学校计算机采购制度范本

PAGE学校计算机采购制度范本一、总则1.目的为规范学校计算机采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高资金使用效益，满足学校教学、科研和管理工作的需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各学院（系）因教学、科研、办公等工作需要进行的计算机采购活动。3.基本原则（1）合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。（2）公平性原则：遵循公平竞争的原则，为所有潜在供应商提供平等的机会。（3）公正性原则：采购过程应公正透明，杜绝不正当竞争和违规操作。（4）效益性原则：在满足需求的前提下，注重资金使用效益，降低采购成本。二、采购计划与预算管理1.采购计划编制（1）各部门、各学院（系）应根据教学、科研和管理工作实际需求，提前制定计算机采购计划。采购计划应明确采购设备的名称、规格、数量、技术参数要求、预计采购时间等内容。（2）采购计划应经本部门或学院（系）负责人审核后，报学校资产管理部门备案。2.预算管理（1）学校财务部门应根据各部门、各学院（系）提交的采购计划，结合学校经费预算安排，编制计算机采购预算。（2）采购预算应严格控制在学校下达的年度经费预算范围内，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应按照学校预算调整程序办理。三、采购方式与流程1.采购方式（1）集中采购：对于批量较大、通用性较强的计算机设备，原则上实行集中采购。由学校资产管理部门按照政府采购相关规定，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式组织采购。（2）分散采购：对于有特殊要求、批量较小的计算机设备，经学校资产管理部门批准后，可由使用部门自行组织采购，但必须按照学校采购制度要求，采用询价、单一来源采购等规范方式进行。2.采购流程（1）采购申请：使用部门根据采购计划填写《计算机采购申请表》，详细说明采购设备的名称、规格、数量、技术参数要求、采购预算等内容，并经本部门负责人签字后报学校资产管理部门。（2）采购审批：学校资产管理部门对采购申请进行审核，重点审核采购需求的合理性、采购预算的合规性等。审核通过后，报学校分管领导审批。（3）采购实施：集中采购：学校资产管理部门根据审批结果，委托政府采购代理机构组织采购活动。采购代理机构按照规定发布采购公告、组织开标评标、确定中标供应商等。分散采购：使用部门按照批准的采购方式组织采购活动。采用询价方式的，应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商；采用单一来源采购方式的，应提供充分的理由和相关证明材料，经学校资产管理部门审核、学校分管领导批准后实施采购。（4）合同签订：采购项目确定中标或成交供应商后，学校资产管理部门或使用部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确设备的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（5）验收付款：验收：计算机设备到货后，使用部门应及时组织验收。验收内容包括设备的数量是否相符、规格型号是否正确、外观是否完好、技术性能是否达标等。验收合格后，使用部门应填写《计算机采购验收单》。付款：学校财务部门根据采购合同和验收单，按照学校财务管理制度规定办理付款手续。四、供应商管理1.供应商资格要求（1）具有独立承担民事责任的能力。（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。（5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。（6）法律、行政法规规定的其他条件。2.供应商选择与评价（1）学校资产管理部门应建立供应商库，对符合资格要求的供应商进行登记备案。（2）在采购活动中，应优先从供应商库中选择供应商。对于新的供应商，应按照规定进行资格审查和评价后，方可参与采购活动。（3）定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价，对于表现不佳的供应商，应及时从供应商库中剔除。五、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规和采购文件要求，并经学校法律顾问审核。2.合同履行合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。学校资产管理部门或使用部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时交货、安装调试、提供售后服务等。3.合同变更与解除如因特殊原因需要变更或解除采购合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报学校资产管理部门备案。4.合同纠纷处理在合同履行过程中如发生纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼途径解决。六、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购申请、采购计划、采购预算、采购审批文件、采购文件（招标文件、询价通知书、谈判文件等）、投标文件、评标报告及中标通知书、采购合同、验收单、付款凭证等相关资料。2.档案整理与保管学校资产管理部门或使用部门应负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照年度、项目进行分类整理，装订成册，并妥善保管至少[X]年。3.档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写《采购档案查阅（借阅）申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。七、监督与检查1.内部监督学校审计部门应对计算机采购活动进行定期审计监督，重点检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同履行是否到位等。2.外部监督接受政府采购监管部门的监督检查，积极配合财政、审计等部门的专项检查工作。对于发现的问题，应及时整改落实。3.违规处理对于违反本制度规定的采购行为，学校将视情节轻重，对相关责任人进