政府采购制度及采购流程

PAGE政府采购制度及采购流程一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强对政府采购活动的管理与监督，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，特制定本制度及采购流程。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应公开透明，采购信息、采购程序、采购结果等应向社会公众公开，确保采购活动的公正性和透明度。2.公平竞争原则遵循公平竞争原则，为所有符合条件的供应商提供平等的参与机会，通过竞争实现采购效益最大化。3.公正原则采购活动应严格按照规定的程序和标准进行，确保采购结果的公正性，维护各方合法权益。4.诚实信用原则采购当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构设立采购决策委员会，由公司/组织高层管理人员和相关部门负责人组成。负责审议重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等重要事项，做出最终采购决策。（二）采购执行部门采购部门作为采购执行机构，负责具体采购项目的组织实施。其职责包括：1.制定采购计划，根据公司/组织需求和预算安排，确定采购项目的品种、数量、时间等。2.选择采购方式，根据采购项目特点和相关规定，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。3.编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购要求、技术规格、评标标准等内容。4.组织采购活动，发布采购信息，邀请供应商参与投标、谈判或询价，组织开标、评标、谈判等活动。5.签订采购合同，与中标、成交供应商签订采购合同，明确双方权利和义务。6.采购项目验收，组织相关部门对采购项目进行验收，并出具验收报告。7.采购资料归档，整理和归档采购过程中的各类文件、资料，以备查阅。（三）其他相关部门职责1.需求部门提出采购需求，明确采购项目的详细要求、技术规格、数量等，并对采购项目的质量、性能等负责。协助采购部门进行采购项目的技术谈判、验收等工作。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购资金的支付手续。3.审计部门对采购活动进行审计监督检查，审查采购程序的合法性、合规性，采购资金的使用效益等，并对发现的问题提出审计意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司/组织年度工作计划和业务需求，会同需求部门、财务部门等编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额、采购时间等内容。2.采购预算应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，结合公司/组织财务状况和资金安排，合理确定采购项目的预算金额。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照采购合同约定和财政资金支付管理规定办理资金支付手续，确保采购资金专款专用。（三）预算监督1.审计部门应定期对采购预算的执行情况进行审计监督，检查采购项目是否按照预算安排实施，采购资金是否合理使用。对于发现的预算执行偏差问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。四、采购方式公开招标1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目必须采用公开招标方式：（1）采购货物、工程和服务的单项或批量采购金额达到规定标准以上的。（2）采购项目技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的。（3）非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。2.招标程序（1）采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。（2）发布招标公告，通过指定的媒体或平台向社会公开招标信息，邀请潜在供应商参与投标。（）发售招标文件，向购买招标文件的供应商提供招标文件，并收取相应费用。（4）开标，在规定的时间和地点组织开标会议，由供应商或其授权代表参加，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格等内容。（5）评标，组建评标委员会，按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。（6）定标，采购决策机构根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商，并发布中标公告。邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序（1）采购部门确定邀请招标的供应商名单，一般不少于三家，并向其发出投标邀请书。（2）其他招标程序与公开招标基本相同，包括编制招标文件、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序（1）采购部门成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。（2）谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。（3）谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。（4）谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序（1）采购部门组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。（2）采购部门将单一来源采购项目及论证意见报采购决策机构审批。（3）采购部门与单一来源供应商就采购项目的价格、技术、服务等内容进行协商，达成一致后签订采购合同。询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序（1）采购部门成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。（2）询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改价格。（3）询价小组对供应商的报价进行比较，采购人从询价小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购文件编制（一）招标文件编制1.招标文件应包括招标公告、投标人须知、投标文件格式、技术规格、商务条款、评标标准和方法、合同主要条款等内容。2.技术规格应明确采购项目的技术要求、性能指标、质量标准等，确保供应商能够准确理解采购需求。3.商务条款应包括交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，明确双方的权利和义务。4.评标标准和方法应科学合理，客观公正，能够准确衡量供应商的综合实力和投标文件的优劣。（二）谈判文件编制谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判文件格式、技术规格、商务条款、谈判程序、合同草案条款等内容，并明确谈判过程中的各项要求和规则。（三）询价文件编制询价文件应包括询价通知书、报价表、技术规格、商务条款等内容，要求供应商一次报出不得更改的价格，并对报价的有效期等做出规定。六、采购活动组织（一）采购信息发布1.采购部门应通过指定的政府采购信息发布媒体或平台发布采购信息，包括招标公告、谈判邀请书、询价通知书等。2.采购信息应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标（响应）截止时间及地点、开标（谈判、询价）时间及地点等内容，确保供应商能够及时准确获取采购信息。（二）供应商资格审查采购部门应对参与采购活动的供应商进行资格审查，审查供应商是否符合采购文件规定的资格条件。资格审查内容包括：1.供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书。2.供应商的财务状况、经营业绩、信誉情况等。3.供应商的专业技术能力、设备设施、售后服务能力等。4.供应商是否存在违法违规行为记录。（三）开标、评标、谈判、询价活动组织1.开标采购部门应按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，开标会议应由采购人或其委托的采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。开标时，应当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。2.评标评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标过程中应遵循公平、公正、科学、择优的原则，对投标文件的技术、商务、价格等方面进行综合评价，推荐中标候选人。3.谈判谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和方法，与供应商进行谈判。谈判过程中应围绕采购项目的技术、商务、价格等内容进行协商，要求供应商对谈判文件的实质性变动做出响应，并进行最后报价。4.询价询价小组应按照询价文件规定的程序和方法，向供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。七、采购合同签订与履行（一）采购合同签订1.采购部门应在中标、成交供应商确定后，及时与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件确定的事项签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括合同编号、采购项目名称、采购标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、审计部门等备案，以便监督检查和资金支付等工作的开展。（二）采购合同履行1.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量等要求履行合同义务，及时交付货物、提供服务或完成工程建设。采购人应按照合同约定及时支付采购资金。2.采购部门应加强对采购合同履行情况的跟踪监督，定期检查供应商的履约情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.如果供应商在合同履行过程中出现违约行为，采购部门应按照合同约定追究其违约责任，要求供应商采取补救措施或承担赔偿责任。如因供应商违约给采购人造成损失的，采购人有权依法要求供应商赔偿损失八、采购项目验收（一）验收组织采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和专业人员对采购项目进行验收。验收小组应由采购人代表、技术专家、质量检验人员等组成，确保验收工作的专业性和公正性。（二）验收标准验收应按照采购合同约定的技术规格、质量标准、数量要求等进行，确保采购项目符合合同要求。对于一些有特殊要求的采购项目，还应按照相关行业标准或国家标准进行验收。（三）验收程序1.供应商应在采购项目完成后向采购人提交验收申请，并提供相关的验收资料，如产品质量合格证明、售后服务承诺等。2.采购人收到验收申请后，组织验收小组进行验收。验收小组可以采取现场检查、测试、抽样检验等方式对采购项目进行验收。3.验收过程中发现采购项目存在质量问题或不符合合同约定的，验收小组应要求供应商限期整改，直至验收合格。4.验收合格后，验收小组应出具验收报告，验收报告应包括采