中建集中采购招标制度

PAGE中建集中采购招标制度一、总则（一）目的为规范中国建筑集团有限公司（以下简称“中建集团”）集中采购招标活动，加强集中采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合中建集团实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中建集团总部及所属各级子企业（以下简称“各单位”）的集中采购招标活动。（三）基本原则1.依法合规原则：集中采购招标活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争、公正评价的原则，为所有潜在供应商提供平等的参与机会，确保采购结果公平公正。3.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受各方监督，保证采购过程透明。4.质量优先原则：在满足项目需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品。5.效益原则：通过优化采购流程、合理选择供应商，实现降低采购成本、提高采购效益的目标二、职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善集中采购招标管理制度、流程和标准。2.组织实施集中采购招标活动相关工作，包括采购计划编制、招标文件编制、供应商资格审查、开标评标、合同签订等。3.建立和维护集中采购招标信息平台，发布采购信息、管理供应商档案、记录采购过程和结果等。4.协调解决集中采购招标活动中的争议和问题，对采购活动进行监督和检查。（二）需求部门职责1.根据项目需求编制采购计划，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息，并提交给采购管理部门。2.参与采购文件的编制和评审工作，提供技术支持和专业意见，协助采购管理部门确定采购需求和评标标准。3.负责与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况，及时反馈合同履行过程中的问题。（三）法务部门职责（如有）1.审查集中采购招标活动涉及的法律法规合规性，提供法律风险防范建议。2.参与采购合同的起草、审核和签订工作，确保合同条款合法有效，维护企业合法权益。3.处理采购活动中的法律纠纷和争议，提供法律支持和解决方案。（四）审计部门职责（如有）1.对集中采购招标活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性和采购效益情况。2.审查采购文件、评标记录、合同签订等相关资料，提出审计意见和建议，督促整改存在的问题。（五）监督部门职责（如有）1.对集中采购招标活动进行全过程监督检查，确保采购活动符合制度规定和廉洁自律要求。2.受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规违纪行为，维护采购秩序。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各单位需求部门应根据项目施工进度、物资库存情况等，提前编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、预计采购时间等详细内容。2.采购计划应经需求部门负责人审核、分管领导审批后，提交给采购管理部门。采购管理部门对各单位提交的采购计划进行汇总、平衡和审核，形成集团集中采购计划。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因项目变更、设计调整、不可抗力等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容和预计影响，并按照原审批流程进行审批。2.采购管理部门根据审批后的采购计划调整申请，及时调整集中采购计划，并通知相关部门和供应商。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入标准和程序，明确供应商的基本条件、资质要求、业绩表现、信誉状况等准入门槛。2.潜在供应商应向采购管理部门提交准入申请，提供营业执照、资质证书、业绩证明、产品质量检验报告等相关资料。采购管理部门对供应商提交的资料进行审核，并组织实地考察或评审，确定是否准入。3.对于首次合作的重要供应商，采购管理部门可要求其提供银行资信证明及缴纳一定金额的履约保证金。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。2.评价方式可采用问卷调查、现场考察、数据分析、客户反馈等多种形式。采购管理部门根据评价结果，对供应商进行分级分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于不合格的供应商进行警告、整改或淘汰处理。3.需求部门在合同执行过程中，应及时反馈供应商的履约情况，为供应商评价和考核提供依据。（三）供应商档案管理1.采购管理部门应建立完善的供应商档案管理制度，为每个供应商建立独立档案，记录供应商的基本信息、准入审批情况、评价考核结果、合作项目记录、合同执行情况等内容。2.供应商档案应及时更新和维护，并确保档案信息的真实性、完整性和准确性。采购管理部门应定期对供应商档案进行清理和归档，便于查询和管理。五、采购招标流程（一）招标方式选择1.集中采购招标可根据采购项目的特点、金额大小、市场竞争情况等因素，选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等方式。2.公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目；邀请招标适用于具有特定技术要求、供应商数量有限或不宜公开招标的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目、不能事先计算出价格总额的项目；询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。（二）招标文件编制1.采购管理部门根据采购计划和招标方式，组织编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或邀请函）、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、商务条款、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等实质性内容，确保投标人能够准确理解招标要求。3.采购管理部门应组织相关部门和专家对招标文件进行评审，确保招标文件的合法性、完整性和公正性。（三）招标公告发布（或邀请函发出）1.对于公开招标项目，采购管理部门应在指定的招标信息平台或媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标编号、招标人名称、招标内容、技术要求、投标人资格条件、报名时间、投标截止时间、开标时间和地点等信息。2.对于邀请招标项目，采购管理部门应向符合资格条件的潜在供应商发出邀请函，邀请函应明确招标项目的详细信息、投标要求和时间安排等内容。（四）资格审查1.采购管理部门对报名参加投标的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、资质证书原件是否有效、经营范围是否符合招标要求、业绩情况、财务状况、信誉状况等。2.资格审查可采用资格预审和资格后审两种方式。资格预审在投标前进行，通过资格预审的供应商方可参加投标；资格后审在评标过程中进行，对通过初步评审的投标人进行资格审查。3.采购管理部门应将资格审查结果及时通知供应商，对于资格审查不合格的供应商，应说明原因并告知其不得参加投标。（五）开标评标1.采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，开标会议由采购管理部门主持，邀请需求部门、监督部门等相关人员参加。开标时，由投标人或其推选代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.开标后，采购管理部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购管理部门、需求部门、技术专家、经济专家等组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二评标委员会按照招标文件规定的评标办法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。3.评标过程应严格保密，评标委员会成员不得私下接触投标人，不得收受投标人的财物或其他好处，不得透露评标过程和结果等信息（六）中标通知1.采购管理部门根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目名称、中标金额、中标范围、交货时间、交货地点等内容。2.采购管理部门应同时将中标结果通知所有未中标的投标人，并退还其投标保证金。（七）合同签订1.中标人应在收到中标通知书后的规定时间内，与采购管理部门或需求部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款合法有效、公平合理。合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、监督部门等相关部门，以便跟踪合同执行情况。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门或需求部门与中标供应商按照招标文件和中标通知书的要求签订。合同签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括合同编号、合同名称、签订日期、双方当事人名称、地址、联系方式、采购内容、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、验收方式、售后服务、违约责任、争议解决方式等条款。（二）合同履行跟踪1.采购管理部门或需求部门应负责合同履行的跟踪和监督，及时了解供应商的生产进度、质量控制、交货情况等信息，确保供应商按照合同约定履行义务。2.供应商应定期向采购管理部门或需求部门报告合同履行情况，提交相关证明文件，如生产进度报告、质量检验报告、发货清单等。采购管理部门或需求部门应及时对供应商提交的报告和文件进行审核和确认。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、项目变更、设计调整等原因需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间、责任承担等事项。2.合同变更或解除后，采购管理部门应及时调整采购计划、通知相关部门，并对已签订的合同进行清理和结算。（四）合同验收1.采购物资或服务到货后，需求部门应按照合同约定的验收标准和方法组织验收。验收内容包括物资的数量验收、质量验收、规格型号验收、外观验收等。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告，并签字确认。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收人员等内容。如验收不合格，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。（五）合同付款1.根据采购合同约定的付款方式和时间，财务部门应及时办理付款手续审核合同执行情况、发票合规性等，确保付款准确无误。2.采购管理部门或需求部门应在付款前向财务部门提供合同执行情况报告、验收报告、发票等相关资料，作为付款依据。财务部门应严格按照合同约定和财务制度进行付款审批和支付操作。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对集中采购招标活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律纠纷等。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，确定风险发生的可能性和影响程度，并对风险进行排序。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，采购管理部门应制定相应的风险应对措施。对于市场价格波动风险，可采用套期保值、签订长期合同等方式进行应对；对于供应商违约风险，可要求供应商提供履约保证金、增加备用供应商等；对于质量问题风险，可加强质量检验、选择信誉良好的供应商等；对于法律纠纷风险，可加强法务审查、聘请法律顾问等。2.采购管理部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略，确保风险得到有效控制。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，对采购活动中的风险进行实时监控和预警。采购管理部门应定期收集和分析采购相关数据，如市场价格数据、供应商履约数据、质量检验数据等，及时发现潜在风险信号。2.当风险指标达到预警值时，采购管理部门应及时发出预警信息，并采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。同时，采购管理部门应向上级领导和相关部门报告风险情况，共同研究解决方案。八、信息管理与档案保存（一）信息管理1.采购管理部门应建立集中采购招标信息管理系统，对采购计划、供应商信息、招标公告、投标文件、评标记录、合同签订等采购全过程信息进行集中管理和维护。2.信息管理系统应具备信息录入、查询、统计、分析等功能，方便各部门和人员及时获取采购信息，提高采购工作效率和透明度。3.采购管理部门应定期对信息管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失或损坏。同时，应加强信息安全管理，设置不同的用户权限，确保采购信息的保密性和安全性。（二）档案保存1.采购管理部门应负责集中采购招标活动相关档案的收集、整理、归档和保管工作。档案内容包括采购计划文件、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.档案应按照项目分类，建立清晰的档案目录，并采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应装订成册，注明档案编号、项目名称、保存期限等信息；电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份保存。3.集中采购招标档案的保存期限应按照国家法律法规和企业相关规定执行，一般不得少于规定年限。保存期满后，经审批同意方可进行销毁处