重庆市总工会采购制度

PAGE重庆市总工会采购制度一、总则（一）目的为了规范重庆市总工会（以下简称“本会”）的采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业标准，结合本会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本会机关及所属各事业单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵循国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，接受社会监督，保证采购过程的透明度。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.公正原则：采购评审过程应客观、公正，按照事先公布的评审标准和方法进行评审，维护供应商的合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购组织与职责（一）采购管理部门本会设立采购管理部门，负责采购制度的制定、组织实施和监督管理工作。其主要职责包括：1.研究制定采购管理制度、流程和操作规范，并组织实施。2.编制年度采购预算，审核采购项目申请，确定采购方式和采购需求。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，协调采购过程中的相关事宜。4.建立和管理供应商库，对供应商进行资格审查和信用评价。5.监督采购合同的签订、履行和验收，处理采购过程中的投诉和纠纷。6.负责采购文件的整理、归档和保管，定期统计分析采购数据。（二）采购需求部门采购需求部门负责提出采购项目的需求，参与采购项目的前期调研、论证和采购文件的编制工作。其主要职责包括：1.根据工作需要，提出采购项目申请，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、服务标准等需求内容。2.对采购项目进行可行性研究和效益分析，提供相关技术资料和业务需求说明。3.协助采购管理部门编制采购文件，参与采购项目的开标、评标、谈判等活动，提供专业意见和建议。4.负责采购项目的验收工作，对采购货物、工程和服务的质量、数量、规格等进行检验和评估，签署验收意见。（三）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算工作。其主要职责包括：1.参与编制采购预算，审核采购项目资金安排，确保采购资金的合理使用。2.按照采购合同和相关规定，审核采购资金支付申请，办理采购资金的支付手续。3.对采购项目进行财务核算，定期与采购管理部门核对采购资金使用情况，编制财务报告。4.监督采购资金的使用效益，对采购资金使用过程中的违规行为进行纠正和处理。（四）纪检监察部门纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理采购过程中的投诉举报，查处采购活动中的违法违纪行为。其主要职责包括：1.制定采购监督检查制度，明确监督检查的内容、方式和程序。2.对采购项目的立项、采购方式确定、采购文件编制、采购活动实施、合同签订与履行等环节进行监督检查。3.受理供应商和其他利害关系人对采购活动的投诉举报，及时调查处理采购过程中的违法违纪行为。4.对采购活动中的违规行为提出处理建议，督促相关部门进行整改，维护采购活动的正常秩序。三、采购预算管理（一）预算编制原则1.合法性原则：采购预算编制应符合国家法律法规和财政政策要求，确保预算编制的合法性。2.完整性原则：采购预算应涵盖本会年度内所有采购项目，包括货物、工程和服务采购，做到全面完整。3.准确性原则：采购预算编制应根据实际需求和市场价格行情，合理确定采购项目的数量、规格和预算金额，确保预算的准确性。4.严肃性原则：采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整和变更。（二）预算编制程序1.采购需求部门根据本会年度工作计划和工作任务，提出采购项目申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、服务标准等内容，并估算采购预算金额。2.采购管理部门对采购需求部门提交的采购项目申请进行汇总、审核，结合本会实际情况和财政资金安排，对采购项目进行分类整理，编制年度采购预算草案。3.财务部门对采购预算草案进行审核，重点审核预算金额的合理性、资金来源的合规性等，提出审核意见。4.采购管理部门根据财务部门的审核意见，对采购预算草案进行修改完善，报本会领导审批。5.本会领导审批通过后的采购预算，按照规定程序报财政部门备案，并作为年度采购资金安排的依据。（三）预算调整采购预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，应按照以下程序办理：1.采购需求部门提出预算调整申请，详细说明调整的原因、调整的内容和调整后的预算金额。2.采购管理部门对采购需求部门提交的预算调整申请进行审核，提出审核意见。3.财务部门对预算调整申请进行审核，重点审核调整的必要性、资金来源的合规性等，提出审核意见。4.采购管理部门根据财务部门的审核意见，对预算调整申请进行修改完善，报本会领导审批。5.本会领导审批通过后的预算调整申请，按照规定程序报财政部门备案。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购程序（一）采购申请与审批1.采购需求部门根据工作需要，填写《采购项目申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、服务标准、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。2.采购需求部门负责人对采购项目申请表进行审核，签字确认后报采购管理部门。3.采购管理部门对采购需求部门提交的采购项目申请表进行审核，重点审核采购项目的必要性、采购方式的合理性、预算金额的准确性等。审核通过后，报本会领导审批。4.本会领导根据采购管理部门的审核意见，对采购项目申请表进行审批。审批通过的，采购管理部门组织实施采购活动；审批不通过的，采购需求部门应根据领导意见进行修改完善后重新提交申请。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购预算、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，采购管理部门应充分征求采购需求部门、财务部门、纪检监察部门等相关部门的意见，确保采购文件的科学性、合理性和公正性。3.采购文件编制完成后，采购管理部门应组织相关人员进行审核，审核通过后报本会领导审批。（三）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购管理部门应在规定的媒体上发布采购公告或采购邀请书，公开采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、供应商资格条件要求、报名时间、开标时间、开标地点等。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购管理部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书或询价单，邀请其参加采购活动。（四）供应商资格审查1.采购管理部门对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。2.对于通过资格审查的供应商，采购管理部门应将其列入供应商名单，并通知其领取采购文件。对于未通过资格审查的供应商，采购管理部门应向其说明原因。（五）采购评审1.采购管理部门按照采购文件规定的评审标准和方法，组织成立评审小组，对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审小组由本会相关部门人员、专家等组成，成员人数应为单数。2.评审过程中，评审小组应认真审阅供应商的投标文件或响应文件，对供应商的技术方案、产品质量、价格、服务承诺等进行综合评价，并按照评审标准进行打分。3.评审小组根据评审得分情况，推荐成交候选人，并编写评审报告。评审报告应包括采购项目基本情况、评审过程、评审结果、推荐成交候选人名单及理由等内容。（六）采购合同签订1.采购管理部门根据评审报告，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。2.采购需求部门与成交供应商按照采购文件和评审报告确定的事项，签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、服务标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购管理部门应将采购合同副本送财务部门、纪检监察部门等相关部门备案。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购货物的数量、规格、质量、性能等，采购工程的质量、进度、安全等，采购服务的标准、内容、效果等。2.验收过程中，采购需求部门应按照采购合同和相关标准进行检验和评估，填写《采购项目验收报告》，并由验收人员签字确认。验收合格的，采购需求部门应在验收报告上签署验收意见；验收不合格的，采购需求部门应要求成交供应商限期整改，整改合格后重新组织验收。3.采购需求部门将验收报告送采购管理部门备案。采购管理部门对验收情况进行跟踪检查，确保采购项目达到预期目标。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购需求部门与成交供应商按照采购文件和评审报告确定的事项签订。合同签订前，采购管理部门应对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、完整性、准确性、合理性等。审核通过后，报本会领导审批。合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、纪检监察部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购需求部门和成交供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应及时向成交供应商提供必要的协助和支持，确保合同顺利履行。2.成交供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等，向采购需求部门提供合格的货物、工程和服务，并提交相关证明材料。3.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同的，采购需求部门和成交供应商应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报采购管理部门备案。（三）合同验收采购项目完成后，采购需求部门应按照合同约定和相关标准对采购项目进行验收。验收合格的，采购需求部门应在验收报告上签署验收意见；验收不合格的，采购需求部门应要求成交供应商限期整改，整改合格后重新组织验收。验收报告应送采购管理部门备案。（四）合同付款1.财务部门按照采购合同和相关规定，审核采购资金支付申请。审核内容包括合同签订情况、验收情况、发票开具情况等。审核通过后，办理采购资金的支付手续。2.采购资金支付应按照合同约定的付款方式和时间进行。对于分期支付的采购项目，财务部门应根据合同约定和验收情况，分期支付采购资金。3.成交供应商应按照合同约定及时开具发票。发票开具应符合国家税收法律法规要求，发票内容应与采购合同一致。七、采购监督与管理（一）内部监督1.纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理采购过程中的投诉举报，查处采购活动中的违法违纪行为。2.采购管理部门应建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动的内部管理和监督。定期对采购项目进行检查和评估，发现问题及时整改。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照采购合同和相关规定办理采购资金支付手续，确保采购资金的安全使用。4.采购需求部门应积极配合采购管理部门和其他相关部门的工作，严格按照采购制度和程序进行采购活动，确保采购项目的质量和效益。（二）外部监督1.本会采购活动应接受财政部门、审计部门等相关部门的监督检查。对于财政部门、审计部门提出的意见和建议，本会应认真整改落实。2.本会应主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障供应商和其他利害关系人的知情权、参与权和监