招标采购处制度

PAGE招标采购处制度一、总则（一）目的为规范公司招标采购活动，加强招标采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购项目，包括但不限于工程建设项目、货物采购项目、服务采购项目等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招标采购的供应商，不偏袒、不歧视，保证竞争的公平性和公正性。3.公开透明原则：招标采购信息公开，采购过程透明，接受公司内部监督和社会公众监督。4.诚实守信原则：要求参与招标采购活动的各方诚实守信，履行各自的义务。二、招标采购处职责（一）招标采购处的主要职责1.制定和完善公司招标采购管理制度、流程和标准。2.负责招标采购项目的策划、组织和实施。3.发布招标采购信息，组织资格审查，编制招标文件。4.组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。6.建立和管理供应商库，评估供应商绩效。7.负责招标采购文件的归档和保管，整理招标采购项目资料。8.参与公司内部审计、纪检监察等部门对招标采购项目的监督检查工作。（二）人员分工及职责1.处长职责全面负责招标采购处的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。组织制定和完善招标采购管理制度、流程和标准，确保制度的有效执行。审核重大招标采购项目的招标文件、评标报告等重要文件。协调与公司内部各部门、外部相关单位的关系，保障招标采购工作顺利进行。对招标采购处工作人员进行培训、考核和评价，提升团队整体素质。负责招标采购工作中的重大决策，对招标采购过程中的争议问题进行协调和处理。2.招标采购专员职责协助处长制定和完善招标采购管理制度、流程和标准。根据项目需求，编制招标采购文件，包括招标公告、招标文件、评标办法等。发布招标采购信息，收集、整理供应商报名资料，组织资格审查。负责开标、评标、定标等活动的组织和实施，记录开标、评标过程。起草采购合同，协助合同签订和履行，跟踪合同执行情况，及时反馈合同履行中的问题。建立和维护供应商库，收集、整理供应商信息，评估供应商绩效。负责招标采购文件的归档和保管，整理招标采购项目资料。3.档案管理人员职责负责招标采购文件的接收、登记、分类、整理和归档工作。建立招标采购档案目录，确保档案资料的完整性和准确性。按照档案管理规定，妥善保管招标采购档案，防止档案丢失、损坏或泄露。负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，严格执行档案查阅、借阅制度。定期对档案进行清理和盘点，对过期档案进行鉴定和销毁处理。三、招标采购流程（一）项目申请与审批1.公司内部各部门根据工作需要，提出招标采购项目申请，填写《招标采购项目申请表》，详细说明项目名称、采购内容、预算金额、采购时间要求等信息。2.申请部门负责人对项目申请进行审核，签字确认后提交至招标采购处。3.招标采购处对项目申请进行初审，重点审核项目的必要性、合规性、预算合理性等。初审通过后，报公司分管领导审批。4.公司分管领导根据项目情况进行审批，对于重大招标采购项目，需提交公司总经理办公会审议决定。（二）招标采购策划1.招标采购处根据项目审批结果，组建项目招标采购工作小组，明确小组成员的职责分工。2.工作小组对项目进行详细策划，制定招标采购工作计划，包括招标采购方式选择、时间安排、工作流程等。3.根据项目特点和需求，确定招标采购文件的编制要求和评标标准。（三）招标采购文件编制1.招标采购专员根据招标采购策划要求，编制招标采购文件。招标采购文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、商务条款、评标办法、合同条款等内容。2.招标采购文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、交货期、售后服务等实质性内容，确保采购需求的准确表达。3.在编制招标采购文件过程中，应充分征求公司内部相关部门的意见，确保文件的科学性和合理性。4.招标采购文件编制完成后，提交招标采购处负责人审核，审核通过后报公司分管领导审批。（四）招标采购信息发布1.根据招标采购项目的特点和要求，选择合适的招标采购信息发布渠道，如公司官网、专业招标网站、行业媒体等。2.在规定的信息发布渠道上发布招标公告，公告内容应包括项目名称、采购内容、预算金额、投标人资格要求、报名时间、地点、联系方式等。3.对潜在投标人的报名信息进行收集和整理，建立报名供应商名单。（五）资格审查1.根据招标采购文件规定的资格要求，对报名供应商进行资格审查。资格审查内容包括营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。2.可以采用资格预审和资格后审两种方式进行资格审查。资格预审在开标前进行，资格后审在评标过程中进行。3.资格审查工作由招标采购处组织实施，可邀请公司内部相关部门人员参与。资格审查结果应及时通知报名供应商。（六）开标1.按照招标采购文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由招标采购处主持，邀请公司内部相关部门人员、投标人代表参加。2.在开标会议上，首先由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.开标过程应进行记录，并存档备查。（七）评标1.开标结束后，按照招标采购文件规定的评标办法，组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司内部相关部门人员、技术专家、经济专家等组成，人数应符合法律法规规定。2.评标委员会成员应严格遵守评标纪律，独立、客观、公正地对投标文件进行评审。评标过程中，可要求投标人对投标文件中的有关问题进行澄清和说明。3.评标委员会根据评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人，并编写评标报告。评标报告应包括评标情况、中标候选人名单及其排序、推荐中标候选人的理由等内容。（八）定标1.公司根据评标委员会推荐的中标候选人名单，按照公司内部决策程序确定中标供应商。2.对于中标供应商，应在规定的信息发布渠道上发布中标公告，公告内容应包括项目名称、中标供应商名称、中标金额、中标理由等。3.向未中标供应商发出未中标通知书，告知其未中标原因。（九）合同签订与履行1.招标采购处组织中标供应商与公司签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购内容、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.在合同签订过程中，应严格审查合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性。合同签订后，报公司分管领导审批。3.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。招标采购处负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行中的问题。4.如因特殊原因需要变更合同条款，应按照合同变更程序进行审批和签订补充合同。四、供应商管理（一）供应商库建立1.招标采购处负责建立和管理供应商库。供应商库应涵盖各类与公司业务相关的供应商，包括工程承包商、货物供应商、服务提供商等。2.制定供应商入库标准，明确供应商应具备的基本条件，如具有独立承担民事责任的能力、良好的商业信誉、健全的财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力等。3.发布供应商入库公告，公开征集供应商。供应商应按照公告要求提交入库申请资料，包括营业执照、资质证书、业绩证明、产品样本、售后服务承诺等。4.对申请入库的供应商进行资格审查，审查合格的供应商纳入供应商库，并建立供应商档案。（二）供应商评估与考核1.定期对供应商进行评估与考核，评估考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况、商业信誉等。2.制定供应商评估考核指标体系，明确各项指标的权重和评分标准。评估考核可采用定性与定量相结合的方式进行。3.每年至少对供应商进行一次全面评估考核，根据评估考核结果对供应商进行分类管理。对于评估考核优秀的供应商，给予优先采购、合作奖励等激励措施；对于评估考核不合格的供应商，采取警告、暂停合作直至淘汰等措施。（三）供应商淘汰与更新1.对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位、商业信誉不良等情况的供应商，应及时淘汰出供应商库。2.根据公司业务发展和采购需求变化，定期对供应商库进行更新，补充新的优质供应商，淘汰不符合要求的供应商。3.在淘汰供应商和更新供应商库时，应按照规定的程序进行审批和公示。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招标采购项目进行审计监督，检查招标采购程序的合规性、采购合同的履行情况、资金使用的合理性等。2.公司纪检监察部门对招标采购活动进行全程监督，严肃查处招标采购过程中的违规违纪行为。3.招标采购处应建立内部监督机制，加强对自身工作的监督检查，确保招标采购工作规范、公正、透明。（二）外部监督1.主动接受社会公众监督，对于涉及公共利益的招标采购项目，应依法依规进行信息公开，接受社会各界的监督和质疑。2.积极配合政府有关部门的监督检查，及时整改存在的问题。（三）投诉处理1.建立招标采购投诉处理机制，明确投诉受理、调查、处理的程序和要求。2.对于供应商或其他利害关系人提出的投诉，应认真受理，及