中国石油采购制度

PAGE中国石油采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范中国石油的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效、透明，保障公司生产经营的物资需求，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险，促进公司可持续发展。（二）适用范围本制度适用于中国石油各部门、各单位在生产、建设、科研、经营等活动中所需物资、服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作。3.效益性原则：在保证物资和服务质量的前提下，追求采购成本最小化，提高采购效益。4.公开性原则：采购信息应在规定范围内公开，确保公平竞争。5.公正性原则：对待所有供应商一视同仁，公正评价和选择。6.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.职责制定和完善采购管理制度、流程和标准。统筹规划采购工作，编制采购计划。建立和管理供应商库。组织采购招标、谈判等采购活动。监督采购合同执行情况。协调解决采购过程中的问题。2.人员配备设采购经理一名，全面负责采购管理部门工作。根据采购业务需求，配备相应的采购专员，负责具体采购业务操作。（二）需求部门1.职责根据生产经营需要，提出物资和服务需求申请。参与采购技术规格书的编制。协助采购管理部门进行供应商选择和评价。配合采购管理部门签订采购合同。负责验收采购的物资和服务。2.人员配备设需求主管一名，负责本部门需求管理工作。安排相关专业人员参与采购各环节工作。（三）其他相关部门1.财务部门负责审核采购预算。办理采购资金支付手续，并监督资金使用情况。参与采购合同的财务条款审核。2.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。对采购违规行为提出处理建议。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据生产经营计划、库存状况等，提前编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。2.采购管理部门对需求部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合公司资源状况和市场供应情况，编制公司整体采购计划，并报公司领导审批。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因生产经营变化、市场供应变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出调整申请。2.采购管理部门对调整申请进行审核，报公司领导批准后，对采购计划进行相应调整。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商应向采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购管理部门对申请供应商进行实地考察和评估，符合准入标准的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括合同履行情况、产品质量、交货期、售后服务等方面。2.根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于不合格供应商，采购管理部门应采取相应措施进行处理，如暂停合作、取消准入资格等（三）供应商动态管理1.采购管理部门及时更新供应商库信息，对供应商的变化情况进行跟踪管理。2.加强与优秀供应商的合作，建立长期稳定的战略合作伙伴关系，共同推动供应链优化。五、采购方式（一）招标采购1.对于达到招标限额标准以上且符合招标条件的采购项目，应采用招标采购方式。2.采购管理部门负责组织招标活动，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。3.评标委员会由公司内部相关人员和技术、经济等方面的专家组成，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。4.采购管理部门根据评标结果确定中标供应商，并签订采购合同。（二）谈判采购1.对于不适合招标采购的项目，如独家代理产品、紧急采购项目等，可以采用谈判采购方式。2.采购管理部门选择不少于三家符合条件的供应商进行谈判，谈判内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。3.通过谈判，确定最优供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.对于采购金额较小、市场供应充足且价格比较透明的物资采购项目，可以采用询价采购方式。2.采购管理部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。3.根据供应商报价情况，选择价格合理、信誉良好的供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购管理部门应按照规定程序办理单一来源采购审批手续，与供应商协商确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门根据采购结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前应进行审核，财务部门负责审核合同的财务条款，法律部门负责审核合同的合法性和合规性。审核通过后，由授权代表签字盖章生效。（二）合同执行1.采购管理部门负责跟踪采购合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量交付物资或提供服务。需求部门应做好收货验收工作，对验收合格的物资办理入库手续，对验收不合格的物资及时通知供应商处理。（三）合同变更与终止1.在合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订合同变更协议。2.合同履行完毕或出现法定终止情形时，采购合同终止。采购管理部门应及时办理合同结算和资产清理等手续。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定风险等级（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取重点监控、加强防范等措施；对于中风险，应采取适当的控制措施；对于低风险，应进行日常关注。2.建立风险预警机制，及时发现和预警潜在的风险，以便采取措施加以防范和控制。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查，确保采购行为合法、合规、公正。2.定期对采购业务进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）审计监督1.审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购制度执行情况、采购流程合