学校物品采购制度汇编

PAGE学校物品采购制度汇编一、总则（一）目的为了规范学校物品采购行为，加强学校物品采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级在教学、科研、行政、后勤等工作中所需物品的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑资金的使用效益，降低采购成本。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、符合教学和工作实际需求的物品。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校采购计划、采购政策、采购重大事项等，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责具体采购工作的实施。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、组织、实施和合同管理等工作。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。（三）需求部门各需求部门负责提出物品采购需求，明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物品的使用效果负责。需求部门应配合采购部门做好采购工作，提供必要的技术支持和信息。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全程监督。监督部门有权对采购过程中的违规行为进行纠正和处理，确保采购活动合法、公正、透明。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据教学、科研、行政、后勤等工作的实际需求，结合学校年度工作计划和财务预算安排，编制本部门的物品采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照学校规定的预算编制格式和要求进行填报。3.采购部门应汇总各需求部门的采购预算，形成学校年度采购预算草案，报采购领导小组审议。（二）预算审批1.采购领导小组对学校年度采购预算草案进行审议，根据学校财力状况、事业发展需要等因素，对采购预算进行调整和确定。2.经采购领导小组审议通过的采购预算，报学校财务部门审核，纳入学校年度财务预算。（三）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购部门审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，报学校财务部门备案。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人按照法定程序通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到100万元以上；工程采购项目单项采购金额达到200万元以上。3.公开招标采购项目应按照《中华人民共和国招标投标法》和相关法律法规的规定进行操作，发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照规定的程序进行操作，发布投标邀请书、编制招标文件、组织开标、评标、定标等。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照规定的程序进行操作，成立谈判小组、制定谈判文件、组织谈判、确定成交供应商等。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购项目应按照规定的程序进行操作，进行单一来源采购公示、签订单一来源采购合同等。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照规定的程序进行操作，成立询价小组、发出询价通知书、组织供应商报价、确定成交供应商等。五、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《学校物品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.《学校物品采购申请表》应提交采购部门，采购部门对采购申请进行初审，审核采购申请的合理性、必要性、合规性等。（二）采购审批1.采购部门将初审通过的采购申请报采购领导小组审批。采购领导小组根据学校采购政策、采购预算等因素，对采购申请进行审批。2.经采购领导小组审批同意的采购申请，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，选择合适的采购程序进行采购。对于公开招标、邀请招标采购项目，采购部门应委托具有相应资质的招标代理机构组织招标活动。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，采购部门应按照规定的程序组织采购活动。2.采购部门在采购过程中应严格按照采购程序进行操作，确保采购活动合法、公正、透明。采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（四）验收付款1.采购物品到货后，采购部门应组织需求部门、监督部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品的数量、质量、规格型号等进行验收，填写《学校物品采购验收单》。2.验收合格的采购物品，采购部门应及时办理付款手续。采购部门应根据采购合同和验收情况，填写《学校物品采购付款申请表》，报学校财务部门审核。学校财务部门审核通过后，按照规定的程序支付货款。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标、成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点等；质量标准及验收方法；付款方式及付款时间；售后服务承诺；违约责任等。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等交付采购物品。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面协议。（三）合同验收1.采购物品到货后，采购部门应按照采购合同的约定组织验收。验收合格的，采购部门应出具验收报告；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。2.采购部门应将验收情况及时反馈给学校财务部门，作为支付货款的依据。（四）合同归档采购部门应将采购合同及相关文件资料进行整理归档，妥善保管。采购合同档案应包括采购合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告、付款凭证等。七、采购监督与考核（一）监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.监督部门在监督检查过程中，有权查阅采购文件、合同、账目等资料，询问相关人员，要求提供有关情况和资料。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购部门或监督部门提出投诉。采购部门或监督部门应及时受理供应商的投诉，并按照规定的程序进行处理。2.采购部门或监督部门应在规定的时间内对供应商的投诉进行调查核实，并将处理结果及时反馈给供应商。（三）考核评价1.学