称、规格、数量、价格、交付时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交采购监督部门或法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理，保障慈善组织权益。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分送采购决策机构、财务部门等相关部门备案。（五）采购项目验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员对采购物资、服务或工程进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、性能等是否符合合同要求。2.验收合格后，采购执行部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购款项的依据之一。3.如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施解决问题。如供应商未能妥善解决，慈善组织可按照合同约定追究其违约责任。五、采购预算与资金支付（一）采购预算编制1.采购执行部门应根据采购需求和采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格、数量、预计采购金额、资金来源等内容。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，确保预算准确反映采购项目实际需求和资金安排。3.采购预算编制完成后，应提交采购决策机构审议通过，并报财务部门备案。（二）资金支付管理1.慈善组织应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付依据充分、手续齐全。2.对于大额采购项目，可根据合同约定分期支付款项，但应在每次支付前对采购项目进展情况进行检查和评估，确保资金支付与项目进度相匹配。3.采购资金支付应通过合法合规的支付渠道进行，确保资金安全、准确支付到供应商账户。六、采购信息公开（一）公开内容慈善组织应将采购活动相关信息在组织官方网站等指定平台公开，公开内容包括但不限于：1.采购制度、采购计划、采购项目方案等文件。2.采购项目招标公告、招标文件、中标候选人公示、中标结果公告等。3.采购合同主要条款及签订情况。4.采购项目验收情况。5.供应商资格审查结果、供应商库信息等。（二）公开时间1.采购制度、采购计划等文件应长期公开，方便社会公众查阅和监督。2.采购项目招标公告应在招标活动开始前[X]个工作日公开；招标文件应在发售前公开；中标候选人公示应在评标结束后[X]个工作日内公开；中标结果公告应在确定中标供应商后[X]个工作日内公开。3.采购合同签订情况应在合同签订后[X]个工作日内公开；采购项目验收情况应在验收完成后[X]个工作日内公开。（三）公开方式采购信息应通过慈善组织官方网站首页显著位置设置的“采购信息”专栏进行公开，并确保信息易于查找和获取。同时，对于重要采购信息，可同步在相关媒体、政务公开平台等进行发布，扩大信息公开范围。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.慈善组织应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估和排序，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或其他担保措施；加强对供应商的日常监督和管理，定期评估供应商履约能力；建立供应商违约预警机制，及时发现并处理潜在违约行为。2.采购价格波动风险：对于价格波动较大的物资或服务，可采用套期保值、签订长期合同、设定价格调整条款等方式进行应对；加强市场价格监测和分析，合理确定采购时机。3.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款；加强采购项目验收环节管理，严格按照标准进行验收；要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，对质量问题及时进行处理。4.法律风险：加强采购人员法律法规培训，提高法律意识；在采购活动中严格遵守法律法规，确保采购程序合法合规；对于重大采购项目，咨询法律顾问意见，防范法律风险。八、监督与问责（一）内部监督1.采购监督部门应定期对采购活动进行检查，重点检查采购程序执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等。2.内部审计部门应定期对采购工作进行审计，评估采购制度的执行效果、采购资金使用效益等，发现问题及时提出整改建议。3.采购决策机构应加强对采购活动的监督，对采购过程中的重大事项进行审议和决策，确保采购活动符合组织利益和相关规定。（二）外部监督1.慈善组织应主动接受社会公众监督，及时回应社会关切，对社会公众提出的意见和建议进行认真研究和处理。2.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门开展的采购专项检查、审计等工作，如实提供