原则上试行集中采购制度

PAGE原则上试行集中采购制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本集中采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构在生产经营活动中所需物资、服务等的采购行为。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：通过集中采购，实现规模效益，降低采购成本，提高公司经济效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督和相关部门的监管。4.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务的质量。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批年度采购计划。3.决策重大采购项目。4.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为集中采购的执行部门。采购部的职责包括：1.制定和完善采购管理制度和流程。2.组织实施集中采购活动。3.建立和管理供应商库。4.负责采购合同的签订、执行和管理。5.协调处理采购过程中的问题和纠纷。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购部开展采购工作。其职责包括：1.根据公司生产经营计划，准确提出采购需求。2.参与采购项目的前期调研和供应商选择。3.协助采购部签订采购合同，并负责验收所采购物资和服务。4.反馈采购物资和服务的使用情况，提出改进建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交采购部。（二）采购审批1.采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于金额较小的采购项目，由采购部负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，采购部将《采购申请表》提交采购决策委员会审批。3.采购决策委员会根据采购项目的性质、金额等因素进行审议，做出审批决定。（三）采购实施1.采购部根据审批通过的采购申请，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购预算等内容。2.采购部按照采购计划，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。3.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部发布招标公告或邀请书，并组织开标、评标等活动。4.在采购过程中，采购部与供应商进行沟通和谈判，确保采购物资和服务的质量、价格、交货期等符合要求。5.采购部根据谈判结果，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等内容。（四）采购验收1.采购物资或服务到货前，采购部通知需求部门做好验收准备工作。2.需求部门按照采购合同和相关标准，对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。3.验收合格后，需求部门填写《采购验收单》，并签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部与供应商协商解决。（五）采购付款1.采购部根据采购合同和《采购验收单》，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，核实采购项目的真实性、合法性和付款金额的准确性。3.审核通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续，并将付款情况反馈给采购部。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购部以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标竞争，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。3.采购部应按照相关法律法规和行业标准，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。4.采购部发布招标公告，邀请符合条件的供应商报名参加投标。供应商应按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。5.采购部组织开标、评标活动，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购部以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标竞争，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。3.采购部应根据采购项目的特点和需求，选择合适的供应商，并向其发出投标邀请书。4.受邀供应商应按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。5.采购部组织开标、评标活动，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购部与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目；不能事先计算出价格总额的采购项目。3.采购部成立谈判小组，由采购部人员、需求部门人员、技术专家等组成。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、要求等。4.采购部邀请符合资格条件的供应商参加谈判。供应商应按照谈判文件的要求进行报价和谈判。5.谈判小组与供应商进行多轮谈判，根据谈判结果确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购部从单一供应商处采购物资或服务的采购方式。2.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。3.采购部应填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因和依据，并提交采购决策委员会审批。4.在获得采购决策委员会批准后，采购部与单一供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购部向有关供应商发出询价单，要求其在规定的时间内报价，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.询价适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采购部向符合资格条件的供应商发出询价单，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求等内容。4.供应商应在规定的时间内提交报价单。采购部对各供应商的报价进行比较，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部建立供应商准入制度，并制定供应商准入标准。供应商准入标准应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商应向采购部提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.采购部对供应商提交的申请材料进行审核，并实地考察供应商的生产经营情况。审核通过后，采购部将供应商纳入供应商库。（二）供应商评价1.采购部定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.采购部根据评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，给予优先合作机会；对于评价不合格的供应商，及时淘汰出供应商库。3.采购部建立供应商评价档案，记录供应商的评价结果和相关信息，为供应商的选择和管理提供参考依据。（三）供应商激励与约束1.采购部对表现优秀的供应商给予适当激励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。2.对于违反采购合同约定或存在其他不良行为的供应商，采购部采取相应的约束措施，如扣除保证金、暂停合作关系、取消供应商资格等。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部对采购过程中可能存在风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.采购部应建立风险识别机制，定期对采购项目进行风险评估，及时发现潜在风险。（二）风险应对1.针对识别出的风险，采购部制定相应的风险应对措施。对于市场风险，通过市场调研、价格分析等方式，合理确定采购价格；对于质量风险，加强对供应商的质量管理和验收环节的把控；对于供应商风险，建立供应商评估和管理机制，降低供应商违约风险；对于合同风险，加强合同管理，明确双方的权利和义务，防范合同纠纷；对于法律风险，加强法律法规学习，确保采购行为合法合规。2.采购部应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.采购部设立内部监督岗位，负责对采购过程进行实时监督，确保采购活动的公开、公平、公正。（二）外部监督1.采购部应接受相关政府部门和行业协会的监督检查，积极配合其工作，及时整改存在的问题。2.采购部应向公司内部和外部公开采购信息，接受公司员工和社会公众的监督。（三）考核评价制度1.公司建立采购工作考核评价制度，对采购部和需求部门的采购工作进行考核评价。考核评价内容包括采购任务完成情况、采购成本控制情况、采购质量保证情况、采购效