重庆市学校采购管理制度

PAGE重庆市学校采购管理制度一、总则（一）目的为了加强重庆市学校采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本市学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于重庆市各级各类学校（含幼儿园）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，确保所有潜在供应商平等参与竞争，采购过程和结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行采购合同约定的义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校应成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.对采购过程中的重大问题进行决策。（二）采购执行机构学校应设立专门的采购部门或指定专人负责采购执行工作。采购执行机构的职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和采购领导小组的决策。2.编制采购计划，组织实施采购活动。3.负责采购文件的编制、发布和解释。4.组织开标、评标、谈判等采购活动。5.签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。6.建立采购档案，妥善保管采购活动相关资料。（三）采购监督机构学校应设立采购监督小组，对采购活动进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成，其职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和学校采购管理制度的规定。2.检查采购文件的编制和采购程序的执行情况。3.对采购过程中的违规行为进行调查和处理。4.参与采购项目的验收工作。三、采购预算管理（一）预算编制学校应根据教学、科研、管理等工作需要，结合学校财力状况，科学合理地编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求报送财政部门审核。（二）预算执行采购预算一经批复，学校应严格按照预算执行，不得擅自调整。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序报财政部门审批。（三）预算监督学校财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期向采购领导小组报告采购预算执行情况。采购监督小组应定期对采购预算执行情况进行审计监督，确保采购资金专款专用。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、专业性强的项目。公开招标应按照规定的程序在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，并按照评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照评标标准进行评标，确定中标供应商。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：学校各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并报采购执行机构。2.采购审批：采购执行机构对采购申请表进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。3.采购文件编制：采购执行机构根据采购领导小组的审批意见，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。4.采购信息发布：采购执行机构按照规定的方式和渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参加采购活动。采购信息应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购方式、采购文件获取时间和方式、投标截止时间和地点等内容。5.供应商报名与资格审查：潜在供应商应按照采购文件的要求报名参加采购活动，并提供相关资格证明文件。采购执行机构对供应商的资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。6.采购文件发售：采购执行机构向符合资格条件的供应商发售采购文件，并收取相应的费用。7.投标与开标：供应商应按照采购文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内送达投标地点。采购执行机构组织开标会议，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。8.评标与定标：采购执行机构组织评标委员会对投标文件进行评审，按照评标标准确定中标候选人名单。采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。9.采购合同签订：采购执行机构与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间和地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。10.采购项目验收：采购项目完成后，采购执行机构应组织相关部门和人员按照采购合同的要求进行验收。验收合格后，采购执行机构应出具验收报告。11.采购付款：采购执行机构根据采购合同的约定和验收报告，办理采购付款手续。采购付款应严格按照财务管理制度的规定进行，确保资金支付安全。五、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购执行机构与中标供应商签订。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间和地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。（二）合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购执行机构应及时跟踪合同履行情况，督促中标供应商按时、按质、按量履行合同义务。中标供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付货物、工程或提供服务，并提供相关的证明文件。（三）合同变更与解除采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除后，双方应按照协议的约定处理相关事宜。（四）合同纠纷处理采购合同履行过程中，如发生纠纷，双方应首先协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。六、采购验收管理（一）验收组织采购项目完成后，采购执行机构应组织相关部门和人员成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应由学校采购部门、使用部门（单位）、技术专家等人员组成，人数应根据采购项目的规模和复杂程度确定。（二）验收依据验收小组应按照采购合同的要求、采购文件的规定和国家相关标准、规范进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能、服务等方面。（三）验收程序1.准备工作：验收小组应提前熟悉采购合同和采购文件的要求，制定验收方案，明确验收标准和验收方法。2.初步验收：验收小组对采购项目进行初步检查，包括外观、数量、规格型号等方面的检查。3.详细验收：验收小组按照验收方案的要求，对采购项目进行详细检查和测试，包括质量、技术性能、服务等方面的检查和测试。4.验收报告编制：验收小组根据验收情况编制验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、编号、采购内容、验收依据、验收标准、验收方法、验收结果等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认。5.验收结果处理：验收合格的采购项目，验收小组应出具验收合格报告。验收不合格的采购项目，验收小组应出具验收不合格报告，并要求中标供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务。整改或重新提供后，应再次进行验收。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关资料，如采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档采购执行机构应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，分类装订成册，并建立档案目录。采购档案应妥善保管，不得擅自销毁。（三）档案查阅与借阅学校内部相关部门和人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购执行机构负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。因特殊原因需要借阅采购档案的，应填写档案借阅申请表，经采购执行机构负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限不得超过规定时间，借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏或丢失。八、监督与检查（一）内部监督学校采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购管理制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的编制和评审情况、采购合同的签订和履行情况、采购项目的验收情况等。对发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）外部监督学校应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。对财政、审计、监察等部门提出的问题，应认真整改，并及时报告整改情况。九、责任追究（一）采购人责任采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；2.擅自提高采购标准的；3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；4.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；5.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；6.中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；7.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（二）采购代理机构责任采购代理机构有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，按照有关法律规定处以罚款，并予以通报；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关依法给予处分，并予以通报：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；2.擅自提高采购标准的；3.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；4.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；5.未按照规定执行政府采购政策的；6.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（三）供应商责任供应商有下列情形之一的，由财政部门列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法